淺析衛生計生監督檔案管理

趙紅新

摘要：檔案管理現代化是新時期檔案事業發展的必然趨勢，實現檔案管理現代化，是檔案事業生存和發展的內在要求，也是擺在全體檔案管理人員面前的緊迫的課題。衛生計生監督檔案具有內容系統、形式多樣等特點，在衛生計生監督工作管理中具有重要作用。因此，遵循檔案管理原則，明確檔案管理理念和目標，提升檔案管理的現狀，加強檔案管理的措施，才能為衛生計生監督工作的持續性發展保駕護航。

關鍵詞：衛生計生；檔案管理；監督檔案；管理

一、檔案的現代化管理概念

檔案現代化管理就是運用現代化的信息技術和科學理念，對目前我國檔案進行有效的管理保存，使得工作效率成倍提高，繼而減少人力、物力的投入，獲得更高的經濟效益。檔案的現代化管理一般包含三個含義：在檔案的管理中使用現代信息技術；使檔案管理人員掌握了解現代信息技術；制定建立現代信息技術檔案管理體系。目前電子信息技術仍然飛速發展，大數據、云技術的應用更使得數據的傳輸儲存變得更加高效方便，電子信息檔案的管理之路已逐漸開始，傳統的人工、手工管理模式逐步被代替，現代化科技的應用使得檔案的管理更加高效、準確、方便，極大的促進檔案的現代化管理發展，同時檔案的現代化管理發展也會對國民經濟、人民生活水平的提高產生相應助力。

二、檔案的現代化建設原則

衛生計生監督檔案建設的原則主要包括質、真、全三方面，具體表現在：所謂質、真、全就是質量控制、真實性控制和全程控制的簡稱。首先，質量控制是指相關的檔案管理部門要對成為衛生計生監督檔案的文件在規格、內容設計等方面提出相應的要求、標準，一定要運用科學管理方法，將大量的信息資料予以全面性的系統收集、整理、登記與編制，從而有效地控制衛生計生監督檔案的質量。其次，檔案管理的真實性控制，是指我們在進行管理過程中一定要注重真實性的控制，尤其是構建相關的歸檔制度和質量檢查制度，從而實現衛生計生監督檔案的有效監督與控制。最后，全程控制就是指在管理的過程中應將衛生計生監督檔案文件的鑒定、整理、歸檔及衛生計生監督檔案的各環節中的業務進行統一設計，統一資源的配置，并成立相應的監控小組以實現整體優化的管理目標。

三、檔案的現代化管理目的

檔案管理需要達到的目標、標準。一是需要檔案管理相關人員管理保存好各種各樣的實體檔案資料，以達到最長時間限度保存實體檔案，保證檔案的完整性、準確性、安全性。二是逐步加深檔案的現代化管理即信息化管理檔案的技術和實際發展，以便更好地為現代化國民經濟的發展和人民生活水平的提高做出貢獻。從而一步一步地開展實現檔案管理的文字搜索、運用多媒體信息技術對檔案的資料和數據信息進行傳輸、運用電子技術數據庫對檔案資料進行儲存、不同的檔案館資料需要互相交換更新，以進一步實現網絡檔案信息資料的共享，建立一個大型的信息現代化檔案管理體系。

四、衛生計生監督檔案管理的現狀

（一）重視程度不夠。目前，衛生計生監督部門對與檔案管理有關的信息化制度建設還未展開，尤其是對電子檔案的規章制度制定幾近為空。因此，衛生計生監督檔案所需要的相關配套設施和環境，如數字化網絡、檔案存儲與檔案數字化等硬件設備都需要大量的資金投入，因重視程度不夠，衛生計生監督部門檔案信息化建設存在制度建設不完善、資金投入不充足的問題。

（二）檔案管理軟件落后。目前，衛生計生監督部門所使用的檔案管理軟件幾乎都是各行業的通用版本，并沒有針對衛生計生監督業務的特點進行優化、研發，導致很多軟件提供的功能用不上，同時又有很多業務檔案所需要用到的功能軟件不提供，而且相關的業務檔案還需要檔案管理人員進行專門的整理歸檔，造成了極大的人力、財力的浪費。

（三）人員素質較低。從目前各級衛生計生的檔案管理人員隊伍來看，無論是工作能力還是思想意識，都較為滯后。多數管理人員缺乏對計算機有關軟件和系統的熟練操作，容易導致檔案出現安全問題；而檔案管理專業人員缺乏對衛生計生監督等方面的專業知識了解，在對檔案進行收集分檔和整理時，往往不能快速準確的進行專業數據處理，缺乏“全才”直接影響到衛生計生檔案信息化管理的效率和效果。

五、加強衛生計生監督檔案管理的具體措施

（一）注重衛生計生監督檔案的組織建設。衛生計生監督的檔案應集中統一管理，建立主要領導負總責、分管領導負全責，專職人中負直接責任的制度。成立由2名專職檔案管理人員負責，各職能部門1名作為兼職檔案管理人員，為具體責任人，配合專職檔案管理人員的管理工作模式。衛生計生監督管檔案管理人員每年召開例會，對存在的問題提出解決的辦法，匯總本年度檔案歸檔情況。同時還積極爭取上級部門領導支持，邀請上級主管部門的專業人員到檔案室進行工作指導，并將檔案管理納入了衛生計生監督綜合目標管理考核中，使衛生計生監督檔案管理工作人人都重視、層層抓落實、件件有保障。

（二）落實安全管理制度，強化檔案管理安全技術。解決檔案管理的安全問題必須從安全管理制度這方面加強檔案管理人員的培訓，并從落實責任制根本入手，堅持賞罰分明原則，對于系統安全運作，可以實施雙人負責原則或最大權限原則外，還應該對各類衛生計生文件進行按級別劃分，對機密檔案可以實施物理隔離、與外網隔絕，對網絡檔案或內部傳輸檔案，加強對密鑰的管理，對有關系統的運行實行跟蹤制度，自動生成系統日志。最后，還應重視各類系統軟件的日常維護和病毒防范。

（三）加強衛生計生檔案管理人員培養，引進復合型人才。檔案信息管理人員的道德水平和專業素養的高低對衛生計生監督檔案信息化工作有著重要的影響。因此，引進、培養高素質的檔案管理專業人員是當務之急。針對擁有衛生計生專業知識背景，但缺乏計算機有關技術的檔案管理人員，通過開展定時系統培訓的方法提高其操作能力；對擁有檔案管理能力及計算機能力的人員來說，可以通過衛生計生監督部門舉辦的知識講座、學術討論等科研活動，增加衛生計生監督的法律法規知識，同時經常性的與各業務部門進行交流溝通。此外，加大對具有專業化背景及具有信息技術人才的引進，也是衛生計生監督檔案信息化人才建設的重要渠道。

（四）注重管理，加強衛生計生檔案的開發利用。服務是工作的主題，做好服務工作始終是衛生計生監督檔案管理部門的宗旨。檔案管理，為衛生計生監督的建設和發展提供了信息支持，這樣才能顯示檔案的重要價值和實際意義。因此，加強衛生計生監督檔案的開發利用，是目前檔案工作的重點和根本。因此，必須在今后的工作中，加強衛生計生監督檔案管理的工作，最大限度地發揮檔案信息資源的作用，有效促進衛生計生監督管理水平全面提高，牢固樹立管理就是服務的意識，確保衛生計生監督工作的可持續發展。

總之，衛生計生監督檔案管理的主要目的是為衛生計生監督工作服務，隨著國家的各項衛生計生事業的體制改革，衛生計生監督管理工作者必須與時俱進，不斷創新檔案現代化管理新模式，做好檔案管理工作，不僅需要檔案工作者嚴謹、科學的工作精神，也需要單位領導、職能部門和廣大職工的大力支持，使檔案的信息盡可能客觀、真實、系統、全面，使其發揮最大化的利用效力。

參考文獻

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