做好新勢下計生檔案的幾點意見

周建軍

摘要：檔案管理是衛生計生工作的重要組成部分。衛生計生檔案不僅是衛生計生事業發展歷程的全面記錄、服務衛生計生業務的重要基礎性工作，而且是涉及廣大人民群眾切身利益的極其重要的基礎性民生檔案。本文論述了新形勢下做好計生檔案工作的幾點建議，提出存在的問題，并提出了相應對策。

關鍵詞：計劃檔案；問題；對策；意見

如何高效運用人口和計劃生育檔案，提升人口和計劃生育部門服務的效率和能力，發揮人口和計劃生育檔案資源在知識生產和社會生產中的作用，是當前需要認真研究的一個重要課題。計生檔案是國家檔案的一個重要組成部分，但受基礎條件、觀念體制、人力和經費等因素的制約和影響，人口計生檔案管理仍存在諸多問題和薄弱環節。

一、計生檔案工作的重要意義

人口與計劃生育是我國的一項基本國策，是我國全面建成小康社會、實現可持續發展的一個重要內容。人口與計劃生育工作涉及到千家萬戶、子孫后代，做好人口與計劃生育檔案工作對于嚴格計劃生育政策，建立和諧社會具有十分重要的意義。

計生檔案可以說是計生部門的基礎性工作。社會的進步離不開檔案工作，檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，成為社會信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當前的、現實的意義，也具有長遠的、歷史的意義。計生檔案，是計生部門在進行各項職能活動時形成的全部檔案的總和。檔案工作就是負責管理檔案專門業務，即在統一管理計生檔案的原則上，建立專門檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于利用。作為記述和反映計生工作活動的計生檔案，既可以為單位領導者提供決策依據，又可以為檔案利用者了解國家各項方針政策提供幫助，還能為制訂計劃，開展今后工作，處理問題提供可靠的參考材料。

在計生工作活動中，無論是全國性的人口普查、人口統計的數字調查、計生人員工資調整，還是行政執法工作的深入開展、基建工程的規劃與實施、計劃生育隊伍的建設與整訓、計劃生育經費的管理、再生育人員調查、獎勵扶助對象的獎金發放等都離不開檔案，如果檔案資料不齊全，不準確，就會影響以至延緩這些工作的正常開展。特別是領受新任務，制訂新的工作計劃，或遇到新問題，出現新情況，需要作出正確的決策時，檔案的參考和借鑒作用更不可缺少。

二、計生檔案存在的問題

1.重視檔案工作的氛圍不夠濃厚。

部分基層單位領導沒有把計生檔案工作 真正抓在手上，口頭講得多，實際關心少，沒有將檔案工作列入年度考核體系，檔案意識還沒有在單位全體人員中真正樹立起來。檔案管理制度雖然掛在墻上，但細化、具體化不到位，缺乏可操作性。部分檔案室庫房達不到防潮、防蛀等“八防”要求，有的甚至還缺少存儲、檢索設備，與檔案管理現代化、信息化的要求差距較大。

2.部分單位檔案管理不夠規范。

一是檔案信息收集不規范，沒有樹立全員抓檔案的意識，導致有的負責人將各種會議文件、資料滯留在自己手中，不及時向檔案部門移交歸檔，極易造成歸檔不全現象。二是檔案整理不規范，在立卷過程中出現卷內目錄與實際文件不符，偶爾會發生卷內資料重復、漏失現象等，有的沒有按最新的規范要求進行裝訂立卷，存在格式欠規范現象 。 三是檔案利用不規范。沒有形成規范的借檔、還檔制度，制約了檔案的利用，大大影響了檔案工作在促進基層工作開展、服務人民群眾作用的發揮。

3.檔案隊伍建設不夠有力。

不少基層衛生計生檔案人員是兼職，外出參加檔案專業培訓的機會較少，檔案專業知識和專業技能提升較慢。

三、做好計生檔案工作的對策

（一）進一步加強對人口計生檔案工作的領導

計生部門的領導要更新觀念，充分認識人口計生檔案在人口與計劃生育工作中的重要作用，把人口計生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規、科技服務、計劃生育協會等人口計劃生育業務工作同等重要的位置，納入主要議事日程，給予必要的投人，解決所需經費，為檔案工作改善環境創造良好的條件。各級人口計劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從人口計劃生育工作法制化、規范化、制度化的高度出發，認真做好人口計生檔案管理工作。

（二）實行檔案規范化、信息化管理，提高人口計生檔案管理基礎工作水平

要提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規范化的工作程序與方法，檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環節都要按照統一的程序和科學的方法進行。要加快數據準備，推進計生檔案現代化管理進程。

（三）提高檔案管理人員素質，提升檔案管理水平

信息時代檔案工作的特點要求檔案人員既善于檔案管理，又具有較高的計算機水平和良好的信息處理能力、合理的知識結構，掌握現代信息技術的高素質“通才”。提高人員素質的根本途徑是抓好培訓和繼續教育。因此要積極組織檔案人員參加業務培訓和新技術學習，提高檔案人員的知識結構和整體水平，并注重增強檔案信息觀念和提高檔案信息服務的能力，為進一步做好人口計生檔案工作打下良好的基礎。

（四）加強檔案信息化建設

在信息技術飛速發展的今天，檔案部門一定要主動適應新形勢，充分用好現代化的信息手段助推檔案工作。各級衛生計生檔案室要配備高標準的電腦、A4 高速掃描儀、A3平板掃描儀、數碼相機等必需的檔案信息化設備，有條件的單位，檔案管理系統可配備專用服務器，也可由專業的網絡中心托管和安全維護。各級衛生計生單位要以電子病歷信息化、育齡婦女信息庫、OA 辦公等電子公文處理系統全面使用為契機，加快衛生計生檔案信息資源的開發利用，確保衛生計生檔案信息化建設與衛生計生機關信息化建設同步發展。

總而言之，計生檔案的管理工作，不是件隨隨便便就可以做好的事情，來不得半點草率馬虎，只有將工作方向細而又細，認真對待每一點，每一步，才會達到理想的效果。

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