文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策研究

杜躍光

摘 要：檔案是企業(yè)內(nèi)部活動(dòng)所產(chǎn)生的一種資料記錄，檔案以一種文件的形式在企業(yè)內(nèi)部流轉(zhuǎn)，對(duì)檔案資料進(jìn)行科學(xué)的管理是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的基本保障。文書檔案整理工作質(zhì)量是企業(yè)內(nèi)部管理能力的最好體現(xiàn)，因此應(yīng)該受到高層領(lǐng)導(dǎo)的重視。文書檔案管理工作有著復(fù)雜性的特點(diǎn)，管理工作中還存在的很多的問題，本文將對(duì)這些問題進(jìn)行深入分析，并找到相應(yīng)的解決策略，希望能夠?yàn)槠髽I(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展提供助力。

關(guān)鍵詞：文書檔案 管理工作 問題 對(duì)策 分析

引言

文書檔案客觀的記錄了企業(yè)的行政、財(cái)務(wù)、人事活動(dòng)，是企業(yè)成長軌跡最好的表達(dá)形式之一，檔案中富有企業(yè)發(fā)展的財(cái)富與內(nèi)涵，包含的信息資源是推動(dòng)企業(yè)規(guī)范化、長遠(yuǎn)化發(fā)展的根本動(dòng)力。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步和科技不斷發(fā)展的背景下，提高文書檔案管理工作質(zhì)量和效率，構(gòu)建文書檔案信息化管理模式，提升企業(yè)的綜合實(shí)力，更好的體現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)實(shí)價(jià)值。

一、文書檔案管理內(nèi)涵

（一）文書檔案的概念

在行政機(jī)關(guān)、企業(yè)單位、其他社會(huì)組織的日常活動(dòng)中，一切文書、文件形式的資料信息都被稱之為檔案。對(duì)文書檔案進(jìn)行管理是企業(yè)單位內(nèi)部工作的主要內(nèi)容，文書檔案整理、歸納、總結(jié)、存檔都是管理工作的重要內(nèi)容，將檔案按照一定的原則進(jìn)行分類，能夠?yàn)槠渌块T工作的順利開展提供依據(jù)。

（二）文書檔案管理特征

1.文書檔案管理工作具有復(fù)雜多樣性特點(diǎn)。這種特點(diǎn)主要表現(xiàn)為：各種類型的檔案信息記錄都屬于文書檔案管理工作重點(diǎn)內(nèi)容。將事件發(fā)生對(duì)象、發(fā)生原因、發(fā)生過程、產(chǎn)生結(jié)果，以書面文字的形式記錄下來，產(chǎn)生文檔形式的檔案，就是文書檔案管理工作的對(duì)象，通過載體記錄信息，是檔案管理的重要手段之一，紙張和實(shí)物分類整理，存放在檔案室中，是檔案整理、歸檔工作的主要內(nèi)容[1]。企業(yè)或單位日常運(yùn)營中會(huì)產(chǎn)生很多的資料與信息，這種資料種類繁多，因此管理起來也十分復(fù)雜。文書檔案管理工作需要由專人負(fù)責(zé)，工作人員要具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和熱情的工作態(tài)度，才能夠?qū)?fù)雜多樣性特點(diǎn)的文書檔案進(jìn)行管理。

2.檔案管理工作的主要依據(jù)是文書。文件資料的采集要經(jīng)過一個(gè)漫長的過程，文件的記錄、流轉(zhuǎn)、整理、分類、歸檔都是以文書形式進(jìn)行的，文書內(nèi)容形成的過程就是檔案形成的過程。對(duì)文書內(nèi)容進(jìn)行整理可以為檔案整理工作的順利開展提供基本條件，所以，文書管理工作效率會(huì)直接影響到檔案管理工作質(zhì)量。文書檔案管理工作的另一個(gè)特點(diǎn)是規(guī)范性較強(qiáng)，檔案資料是企業(yè)內(nèi)部核心內(nèi)容，任何形式的丟失或者泄露都會(huì)給企業(yè)造成嚴(yán)重的損失，保密是檔案管理工作的原則要求。進(jìn)行文書檔案規(guī)范化、制度化管理，能夠使企業(yè)運(yùn)營更加穩(wěn)定，很大程度上推動(dòng)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.文書檔案內(nèi)容和載體豐富多樣。文書檔案是一個(gè)企業(yè)或單位組織的根源，文書資料會(huì)涉及多個(gè)方面的內(nèi)容，其中包括：人事、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)等，對(duì)豐富多樣的載體內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)管理，對(duì)企業(yè)日常的運(yùn)營管理來說十分必要。信息時(shí)代已經(jīng)來臨，科學(xué)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)提供了更加先進(jìn)的辦公軟件，文書檔案管理工作也逐漸走上了多樣化的發(fā)展道路，常見辦公自動(dòng)化軟件如Word，Excel，Powerpoint等，office軟件的應(yīng)用為文書檔案管理工作創(chuàng)造了新的發(fā)展形勢(shì)。

二、文書檔案管理工作中存在的問題

（一）文書整理工作與檔案管理工作無法協(xié)調(diào)

文書整理工作為檔案管理工作開展的前提條件，因此兩者有著密不可分的關(guān)系。文書資料的整理和檔案歸納工作在本質(zhì)上有一定的差別，現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展需要將兩者進(jìn)行協(xié)調(diào)，一體化進(jìn)步是管理工作的核心[2]。所以，對(duì)文書工作和檔案工作實(shí)行統(tǒng)一的規(guī)范化管理，構(gòu)建一體式管理模式，是最科學(xué)也是最有效的文書檔案管理手段。然后在實(shí)際的工作中，管理部門卻沒有了解到文書工作和檔案工作之間存在的聯(lián)系，出現(xiàn)了分離式管理現(xiàn)象，使文書檔案管理工作缺乏科學(xué)性、合理性。這種現(xiàn)象存在的原因可以從兩個(gè)方面進(jìn)行分析，首先：管理人員的管理意識(shí)不高，對(duì)文書檔案缺少專業(yè)認(rèn)識(shí)，他們沒有從事過類似的工作，因此專業(yè)水平和專業(yè)能力較低，無法協(xié)調(diào)文書工作和檔案工作，降低了文書檔案管理工作質(zhì)量。

（二）管理工作人員的綜合素質(zhì)有待提高

部分企業(yè)的文書檔案管理人員缺乏專業(yè)能力，沒有接受過專業(yè)知識(shí)技能的訓(xùn)練，對(duì)于檔案分類、整理、歸檔工作認(rèn)識(shí)不到位，個(gè)人能力與綜合素質(zhì)較低；一些企業(yè)對(duì)于文書檔案管理工作不夠重視，因此在選擇管理人員的時(shí)候，職業(yè)要求較低，很多沒有經(jīng)驗(yàn)、沒有學(xué)歷的人員都可以進(jìn)行工作的應(yīng)聘，導(dǎo)致管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)較低，工作人員的管理手段與方式十分落后，是文書檔案管理工作與時(shí)代脫軌。還有一些單位存在著管理人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，例如文秘，他們不僅要對(duì)辦公室的來往文件進(jìn)行收發(fā)，還需要負(fù)責(zé)外宣工作，投入檔案管理工作的精力較少，對(duì)自身的管理范圍不夠明確，使文書檔案管理工作缺乏專業(yè)水準(zhǔn)。在這個(gè)信息時(shí)代中，如果工作人員沒有信息化管理能力，無法掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，業(yè)務(wù)能力不高，那么就會(huì)給企業(yè)的穩(wěn)定企業(yè)造成不良影響。

（三）缺乏高層領(lǐng)導(dǎo)人員重視

很多企業(yè)和單位的高層領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)文書檔案管理不夠重視，這一問題思想的存在限制了企業(yè)內(nèi)部其他工作的開展，同時(shí)也使規(guī)范化檔案管理制度無法創(chuàng)建。沒有規(guī)范化管理制度的支持，科學(xué)的文書檔案管理工作很難在企業(yè)內(nèi)部開展起來，文書工作和檔案工作的有效銜接受到了制約，從而嚴(yán)重影響檔案管理質(zhì)量的提升。

三、文書檔案管理策略分析

（一）規(guī)范化管理

首先，需要全面的協(xié)調(diào)文書工作和檔案工作，處理好兩者的關(guān)系，為文書檔案管理提供基礎(chǔ)保障[3]。文書管理水平和檔案管理水平的提高，需要工作人員重新組建管理模式，更新管理思想與觀念，將日常的文書工作處理到位，創(chuàng)建與實(shí)行一體化管理體系，嚴(yán)格的執(zhí)行檔案規(guī)范化管理制度，對(duì)文件資料質(zhì)量進(jìn)行把關(guān)，保證文件格式標(biāo)準(zhǔn)，文件內(nèi)容詳盡，做好基本工作能夠?yàn)闄n案的后期整理節(jié)省時(shí)間，提高整理工作效率。其次，文書管理人員需要明確的認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性，提高管理工作認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化自身管理意識(shí)和專業(yè)能力，對(duì)新出現(xiàn)的文本資料、文書信息以固定的形式進(jìn)行整理、分類，將檔案及時(shí)歸檔，突出檔案管理工作的時(shí)效性；在文本資料信息整理過程中，一但發(fā)現(xiàn)信息缺失問題應(yīng)該及時(shí)聯(lián)系資料來源部門，和各個(gè)部門進(jìn)行工作的溝通與交流，保證文檔資料的準(zhǔn)確性和完整性，為檔案分類工作提供理論依據(jù)；文檔分類整理是檔案管理工作的本質(zhì)要求，會(huì)使檔案資料查找更加便捷。文書檔案管理人員應(yīng)該有較強(qiáng)的管理意識(shí)，將文書整理工作和檔案歸檔工作做到無縫銜接，才能夠從根本上提升檔案管理效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展[4]。

（二）制度化管理

首先，全面的開展文書檔案檢查工作，對(duì)現(xiàn)有的文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等卷宗進(jìn)行過濾與篩查，過期或者無效的檔案應(yīng)該予以銷毀，避免檔案錄入時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，在檔案查詢時(shí)出現(xiàn)資料不對(duì)應(yīng)的問題，篩查與過濾是檔案管理工作的有效手段，能夠提升檔案管理效率；其次，對(duì)一些內(nèi)容較多、編號(hào)較混亂檔案進(jìn)行重新分類與整理，能夠保證檔案管理質(zhì)量。在文書檔案重新歸納整理的過程中，工作人員應(yīng)該嚴(yán)格的執(zhí)行檔案管理制度，遵守檔案整理原則與要求，利用規(guī)范化的專業(yè)技能將文件資料進(jìn)行重新的編號(hào)與組合，避免無編號(hào)、無內(nèi)容、無目錄問題的出現(xiàn)，努力的實(shí)現(xiàn)文書檔案規(guī)范化管理，提高檔案管理準(zhǔn)確率和時(shí)效性，是促進(jìn)現(xiàn)代化文書檔案管理工作全面發(fā)展的重要條件。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)與能力

文書檔案工作人員素質(zhì)水平與專業(yè)能力是管理工作順利開展的關(guān)鍵，也能夠直接影響到企業(yè)內(nèi)部運(yùn)營質(zhì)量[5]。所以，企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)文書檔案管理工作予以高度的重視，在管理隊(duì)伍組建的時(shí)候應(yīng)該選拔一批高素質(zhì)人才，并且堅(jiān)持能力到位、技術(shù)過關(guān)的原則，工作人員上崗之初要進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，全方位提升文書檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力，保證工作人員的管理觀念和思想始終走在時(shí)代的前沿，調(diào)動(dòng)工作人員積極性和自動(dòng)性，普及信息技術(shù)知識(shí)，打造全能型管理專業(yè)人才，使文書檔案管理工作能夠得到創(chuàng)新發(fā)展，從而真正的發(fā)揮出根基作用。

結(jié)束語

綜上所述，文書檔案管理是企業(yè)、單位、社會(huì)組織穩(wěn)定長遠(yuǎn)發(fā)展的根基，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)有效的管理是各項(xiàng)工作得以順利開閘的重要依據(jù)。結(jié)合時(shí)代的需求培養(yǎng)全能復(fù)合型管理人才，為文書檔案規(guī)范化、制度化管理提供基礎(chǔ)保障，嚴(yán)格的按照管理流程開展工作，不斷的提高文書檔案管理質(zhì)量與效率，從而為現(xiàn)代企業(yè)與單位建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供最有效的助力。

參考文獻(xiàn)

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