芻議審計檔案存在的問題與對策

【摘要】審計檔案作為審計工作的重要組成部分，其客觀真實地反映了審計業務的整個過程。作為一項專門性檔案，其特有的形成過程與業務性質決定了與一般檔案存在顯著區別，同時存在著一些顯而易見的問題。本文在揭露問題的基礎上，提出相關對策。

【關鍵詞】審計檔案；獨立審計；問題；對策

隨著改革開放以來我國市場經濟的深化發展，公司企業規模變得越來越大，業務也變得愈發復雜，加之伴隨著多種所有制下公司企業管理權和所有權的分離，各方面影響下帶來了越來越多對審計工作的需求，這同時對審計檔案工作提出了更高的要求。

本文主要就公司企業獨立審計（外審）和內部審計存在的問題與對策進行探討。

一、人才培養

（一）審計檔案管理人才匱乏。相比其他類型檔案，審計檔案因其特殊的形成過程具有相當程度的專業性，需要從審計角度理解審計檔案，從檔案角度管理審計檔案。但當前審計檔案的從業人員總體學歷水平和理論水平都未達到應有的層次，在專業的培訓方面尚顯匱乏。較好的從業者一般也僅單方面具備檔案專業知識或審計專業知識，這給審計檔案的管理工作帶來了很大的影響。

（二）培養高素質復合型審計檔案管理人才。審計檔案行業要大力培養專業人才。只有存在一支擁有新穎思想觀念、較強研究能力、樂于奉獻精神的審計檔案管理人才隊伍，才能給予審計檔案行業生生不息的人才支撐和智力支持，這也是審計檔案持續發展的不竭源泉，是審計檔案行業不斷發展的必要保障。

基于審計檔案的專業性要求，當前應進一步加強對審計檔案從業人員在檔案和審計兩方面專業知識的培訓，培養檔案、審計復合型人才，從而提高審計檔案從業人員素質，促進審計檔案的管理工作。培養完成的相關從業人員也要定期進行繼續教育，促進有關人員不斷學習，從而及時更新從業人員知識架構，以更好地進行審計檔案編研，在工作中創造更多新方法、新技術，推進審計檔案發展。

二、檔案利用

（一）審計檔案利用現狀。在當前審計行業中，審計檔案的作用實質上仍主要作為審計工作成果考評、經濟事件中審計責任劃分等依據性證明文件，其更多從證明審計人員勤勉盡責、凸顯審計人員工作成果，以在經濟事件中從法律層面上保護審計人員等相對被動方面發揮作用。

（二）加深拓寬審計檔案利用深度廣度。審計檔案除了傳統概念中可以幫助審計業務在傳統的責任劃分、績效考評等被動領域發揮作用，起合規、監察等功能；也應跟進當前審計業務發展，發掘審計檔案的其他潛在職能。

在當前發揮作用僅止于相對被動的現狀下，審計檔案應就提高審計效率、強化審計質量、促進咨詢治理等方面發揮更重要作用。審計檔案行業及其從業人員應該認識到自身所具有的重大潛力，通過進一步拓展與加強自身服務，拓寬審計檔案的利用方式、加深對審計檔案利用深度，在效率、質量控制和咨詢治理等方面發揮審計檔案的主動性作用，使審計乃至審計檔案行業能在公司企業治理等更多場景充當新角色，在公司企業的價值提升中作出更大貢獻。而這也正如上文所述，對從業人員從業水平提出了相比以往更高的要求。

三、歸檔質量

（一）審計檔案案卷質量有待加強。在整個審計項目進行的過程中，收集、起草的相關底稿往往僅基于審計理論編制，忽視了檔案理論的要求。這容易導致出現如：文件材料案卷排列不規范、各單元劃分不準確等問題。導致極大程度上影響審計檔案案卷質量，使相當一部分審計檔案實質上并不符合有關標準。

（二）審計檔案歸檔檢查流于形式。審計檔案歸檔工作進行時，審計檔案管理人員對檔案檢查往往流于形式，通常做法是對審計業務人員上交部分照單全收。其關注點往往僅止于卷冊和清單是否相符等等表面問題，難以從審計及檔案兩方面檢查出問題。這也正是上文所述，因同時具備審計與檔案專業知識的高素質復合型審計檔案人才匱乏而帶來的不利影響。

（三）加強審計檔案相關質量控制。審計檔案既要符合審計理念的專業性，又要考慮檔案行業的標準性，要注意同時兼顧審計理論與檔案理論對審計檔案的理論指導。

審計檔案作為極為關注內控的審計業務的重要一環，更要關注自身業務過程中的內部控制。審計機構應注重對審計檔案質量的要求，建立保障審計檔案質量的適當內部控制，在歸檔過程中，對有關檔案嚴格檢查，就其內容真實性、完整性及案卷排列、單元劃分的規范性認真把關，合理保證歸檔的審計檔案符合相關質量要求，避免審計檔案歸檔流于形式。

四、意識薄弱

當前審計檔案的形成主要源于對審計過程中產生的底稿進行恰當整理歸檔。其形成標準主要基于審計理論指導下的邏輯證據鏈條，即其形成過程的初衷主要為服務于審計過程中得出相應審計結論、出具相應審計報告。與之相對，對審計檔案最終需要歸檔、就檔案層面的歸檔需要的考慮相對薄弱。形成過程往往缺乏基于檔案理論指導下檔案需要的意識。其主要表現為以下情況：

（一）檔案人員制度遵守意識松懈。由于包括上文提到的原因在內的因素，使得審計檔案工作的價值通常需要較長時間體現，其往往得不到審計檔案人員自身足夠重視。相關業務人員通常不愿意嚴格遵守相關審計檔案工作制度，這將影響內部控制制度的有效性，產生審計檔案乃至整個審計業務管理上的控制薄弱環節，增大審計風險，最終嚴重影響審計工作的可信度與審計檔案的價值。

（二）審計機構重視審計檔案不足。并且，審計機構往往不重視審計檔案歸檔工作。審計工作計劃中常常沒有對歸檔工作作出具體安排甚至沒有安排，審計檔案歸檔往往不在年度審計計劃之中，且一般沒有在項目組中指定人員去負責具體歸檔工作。

如筆者曾考察過的幾家國內超大型（均為2016年中注協全國綜合排名TOP12）會計師事務所，其通常把歸檔工作交給未參與審計項目、對審計項目具體情況缺乏必要了解的內勤人員甚至是缺乏相關審計理論基礎的行政文秘人員。顯然，缺乏對該項審計項目的業務了解的人員負責整理歸檔一方面容易影響審計檔案包括完整性在內的檔案質量；另一方面也會產生控制薄弱環節發生審計質量下滑或增加審計舞弊風險。

（三）加強對相關制度和理論遵循。審計檔案形成過程中，審計機構應對審計檔案的重要性有充分認識，在審計計劃訂立之初就充分考慮到審計檔案歸檔的各項需求，作出妥善安排；有關人員也應該在保證遵照審計理論和相關法律法規的基礎上，關注對檔案理論的遵循。

審計機構與相關從業人員要強化在審計檔案形成過程中的檔案意識，加強對相關制度和理論依據的遵循，改善審計檔案的工作質量，促進審計工作對公司企業的增值作用。

五、細化標準

當前，審計檔案雖然在全球有諸如財政部和國家檔案局聯合印發的《會計師事務所審計檔案管理辦法》（財會〔2016〕1號）、中國內部審計協會發布《第2308號內部審計具體準則——審計檔案工作》等相關文件指導，但往往僅從宏觀角度上確定審計檔案在審計工作中的地位。

以會計師事務所為主的獨立審計和以單位內審部門為主的內部審計在相關審計檔案歸檔方面通過范式標準文件等方式規范化、統一化上有待加強，較少就審計檔案的格式、內容、保存方式等作出微觀指導與規范。使得不同時期或（和）不同審計機構的審計檔案往往缺乏可比性與可讀性。這給獨立審計與內部審計的協調過程設置了障礙，不利于審計檔案發揮包括本文第二章所述在內的各種有利影響，也在當前獨立審計強制輪換制推行的形勢下顯得不合時宜。

相關政府機關或行業組織應出臺有關指導文件，規范審計檔案歸檔流程控制，細化審計檔案形成形式，以促進審計檔案更好服務于包括審計工作在內的各種合理需求。

六、結語

現代商業高速發展下帶來的管理經營權與企業所有權分離產生的監察治理問題，使審計業務在經濟活動中顯得越發重要。反映一定時期被審計單位各項真實情況，涵蓋了對整個審計項目過程各項情況與資料記錄的審計檔案也因此在復雜的商業環境中承擔更重要的職責。隨著時代的進步，審計檔案工作也應不斷得到完善與改進，由此才能肩負起維護國家經濟秩序、促進公司企業健康發展的重要使命。

【參考文獻】

[1]張銳.論企業檔案管理的模式重構與建設策略[J].黑龍江檔案，2010（03）：10-11.

[2]范羅生.淺析獨立審計與外部審計中審計檔案的意義[J].黑龍江檔案，2017（02）：43-44.

[3]Sawyer， L. B.， M. A. Dittenhofer and J. H. Scheiner. Sawyer's Internal Auditing： The Practice of Modern Internal Auditing [M]. Altamonte Springs， FL： Institute of Internal， 2003.