提升檔案管理信息化的思考

楊成成

摘 要：隨著信息時代的發展，信息化已經被廣泛應用于各種領域。現代的信息化不是單純意義上完成信息的獲取、加工和傳遞，而是一種綜合各種信息并且實現信息的分析檢索和隔空傳遞的高新技術。檔案管理本身具有相當繁重的工作量，對人員的需求、時間的損耗以及精力的投入都是相當大的，因此加強檔案管理的信息化建設具有重要意義。

關鍵詞：檔案管理 信息化 人才隊伍

1、前言

檔案管理的信息化建設意在將人力勞動轉化為計算機勞動，從內容上分析則是為了實現“數據多跑腿，人們少跑腿”的目標而進行的勞動形式和勞動對象雙重變革。通過對檔案的信息化建設，可以使得大量的檔案信息進行科學有序的排列，便于人們管理，同時也能快速地適應人們的需求，實現信息與信息之間的高效傳遞。因此，本文將針對加強檔案管理信息化提出自己的幾點思考。

2、檔案管理信息化建設的作用

隨著時代的發展和計算機在實際生產生活中的廣泛應用，信息化的核心概念也迅速的融入我們的日常生活中，信息化的建設使一些傳統紙質保存的重要資料得到更加安全保護，尤其是像是檔案等一些重要的文獻資料，檔案是反映生產、經營、科研、管理活動和資產、產權、資信等的真實記錄，是提高競爭力，適應復雜多變的商業環境的信息保障。在日益激烈的競爭中，檔案信息化是一種趨勢。信息化的高效率，高安全性和良好的可操作性提供了傳統紙質檔案難以提供高質量信息化服務，其中包括方便快捷的查找需要的檔案文件和資料，同時能夠在取資料時方便的攜帶，裝入優盤隨身攜帶，避免占用空間，從而展現了信息化建設中良好的安全性，以致避免因為意外造成難以修復的損壞。還有信息化的檔案能夠方便迅速地分享，提高工作效率，國家對于檔案的信息化建設十分的重視，明確的提出全國檔案信息化建設的目標和主要任務：已統一的標準，分級建設安全高效的基礎信息基礎設施。加強檔案的規范化管理，推動觀察倉檔案的數字化建設。

3、加強檔案管理信息化的幾點思考

3.1 加強電子文件的管理

隨著計算機檔案網絡的建立，越來越多的重要文件被傳輸到網絡上，致使電子文件的檔案管理至關重要。實踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價值最大化，具有重要意義。因此，加強電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點：一是建立管理電子信息與維護檔案資源網絡的技術部門，保證電子文件歸檔制度化、專業化，從而增強電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時進行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時間短，能否長期儲存缺乏驗證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對于長期儲存的文件需要定期復制，避免出現檔案信息丟失的情況。

3.2 建立網絡檔案

建立網絡檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網絡檔案需要做到以下兩點：一是建立檔案網站，發揮網站的優勢，通過建立內部服務網站以及公眾服務平臺，提高檔案管理的服務功能，使網絡檔案成為檔案信息服務的平臺，大力宣傳網絡檔案信息，實現檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設備，硬件設備是提高檔案管理能力的基礎，信息化的檔案管理離不開計算機設備的支持，必要的硬件設備是保證網絡檔案信息交換，共享的基礎條件。研究表明建立網絡檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價值。

3.3 提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規章制度實施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉變管理方式，從傳統的管理方式轉化為現代化的管理方式，依照工作重點提供信息，組織信息，從而達到提高信息化管理手段的目的。

3.4 提高檔案管理人員的業務素質

檔案管理人員的業務素質決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業務素質至關重要，提高檔案管理人員的業務素質主要需要做到以下幾點：一是選擇具備專業能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網絡上對檔案進行儲存、接收，并對檔案格式進行修改等工作，需要管理人員具備計算機知識與能力，因此需要選擇具備專業能力，業務素質較強的管理人員。二是定期進行培訓，技術在不斷地發展，檔案管理人員也需要不斷地學習，以滿足社會對檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓可以增加管理人員的知識儲備，使管理人員與時俱進，提高管理人員的業務素質。三是建立競爭機制，合理設置崗位，做到人盡其才，充分發揮管理人員的主動性，并激發管理人員工作的積極性。

3.5 構建與現代化相適應的信息化檔案管理體系

檔案管理是以現代化作為發展方向的，而現代化則又是以標準化為前提。以計算機技術應用為中心的現代檔案信息管理方式必須建立在各項業務工作標準化的基礎之上，因此，實現檔案管理工作的標準化，是實現檔案管理信息化、科學化的必要條件。根據標準化要求，一是建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設、溫度控制、防火防盜、蟲霉防治等方面達到國家標準，有條件的還應該建立庫房自動控制系統。二是以縮微、裱糊、翻拍等技術手段進行檔案搶救，提高重要、珍貴檔案保管質量。三是抓好計算機應用工作，注重檔案數據庫基礎建設，建設數字化、信息化的檔案管理方式。四是加快現代化技術人才的引進和培養，使之成為能擔當起新世紀檔案管理邁向信息化建設的中堅力量，真正建立起現代化的檔案信息管理體系。

4、結束語

探析檔案信息化建設與檔案管理具有重要的意義，有助于轉變傳統的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關內容，加深對檔案信息化建設與檔案管理的了解，提高信息化建設與檔案管理的能力。總之，對檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考是具有重要價值的。

參考文獻

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