淺談行政資源檔案管理信息化

楊國杰

一、新時代賦予行政資源檔案管理信息化的新內(nèi)涵

現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛運用，極大地豐富了政府信息公開載體、渠道和方式，使政府信息的標準化、規(guī)范化、電子化成為新形勢下政府信息公開檔案管理的發(fā)展趨勢。政府信息資源的規(guī)范化、電子化管理有望列入新修訂的《中華人民共和國政府信息公開條例》。所謂行政資源檔案管理信息化，是指要結(jié)合當(dāng)前行政資源檔案管理的新情況、新原則和新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，以信息技術(shù)手段提高檔案管理工作現(xiàn)代化水平，從而實現(xiàn)行政資源檔案服務(wù)社會的目標。主要有“四大目標”：一是完善檔案數(shù)字化設(shè)備并建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的交換、傳輸和互通共享的目標；二是做好電子化檔案信息的收集和整理工作，實現(xiàn)紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)文件的目標；三是制定檔案管理信息化標準，實現(xiàn)電子檔案信息資源描述、標識、查詢、交換、存儲、網(wǎng)上傳送和管理等要素規(guī)范化管理的目標；四是圍繞政府及其行政機關(guān)權(quán)力運行全流程，依托“互聯(lián)網(wǎng)+”，確保政府信息公開與服務(wù)標準化有機融合，真正讓公眾能看得到、易獲取，實現(xiàn)政府信息服務(wù)社會效率最大化的目標。

二、推進行政資源檔案管理信息化的緊迫性

隨著政府信息主動公開范圍的逐年擴大，政府信息資源從無到有，從重點領(lǐng)域信息公開到?jīng)Q策、執(zhí)行、管理、服務(wù)和結(jié)果的“五公開”，公開的范圍、公開的力度逐年擴大加深，信息更新的有效性、及時性都有了很大提高，給公眾獲取信息帶來了很大的方便。比如，2015年6月，河北省邯鄲市開通運營“市民網(wǎng)”，提供信息公開、投資審批、行政許可、公共服務(wù)、政民互動、縣區(qū)政務(wù)六大板塊服務(wù)，148項市本級行政許可審批事項和284項公共服務(wù)事項全部實現(xiàn)網(wǎng)上辦理。市民通過電腦、智能手機、自助終端、熱線、服務(wù)站等多種渠道，隨時、隨地、隨需地享受政務(wù)、商業(yè)和便民等服務(wù)，包括查詢空氣質(zhì)量、交通路況，甚至辦事指南等實時信息，在線繳納水、電、氣、暖費用，在線預(yù)約辦理事項時間、提交行政許可審批事項的申請材料等，市本級行政許可審批、公共事項辦理也可實現(xiàn)100%協(xié)同辦理。這一便民舉措，受到了廣大群眾認可。

但通過近年來的運行情況來看，真正實現(xiàn)一站式辦公服務(wù)，讓群眾“少跑腿，多辦事”，還有很多問題要改進，主要表現(xiàn)在三個方面：一是行政資源檔案信息管理分散凌亂，未實現(xiàn)聚合共享。信息孤島較為普遍，信息化管理不到位，有些政府信息沒有歸入標準化的目錄管理，或者沒有規(guī)范的信息索引號、發(fā)文機關(guān)、發(fā)文日期、名稱、文號等元數(shù)據(jù)。二是發(fā)布政府信息的平臺不統(tǒng)一，不同平臺之間發(fā)布的同類信息內(nèi)容存在矛盾。有些平臺發(fā)布內(nèi)容不規(guī)范，有些欄目設(shè)置不一致，難以實現(xiàn)各級政府間對公開信息的聚合和共享，還存在難查找、找不全、不及時的問題。三是檔案管理信息化軟件的開發(fā)和應(yīng)用滯后，信息系統(tǒng)的管理沒有實現(xiàn)互通。各行政機關(guān)之間有各自的信息系統(tǒng)，每個信息系統(tǒng)都由自己的信息中心管理，完全是獨立的體系。有些部門或地方政府的網(wǎng)站組合檢索流于形式，有的不配置目錄導(dǎo)航，有的無信息下載功能，給公眾查尋帶來不便。

對此，各級政府及其行政機關(guān)必須高度重視，切實增強對推進檔案管理信息化的緊迫性，緊緊圍繞全面推進政務(wù)公開這一目標，以互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)為手段，積極推進數(shù)據(jù)共享，打通信息孤島，轉(zhuǎn)變政府職能，實現(xiàn)公開內(nèi)容覆蓋政務(wù)服務(wù)全過程、權(quán)力運行全流程，提升公開標準化、制度化、信息化的水平，最大程度利企便民。

三、實現(xiàn)行政資源檔案管理信息化的新路徑

（一）建立行政資源檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息資源共享互通

積極運用現(xiàn)代信息技術(shù)，改造傳統(tǒng)的載體手段和工作模式。一是建立完善數(shù)據(jù)庫。加快電子數(shù)字檔案館、電子政務(wù)、檔案網(wǎng)站和檔案中心建設(shè)，實施政府?dāng)?shù)據(jù)資源清單管理，建設(shè)數(shù)據(jù)統(tǒng)一開放平臺，完善平臺服務(wù)功能，逐步形成國家、省、市、縣四級資源共享的政務(wù)公開網(wǎng)絡(luò)體系。二是做好軟件開發(fā)應(yīng)用。建立技術(shù)先進、功能完備的服務(wù)系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和綜合管理系統(tǒng)，進一步明確各領(lǐng)域“五公開”（決策、執(zhí)行、管理、服務(wù)和結(jié)果的公開）的主體、內(nèi)容、時限、方式等，實現(xiàn)管理與服務(wù)的高質(zhì)量、程序化和標準化、高效率。三是推動信息資源共享。依托大數(shù)據(jù)，各地各部門數(shù)據(jù)庫之間建立互動交流機制，盡快形成全國性的檔案數(shù)據(jù)庫，推動檔案資源的互通共享、共建共用。

（二）編制信息共享目錄，細化檔案管理標準化建設(shè)

各級政府及其行政機關(guān)要按照機構(gòu)分類、主題分類、服務(wù)對象和體裁分類標準，構(gòu)建政府公開信息的分類體系并實現(xiàn)信息化。要制定符合本級政府網(wǎng)站建設(shè)的發(fā)展指引，明確欄目設(shè)置、功能定位、內(nèi)容保障等要求。要全面梳理直接面向社會公眾提供的具體信息事項，依據(jù)法定職能編制事項目錄，實行政府信息、檔案資源編碼管理，做到每一個信息資源都具備生成日期、關(guān)鍵詞、索引號、在線鏈接地址、文號、名稱、內(nèi)容概述、有效期、發(fā)布機構(gòu)、信息分類等要素，形成行政資源檔案信息化目錄編排。

（三）做好對公開政府信息進行甄別工作

要在信息的收集、整理和歸并分類上下功夫，對信息資源進行系統(tǒng)化、合理化、程序化歸檔。一是梳理好已公開的信息。依照已經(jīng)編排好的檔案信息共享目錄，以仍然有效的政府信息為重點，做好網(wǎng)上公開、梳理、歸并和清理工作。二是審核好擬公開的信息。依法依規(guī)明確不能公開、不予公開的范圍，對公開后危及“三安全一穩(wěn)定”（國家安全、經(jīng)濟安全、公共安全、社會穩(wěn)定）等方面的事項，實行負面清單式管理，做到能公開的盡公開。三是清理好廢止失效文件。針對落后社會發(fā)展、失去社會效益的電子化檔案資源，及時進行清理并標注，清理結(jié)果向社會公開。

（四）正確處理檔案信息化與網(wǎng)絡(luò)安全之間的矛盾

2017年5月12日爆發(fā)的勒索病毒，使全球近100個國家，目前至少7.5萬臺計算機被感染，這對檔案信息化建設(shè)敲響了警鐘。我們在做好信息網(wǎng)絡(luò)化的同時，也要做好網(wǎng)絡(luò)安全工作，堅持信息化管理與網(wǎng)絡(luò)安全統(tǒng)籌推進，在保守秘密和檔案公開之間尋找平衡點，實現(xiàn)安全保密和方便利用的有機統(tǒng)一。一是做好信息公開保密審查工作。進一步規(guī)范公開信息的保密審查程序，凡涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的信息，加大保護力度，杜絕信息泄露。二是落實國家信息安全等級保護制度。開展等級測評、定級備案、等級保護，將安全責(zé)任明確到各系統(tǒng)，建立各方能夠積極協(xié)同配合的機制，實現(xiàn)信息安全防范、檢測、通報、響應(yīng)和處置。三是提供信息安全技術(shù)保障。加強對統(tǒng)一身份認證、電子證照等關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重要系統(tǒng)的實時監(jiān)控，提高各系統(tǒng)、各平臺的安全防御能力。對可能存在的安全漏洞積極查補，有容災(zāi)備份機制。

（作者單位：邯鄲市人民政府辦公廳）