自來水企業檔案管理探究

吳峻

一、自來水公司建立檔案室的意義

創新檔案管理模式可以更好的記錄自來水公司的各項業務工作內容，其中最重要的幾項，比如：施工圖紙資料、地下管網資料等，這些都是直接反映工程質量和基礎設施存在形式的依據，在進行管路改造施工以及新管路布局業務工作過程中，上面所說的圖紙資料都是必不可少的，在工程施工過程中或者后期出現延期、索賠、質量以及安全事故的時候，施工圖紙資料以及地下管網資料等都可以成為事故原因分析和責任追究的重要憑證，也是工程技術人員和有關部門實施工程管理、制定技術標準和規范的重要參考資料。

自來水公司的服務宗旨是“為人民供水，服務人民”，而企業建立檔案室，進行現代化示范檔案的管理模式目的是為了在公司確定的工作和目標的前提下，不斷規范工作行為，提高業務實效性，提高人民滿意度。目前的自來水企業檔案管理模式基本上還是停留在較為傳統的地方區域管理和人工管理模式，在信息化發展如此迅速的時代，實施創新的檔案管理模式已經成為必然的趨勢。自來水企業的業務工作具有區別于其他行業的特殊性，自來水企業不僅要供水于數以萬計的用水居民， 還要管理城市和大多鄉鎮復雜交錯的地下管網和大量基礎設施，所以，自來水企業要不斷創新檔案管理模式，科學設置業務分類，集中管理業務數據，形成綜合性的檔案管理平臺，不斷提高服務質量和服務水平，提高民眾滿意度。

二、目前自來水企業檔案管理存在的不足之處

1. 檔案資料內容不全面甚至弄虛作假

自來水企業的檔案資料大部分是來自基層部門，但是很多基層工作人員為了省事，在工作中不按照企業要求來填寫工作記錄，敷衍了事，所以很多情況下就會造成工作資料和數據的丟失和信息虛假。例如，在施工階段的工程監理資料里面，其中包括了項目合同、設計文件、監理規劃以及實施細則等一系列的重要資料和文件，如果因為相關責任人的責任意識淡薄或者檔案管理意識淡薄，導致檔案資料不能及時收集，那就會造成工作在已經完成的情況下，參考依據嚴重缺失，一旦出現主要負責人離開，新負責人接手的情形，整個工作還需要重新開始，會給整個工作帶來極大的不便及不必要的損失。更有甚者，有些責任意識極其淡薄的工作人員還會在檔案中亂修改，編造虛假數據，掩蓋質量問題，給企業帶來極大的經濟損失。

2.檔案管理信息化程度偏低

自來水企業本身的業務工作就比較繁雜，全市復雜的地下管網和大量基礎設備都需要進行管理，自來水公司服務關乎著千家萬戶的用水需求。檔案管理需要時刻遵循為用戶服務的宗旨，提高管理效率和服務水平。傳統的檔案管理基本上是以實體為載體的，比如紙質、照片等，并且還是工作人員手工操作完成檔案收集等一系列工作，在這個過程中，工作人員的工作量巨大，內容繁瑣，檔案管理部門對這些散亂的資料很難進行整理和總結，很多檔案資料都沒有得到充分的利用。有些企業的紙質檔案有很高的利用價值，比如給水管道施工圖等，可能因為當時的技術落后等原因，圖紙由工程設計師手工繪制，然而隨著時間的推移，紙質版的圖紙保存就會變得越來越困難，保存成本會越來越高，并且地質環境也會發生變化，所以圖紙繪制的內容使用率也會越來越低。現在，信息化發展越來越迅速，然而傳統的自來水管網資料卻是需要消耗很多的人力物力去整理總結，所以在新信息時代的背景下，傳統管網資料的修訂和整理無法跟得上生產需要。

3.檔案管理多個歸口缺少統一管理平臺

目前有些自來水公司的檔案管理部門相對比較松散，會議等資料會集中在行政部門，工程文件主要集中在施工部門，然而這兩個部門之間的信息和文件都只能在很局限的范圍內流轉傳遞，不能在整個企業里面進行共享，信息孤島化現象比較嚴重。所以自來水企業要把重要數據進行集中整理和復制，統一規劃和共享，不斷形成綜合性的管理信息平臺。

三、自來水企業檔案管理原則

1. 真實可靠性

自來水企業的檔案記錄著自來水公司每一項業務進展的詳細情況，也反映了公司整體精神面貌，具有很高的參考和指導價值。所以，在這個前提下，檔案管理人員就要時刻遵循真實可靠的原則去認真對待每一份檔案和文件，必須要堅持以事實為根據，保證檔案文件的真實性、準確性和完整性。有些文件除了含有紙質文件，還有照片、影像資料等，這種情況就需要檔案管理人員利用科學合理的管理方法進行整理歸檔，避免出現材料缺失，數據對應不上的情況。

2.及時有效性

自來水企業的業務很繁雜，而且其檔案整理是一項比較繁瑣的工作，企業的檔案管理制度也需要與時俱進，形成一種科學有效的檔案管理制度，對于歸檔資料內容、時間、相關負責人、檔案提交和查閱方式，再加上檔案借閱和安全保密制度進行科學規范的管理。所以檔案管理人員要隨著信息時代的變化不斷推進檔案管理工作的改革步伐，形成及時有效的檔案管理模式。

3.分工負責性

自來水企業作為民生企業，就要求業務工作人員秉承認真負責，細心的態度去對待完成業務工作。對于檔案管理人員來說，這種態度尤為重要，因為自來水企業的檔案資料都掌握在檔案管理人員手中，企業檔案資料的收集和歸類都需要通過檔案管理人員。所以，檔案管理人員要提高責任意識，檔案管理不容出現差錯，管理人員在做好各項管理工作之后也要做好資料歸檔工作，不斷優化檔案使用率和檔案管理水平。

四、加強自來水企業檔案管理信息化建設

在如今信息化時代發展迅猛的背景下，檔案管理信息化也將會是自來水企業檔案管理的重點。利用信息系統規范檔案管理，讓檔案更有利于人們查詢和使用，這樣一來，不僅縮短了人們在查詢過程中花費的時間，也提高了查詢資料的準確性，也減少了檔案管理人員的重復工作，加強了檔案管理的工作實效性以及工作效率，加快了自來水企業的現代化水平。

1.建立數據庫入侵保護系統、病毒預警系統、數據備份系統

檔案管理中計算機的安全管理是重中之重。所以在利用計算機網絡系統的時候，需要安裝必要的安全防護軟件，服務器也要設置身份認證等安全措施保護。另外，病毒防御系統的建立是安全防護中最重要的一部分，所以檔案管理人員應該建立網站檢測系統，全天監控網站出現的所有文件，發現病毒或者可疑的文件就會自動報警提醒管理人員，通過IP地址定位等方法，來鎖定病毒根源，并生成病毒產生的日志和報告，記錄病毒活動細節。值得注意的是，不同的檔案資料要通過科學合理的分類法進行資料分類，一些重要的文件檔案也需要實施加密處理，并且要備份所有檔案資料以防丟失。

2.提高檔案庫房的安全性

自來水公司的檔案資料大部分還是紙質版的，而且其中的內容價值含量也比較高，保存的時間相對也比較久，所以自來水企業就要做好紙質版材料周圍環境的防火防水防盜系統，要做到對檔案資料安全防護事無巨細的程度。檔案庫房要設置溫濕度監控系統，它可以對檔案的安全監測起到很重要的作用，它可以對檔案材料起到防潮濕、防發霉、防變質等作用。而且溫濕度監控系統可以根據檔案室的環境進行設計，綜合運用先進的環境測量等各項技術，相對來說比較穩定可靠，而且使用起來也比較方便，功能先進、擴展性強再加上方便維修這一點，溫濕度監控系統的優勢在檔案安全防護上就顯現了出來。

3.加強對檔案數據的挖掘

目前自來水企業的檔案管理都主要側重于對資料數據的整理和收集，然而對于數據的歸納和分析相對比較缺乏，在一定程度上降低了信息資料的使用率，然而受到專業范圍的限制，部分檔案管理人員只能對檔案進行整理和收集，歸納和分析的能力就比較弱。所以自來水企業可以加強對檔案管理人員的管理能力進行培訓，讓他們清楚的了解檔案管理的工作流程，提高和拓展他們的管理能力，在能夠整理檔案信息的同時也可以對檔案資料進行歸納和分析，同時也能學會用科學合理的方法對檔案進行分類和保管。

（作者單位：北京市自來水集團禹通市政工程有限公司）