淺談新時(shí)期檔案信息化建設(shè)工作的意義和方法

王會(huì)軍

摘要：管理微機(jī)化、館藏?cái)?shù)字化、信息共享化，已成為當(dāng)今檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)。檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代賦予檔案管理部門新的任務(wù)和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向?yàn)樯鐣?huì)服務(wù)性工作轉(zhuǎn)化的一個(gè)具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面的工作開展，更符合我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最新發(fā)展方向。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；信息安全技術(shù)；必要性；數(shù)字化

隨著數(shù)字時(shí)代的來臨，檔案信息化建設(shè)也步入了快速通道。管理微機(jī)化、館藏?cái)?shù)字化、信息共享化，已成為當(dāng)今檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)。檔案管理信息化建設(shè)是時(shí)代賦予檔案管理部門新的任務(wù)和使命，是檔案資料管理向檔案信息的一種轉(zhuǎn)化，是由單一的管理工作向?yàn)樯鐣?huì)服務(wù)性工作轉(zhuǎn)化的一個(gè)具體過程。檔案管理信息化，有利于檔案調(diào)取、檔案共享、人才隊(duì)伍建設(shè)等方面的工作開展，更符合我國(guó)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展需求，也是檔案管理工作的最新發(fā)展方向。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

（一）形勢(shì)發(fā)展需要

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，檔案也是信息時(shí)代的重要組成部分，數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。檔案館是保管和提供利用檔案信息的職能部門，是最有實(shí)用價(jià)值的信息資源庫(kù)，這就要求檔案工作在收集、保管、保護(hù)和利用手段等方面做出調(diào)整，能夠更好地去適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的形式。

（二）檔案安全保障

傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化后，將來的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、查閱、編研、開發(fā)等各項(xiàng)工作，都可不再動(dòng)用檔案，并可對(duì)檔案進(jìn)行封存管理，從而大大減少了對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，從而保障檔案實(shí)體的安全。

（三）社會(huì)需求強(qiáng)烈

人們的時(shí)間意識(shí)越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時(shí)；社會(huì)廣大公眾對(duì)檔案信息需求量不斷增加，如土地、婚姻、工齡等民生檔案。

二、檔案信息化建設(shè)的核心是檔案數(shù)字化

（一）數(shù)字化工作為檔案信息化提供數(shù)據(jù)生命

對(duì)于檔案信息化來說，數(shù)據(jù)就是一切，就是檔案信息化的生命，而檔案數(shù)字化工作就是產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的必要手段。以市檔案館為例，早在2009年底就啟動(dòng)了數(shù)字檔案館項(xiàng)目，陸續(xù)通過數(shù)字檔案館軟件、硬件項(xiàng)目以及檔案數(shù)字化掃描項(xiàng)目的建設(shè)，建立數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)，同時(shí)投入大量人力、物力積極開展檔案數(shù)字化工作，并在檔案數(shù)字化過程中，嚴(yán)格按檔案信息數(shù)字化的三原則：規(guī)范性原則、安全性原則、效益性原則，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文信息的數(shù)字化掃描工作，為檔案的保存和開發(fā)利用打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。檔案信息資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。檔案信息是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略資源之一，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個(gè)重要標(biāo)志。

（二）檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案的一次變革

傳統(tǒng)載體檔案在數(shù)字化的過程中，將會(huì)對(duì)檔案原件進(jìn)行相應(yīng)的整理、編目、統(tǒng)計(jì)、修復(fù)裱糊等各項(xiàng)工作，等于說把原始檔案通過技術(shù)手段再重新修整了一次，并且在完成數(shù)字化以后，可以對(duì)原始檔案進(jìn)行封存管理，從而減少對(duì)檔案的各種人為損害或自然侵害，大大提高檔案的安全系數(shù)，保障檔案的安全。開展檔案數(shù)字化工作，實(shí)質(zhì)上是向數(shù)字化要安全、要效率，用數(shù)字化保安全。

三、檔案信息化過程中存在的問題及對(duì)策

（一）檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

檔案信息化過程是一個(gè)由傳統(tǒng)手工操作管理向計(jì)算機(jī)自動(dòng)管理轉(zhuǎn)變的一個(gè)過程，然而檔案的整理、分類、編目等工作仍舊按原本紙質(zhì)檔案手工管理的思維在進(jìn)行，用這個(gè)思維來實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，是有差別的，會(huì)造成檔案現(xiàn)代化管理上的混亂，尤其是在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上更為明顯。有非常多的部門和單位都有本行業(yè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生檔案的門類也非常多，比如國(guó)土、民政等等，檔案整理以及數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)都有自己的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這就造成綜合檔案館的檔案管理系統(tǒng)難以很好地兼融這些數(shù)據(jù)，或者修改、返工，造成人力、物力的大量浪費(fèi)。

（二）檔案人員隊(duì)伍急待提高

檔案信息化建設(shè)，人才是關(guān)鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業(yè)人才，計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。檔案人員隊(duì)伍的現(xiàn)狀：一是從事檔案數(shù)字化工作的人員隊(duì)伍參差不齊、極不穩(wěn)定；二是各立檔單位的檔案員隊(duì)伍中的基層檔案員基本都是兼職狀態(tài)。

（三）信息安全技術(shù)不夠完善

知識(shí)經(jīng)濟(jì)、信息時(shí)代的腳步已清晰可聞，新興的計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展更是一日千里。計(jì)算機(jī)的云計(jì)算技術(shù)、虛擬化技術(shù)、智能化技術(shù)等等在檔案方面的應(yīng)用還不夠；檔案信息安全技術(shù)還需要不斷完善，各地區(qū)安全策略及措施都各自為政，這些都影響了檔案信息的安全。

四、對(duì)檔案信息化中存在問題的對(duì)策。

（一）必須轉(zhuǎn)變觀念

把檔案信息化工作的思考角度應(yīng)該由紙質(zhì)檔案手工整理的方向過渡到計(jì)算機(jī)自動(dòng)化管理的模式，并加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，由國(guó)家或者省市一級(jí)建立一個(gè)相對(duì)固定的國(guó)家級(jí)標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字庫(kù)，建設(shè)時(shí)把按大檔案的概念來考慮檔號(hào)的設(shè)置、字段設(shè)置、檔案的分類等等，把所有檔案都納入到這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)中來，然后再按專業(yè)的檔案門類進(jìn)行細(xì)分，這樣所有的檔案數(shù)據(jù)都可以非常方便地導(dǎo)入導(dǎo)出，那么市級(jí)、省級(jí)甚至國(guó)家級(jí)的大檔案中心可以一揮而就。

（二）著重加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識(shí)的教育，制定完善的檔案管理制度，把各項(xiàng)制度落到實(shí)處；要有針對(duì)性地對(duì)檔案數(shù)字化加工企業(yè)和基層立檔單位檔案員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，不僅要做好檔案實(shí)體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的物理性能，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識(shí)；建立現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理知識(shí)、信息安全等知識(shí)于一體的高端人才，來引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）加強(qiáng)檔案新技術(shù)的應(yīng)用

檔案信息技術(shù)特別是檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等基礎(chǔ)技術(shù)，更應(yīng)該使用自己的技術(shù)，把主動(dòng)權(quán)掌握在自己手里，通過對(duì)檔案中介企業(yè)的扶持與引導(dǎo)，使企業(yè)能做大做強(qiáng)，進(jìn)而促使企業(yè)投入更大的人力、物力來開發(fā)檔案新技術(shù)，促進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展。

檔案信息化工作是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，在推進(jìn)中會(huì)遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對(duì)諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢(shì)，解決新問題，加快檔案信息化的進(jìn)程。endprint