做好檔案管理工作 充分發揮服務職能

葉凱

【摘要】近年來，隨著教育事業的不斷發展，各類檔案信息的管理成為擺在教育面前的一個新的課題。如何有效地對各類檔案信息進行充分的管理，提高檔案信息的利用率，推動企業檔案管理事業的長足發展，是當前檔案管理服務和發展的重要方向。隨著信息化和科技時代的到來，現代科技的發展對于檔案管理的服務方式和模式提出了新的要求。筆者就當前檔案管理工作的現狀，結合檔案管理工作的職能和職責，談談如何有效地發揮檔案管理人員的服務職能效應，提高檔案管理成效。

【關鍵詞】檔案管理；服務；發展；成效；信息化

檔案管理就其基本性質和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產物質財富，檔案不由檔案管理機構和檔案工作人員產生和利用，它是專門負責管理各部門形成的歷史文件的一種專業，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會管理系統中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務，是檔案管理工作區別于其他工作的特點之一。檔案部門雖然也研究檔案、進行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應社會的利用需要，仍具有服務性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為經濟、政治、文化服務，否則就不會存在，也難以發展。

一、以檔案服務于教學發展

教育教學相關檔案在教育事業的發展過程中，具有重要的社會屬性和使命，是反映當地教育發展的重要材料和依據。教育類檔案同樣也是未來教育部門研究相關的政策、發展局限突破等重要的參考資料，也為各項教育工作提供了更多鮮活的案例。總之教育教學檔案管理的成效不僅僅是單位檔案管理人員自身的專業素養與能力的體現，更是檔案信息在現代教育發展下的現代化過程。教育教學檔案資料的管理可以有效地為教育部門領導層的科學決策提供原生態的信息資料。面對很多重大事項討論沒有結果時，歷史檔案中一些有價值的信息資料可以為整個決策的進行提供一些現實性的參考和依據，所以說教育教學檔案資料的有效管理對于當前教育教學的現狀、未來發展都具有重要的意義。

對于教學行為來說，教育教學檔案在教學過程中也發揮著重要的作用。在相關部門對于教學行為進行管理和監督的過程中，難免會碰到各種各樣的情況，這樣的情況下教育教學的檔案管理可以成為教育部門在處理各種問題的參照表。此外，當很多教育部門在制定相關的教學措施、制度、政策時，需要全面縱觀整個教育事業在制度上的改革路程，達到全局的觀念，這樣能夠讓制度的制定和落實沒有漏洞，同時有了之前制度的基礎和落實，新制度的制定和完善將會更加輕松和簡單。

二、規范化與科學化的管理

提高單位檔案管理成效，首先就是要健全相應的工作制度。良好的制度是保障各項工作內容都在一定的工作秩序和流程上得以有效的開展，這是單位管理的前提和出發點、立足點。所以，我們必須要進一步完善好每一個檔案管理的步驟，并且在制度的創新上做好相關的改革與創新工作，以嚴謹的工作內容和規范來約束每一個檔案管理工作人員，杜絕出現各類檔案信息外流、泄密的情況。此外，單位還應該切實重視檔案管理部門的硬件投入，以現代化、科技化的檔案管理設施保障檔案管理成效的長足提高。比如良好的計算機、工作站、合理的溫度與濕度控制區。俗話說，好馬配好鞍。單位的檔案管理能力離不開相關配套設施的配合，所以基礎的工作設施和現代化的控制方式，需要給予后續的幫助和支持。

三、強化檔案管理人員責任意識

近年來，隨著國家通過多種形式學習宣傳《檔案法》及上級業務主管部門、檔案部門的有關規定，對相關的檔案管理人員自身的崗位意識和職責意識也提出了更高的要求。所以，單位應該不斷強化檔案管理熱源的責任意識，以崗位職責和意識來約束檔案管理工作人員的行為。

四、凸顯崗位職責意識，服務教育教學

筆者所在的檔案管理部分，主要是為教育決策和教育改革提供服務；為教育科研工作標準規范制定、教學質量評估工作服務；為教育科研成果推廣等工作服務。為各項教科研活動、教育教學質量評價、各學段學科組織名師送教送學等服務。所以在檔案管理的過程中，應該切實利用當前的檔案管理信息與資源優勢，切實為教育教研服務，凸顯崗位職責意識，充分發揮檔案管理員本身的主觀能動性，服務單位發展。

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