探究提升檔案管理工作科學化水平的途徑

李慧芬

摘 要：時代的發展下，信息技術已經廣泛應用于各種領域，我國的檔案管理工作也不例外，而就檔案管理工作的現狀分析，受傳統檔案管理工作的影響，其科學化的管理仍處于初級階段。該文就以提升檔案管理工作科學化水平為目的，針對目前我國檔案管理工作現狀提出幾點針對性意見。

關鍵詞：檔案管理 管理工作 科學水平

中圖分類號：R71 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）07（a）-0122-02

檔案管理，是組成我國檔案事業最基本也是最重要的部分，即指對我國和社會的信息資源進行必要的整理和歸納，并提供相應的利用服務。隨著發展，檔案管理工作已具有一定的規模性，但是隨著新時代的不斷更新，現有檔案管理工作已無法滿足新時代下對于檔案管理工作的要求。

1 我國檔案管理存在的問題分析

1.1 缺乏對檔案管理的重視，觀念陳舊

一方面是人們對于檔案管理工作的不重視，存在誤解，認為其工作就是歸納、收集、整理、保管和統計等日常工作，是和經濟效益無關的工作。檔案管理工作最后成了只要保證檔案正常使用，無丟失、無遺漏即可。所以，造成了工作人員消極散漫、無積極性的現象。另一方面，是單位領導對于檔案管理工作的不重視，致使大部分檔案管理工作停滯不前。另外，我國現有檔案管理工作的理念過于傳統陳舊，造成檔案無利用性，喪失了檔案應有的價值。用戶的需求是檔案管理機構得以繼續發展的導向，但各檔案管理機構并沒有重視這一點，機構之間也缺乏相應的溝通和合作，這在很大程度上限制了檔案管理工作的效率，也成為其長期發展的阻礙。

1.2 缺乏健全的檔案管理制度

不健全的檔案管理制度造成了目前管理工作上的不嚴謹，過于的隨意性。就現有的檔案管理制度而言，內容上過于籠統，缺乏細節性，只針對大面積的工作范圍，細節上缺乏明確的規定，如責任追究制度、獎勵懲罰制度的不足，尤其是針對某些基層單位的檔案管理，其標準和質量要求是最為薄弱的環節。不健全和標準的管理制度，很容易造成龐大數量的檔案數據丟失，加上存放的無秩序，也浪費了大量的查詢時間。另外，由于缺乏完善的管理制度，導致有些基層單位對檔案不重視，存在隨意篡改或破壞的嚴重問題。

1.3 缺乏高綜合素質的檔案管理工作人員

信息資源的儲備是檔案的主要工作內容，而基于時代的不斷發展，推動了檔案信息更新的速度，這對檔案管理工作人員提出了更高、更多的要求，在具備較高專業技能的同時，良好的綜合素質在檔案管理工作中越發體現出重要性，是直接影響檔案信息質量的關鍵。與目前的科學化發展相比，我國的檔案管理隊伍的綜合情況仍然存在很多問題，具體為：首先，專業人員的匱乏，現有工作人員缺乏系統專業的知識和技術，普遍存在文化程度較低的情況；其次，創新能力匱乏，對信息技術的操作技術較低，缺乏較高的外語水平；最后，思想觀念落后，現有管理水平較低，無法滿足發展需求。以上的問題都在很大程度上制約著檔案管理工作的發展，嚴重影響到其效率的提高。此外，時代的發展推動新技術新方法不斷出現，而有限的水平造成了學習掌握力不從心，這些都是制約著檔案管理工作長遠發展和創新的主要問題。

2 針對檔案管理工作科學化水平的提升途徑

2.1 提升檔案管理工作觀念，做到與時俱進

轉變檔案管理工作的工作觀念，并給以應有的重視。首先，檔案管理人員要做到緊跟時代發展步伐，更新觀念與時俱進，正視自己的工作，做到細致服務。其次，充分利用檔案信息，發揮檔案信息應有的服務價值，提高可利用率。最后，收集檔案資料時，要遵循做到“整理應系統，分類應科學，歸檔應分類分主題”，將檔案的價值最大化地發揮出來。此外，加大對檔案管理工作的重視度，建立資源共享網站，讓各檔案管理機構為用戶提供更加全面和系統的服務。

2.2 建立健全的檔案管理制度

維持單位可持續發展的核心就是要有健全的管理制度，管理制度的存在是管理單位每個員工的基本法則，反之，沒有或不健全的管理制度則很容易造成人心渙散，當有問題出現，就可看出管理制度的重要性。所以，管理制度在任何一個企業單位中都一直居于高位，檔案管理也不例外，它可以讓檔案管理工作順利有序地開展，而檔案管理制度的健全和完善，則可以保證檔案數據的真實性、有效性及完整性。

（1）針對實際情況和細節制定管理制定，每項工作中都進行落實和跟進，通過日常實踐，對不足和不當之處加以改善。

（2）側重于獎懲制度的制定，規定應詳細、明確、有力，提高獎勵，檔案信息管理要細心、整齊有序，堅決禁止出現檔案信息篡改、遺漏、丟失等現象。

（3）為防止出現問題時出現責任推卸問題，應制定明確的責任追究制度，提高工作人員的責任感。

（4）加大執行力度，盡全力將制度落實，杜絕流于形式，只做擺設而無用處。

2.3 強化技能學習，提升綜合素質

信息資源不管對于單位來說還是國家來說，都是至關重要的，這就是檔案管理的工作，也就是說檔案信息具有一定的保密性，檔案管理人員的綜合素質高低關系到檔案信息的丟失或者泄露，導致嚴重后果的產生。所以說，提高檔案管理人員的綜合素質至關重要。在信息化時代的背景下，推動了檔案管理工作更為科學化，而現代科學化檔案管理工作具有更加豐富的內容、更加科學先進的技術、更加專業系統的分工等，這就要有檔案管理工作人員具有較高的專業素質和綜合素質。不僅要有單純、扎實的理論知識，更要有熟練、靈活的實踐技能，同時，加強學習，了解時事，不斷提高自己的文化水平和操作技術，以便可以更快地掌握科學先進的新技術，只有如此，操作管理技術才能更加有效靈活，以此提高檔案管理效率。才因此，作為檔案管理工作中的一員，應加強自我學習，提高管理能力和綜合素質，成為符合檔案管理要求的綜合性工作者。

科學技術的不斷發展，使得信息化技術已經深入到人們的生活和工作當中，不同領域中信息化技術的運用也得到了超乎預期的效果，所以，檔案管理工作也應跟隨發展需求，培養檔案管理人員成為既有專業知識，又懂得操作信息化技術，同時具備綜合素質的全方面的科技人才，推動檔案管理工作更加科學化地開展，穩定其長期發展，并提供有力的技術和人才支持，使我國檔案管理更加健康長遠地發展。

2.4 提升檔案管理的信息化水平

受傳統管理方式的影響，我國還有很多地區延續這種方式，相對于信息化的管理方式，是比較落后的。由于缺乏統一性的標準作為衡量，所以，盡管檔案管理系統軟件不少，仍然無法跟上信息技術的發展腳步。基于信息化的迅速發展，現有的檔案管理方式已無法滿足現在的管理需求，這就推動了管理方法上的更新，所以說，為滿足信息化管理的新要求，必須提高檔案管理信息的水平。另外，檔案工作的發展和科學化水平的提高，都與其信息化水平的高低有著莫大的關聯。

（1）加大對檔案管理硬件的投入力度，首先就是要對檔案管理基礎設施進行完善和優化。

（2）加大信息技術的應用范圍，推動檔案電子化和自動化水平的提高，構建計算機檔案管理系統。

（3）利用網絡傳遞檔案信息，實現檔案信息傳遞網絡化、為大眾帶來更多便捷的服務。

（4）提高保密性，開放利用檔案的同時，加大監督力度，提高管理人員對于保密性的重視度。

參考文獻

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[2] 王春華.提高檔案管理科學化水平的路徑選擇[J].城市建設理論研究：電子版，2016（5）：47.