高校科研檔案資源管理與應用探析

宋平

1 高校科研檔案內涵及價值

1.1 高校科研檔案的內涵。《科學技術研究檔案管理暫行規定》提出：“科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的、具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。”學界對高校科研檔案沒有統一規范的定義，大多依據科研檔案的概念，結合高校科研特點給予概念界定。經對有關資料研究，本人認為高校科研檔案是指高校師生員工在教學、管理、科研等實踐活動中形成的科學知識和技術技能，包括設計理念、方法技巧、創新成果等，并以文字、圖表及聲像等材料記載且具有保存價值的各種形式和載體的歷史記錄。

1.2 高校科研檔案的價值。高校科研檔案既有一般檔案的價值，又具特殊檔案的價值。一方面，科研檔案是高校科研歷史的見證，記載著高校科研發展變化的軌跡；另一方面，在促進高校自身科研水平提升、服務社會發展、推動技術進步上發揮著基礎和關鍵性的作用；再者，在管理和研究科研檔案的同時，培養和鍛造了一批又一批高素質的科研和檔案管理人員。隨著我國高等教育的快速發展和科研水平的不斷提高，高校科研檔案作為重要信息資源在日常教學、科研、管理和文化建設等方面發揮著越來越重要的作用，成為高校發展提升不可或缺的重要內容。

2 高校科研檔案管理與使用中的不足

2.1 管理力度不夠，檔案意識薄弱。科研檔案管理是科研管理工作的重要組成部分。根據職責分工，科技處應將科研檔案的收集歸檔融入到日常工作中，按照上級主管部門要求進行年度科研統計，收集整理各類項目的研究資料定期移交學校檔案管理部門，并協助檔案部門做好科研檔案的研究及開發利用。事實上，高校科研管理部門往往對科研文獻資料的搜集和儲存多有忽略。

同時，部分高校的領導、科研管理部門、科研人員、檔案管理人員等普遍存在科研檔案意識薄弱現象，對科研檔案重視不夠，沒能將科研規劃、工作計劃、管理制度、考核獎懲機制與科研檔案工作有機融合，造成科研檔案工作游離于科研管理之外，科研檔案管理作用不能有效發揮，影響了高校科研管理水平的提高。

2.2 檔案制度缺乏，管理手段落后。目前，高校科研檔案管理多是參照《中華人民共和國檔案法》《科學技術研究檔案管理暫行規定》《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》來執行的。從國家到地方各高校都缺乏具體的高校科研檔案管理制度，致使科研檔案在歸檔時沒有統一的規范和標準，難以實現科學化、制度化。

科研檔案管理及信息化程度相對滯后。一方面，現階段我國高校的科研檔案多是紙質材料，與之對應的電子文檔相對較少。盡管多數高校科研檔案已使用計算機等設備處理檔案，但多用于文檔目錄制作，科研檔案規范化管理、科學化分類，無紙化、電子化、網絡化程度不高。加之經費投入少，輔助設備落后，信息化、標準化程度低等，影響了科研檔案收集歸檔的時效性和科學性。另一方面，檔案部門只是對科研人員自覺上交的獲獎成果整理歸檔，對不遞交相關材料的“隱性”項目把握不準，對于成果整體檔案、產權歸屬等關注較少。

2.3 專業人才匱乏，歸檔不甚科學。目前，高校科研檔案很少有專職管理人員，歸檔工作由管理人員兼職完成，他們大多沒有接受過檔案管理知識和技能的培訓，業務水平不高，檔案意識不強，加之科研檔案管理人員配備不足、檔案管理繁瑣、工作量大，致使他們的工作積極性降低。

由于研究項目和經費來源的多途徑使得科研管理部門和檔案部門掌控科研材料的難度增加。加之不少科研項目實施時間長、材料分散，又缺乏固定人員收集，一些科研人員對科研材料歸檔認識不夠，擔心研究秘密和成果歸檔后泄露，不愿將關鍵和核心科研成果原始材料上交歸檔，從而造成科研項目歸檔不完善。

2.4 服務方式單一，檔案利用率低。目前，我國高校科研檔案服務主要是傳統的等人需求而不是主動推介，服務內容局限于紙質案卷的查閱、復印等，可供查詢的電子檔案材料極少，有的甚至不能提供電子文件目錄，自動化水平和效率較低。科研檔案材料歸檔后，檔案部門局限于對科研檔案形成者和校內師生及本校畢業生提供檔案利用服務。由于檔案管理人員信息意識不強、開發能力差、與社會缺乏互動，對科研檔案信息歸類與知識產權保護把握不準，求穩、怕亂，造成科研檔案長期“束之高閣”，喪失轉化時機。

3 高校科研檔案資源管理應用對策

3.1發揮管理作用，增強檔案意識。目前，我國高校檔案管理機構或隸屬校長辦公室，或與學校圖書館合署辦公，或附屬校內某個部門，使得檔案工作的主體地位降低，與科研檔案工作對接受限，阻礙了高校科研檔案管理的制度化、程序化和數字化建設。因此，應改革現有的檔案管理機制，統一檔案管理體制，組建獨立機構，確立檔案部門在科研檔案管理中的重要地位。

檔案管理人員要更新思想觀念，主動作為，努力提升自身形象，不斷提高檔案工作在學校中的地位和影響力；科研檔案工作人員要主動參加相關科研項目會議，定期召開科研檔案工作例會，深入課題組指導其立卷歸檔等，將科研檔案工作扎實地融入到科研活動當中，將科研檔案管理的政策、規定、要求及時與科研管理相結合，促進科研管理水平的提高。

3.2 完善管理機制，提高檔案質量。一是高校科研部門要主動與檔案管理部門對接，按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》《普通高等學校檔案管理辦法》《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》，根據學校科研項目范圍和需求，修訂科研檔案管理標準與規范，有針對地細化業務規范與技術標準，在完善通用管理規范的基礎上，區分不同科研項目，制定與其相符的檔案管理標準，落實好科研檔案的異地備份制度。

二是要打破各部門間的分散封閉體制，構建科研項目組、項目組所在部門（院、系、處、室）、科研管理部門、檔案館“四位一體”的新模式，實現“各司其職，統一規范，相互促進，高效共贏”的管理效果。明確課題組、院系檔案員、科研秘書、科研處、檔案館及各階段材料形成者的歸檔職責、歸檔范圍、歸檔要求，嚴格實施科研工作和建檔工作的“四同步”管理，形成分工明確，層層負責，齊抓共管的科研檔案工作機制。

三是抓好科研項目的準備、研究、總結驗收、成果和獎勵申報四個階段的材料收集。建立三級歸檔制度，即省級以上重大項目由檔案館歸檔，市廳級項目由院系歸檔，校級及橫向項目由項目組歸檔，從而形成高效的科研檔案協同管理主體，對科研檔案的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用全過程進行有效管控，保證科研檔案材料的完整、準確和系統化，使其能夠真實地反映科研活動各階段的情況，不斷提高科研檔案的質量和利用價值。

3.3 提升隊伍素質，構建信息資源。一是構建科研檔案管理業務培訓長效機制，實施三級檔案管理人員培訓體系。由檔案館組織專業檔案人員對科研管理人員、院系科研主任及科研秘書進行檔案管理專業培訓，增強科研管理人員的檔案意識和管理能力；再由科研管理人員對科研項目負責人進行檔案法規和檔案價值等知識培訓，提升他們對科研檔案工作重要性和必要性的認識；其次是科研項目負責人主動要求和督促項目成員樹立收集材料和歸檔意識，實現變被動歸檔為主動交檔的目標。

二是重視數字檔案建設，強力推進科研檔案管理信息化。在做好科研檔案的保密工作和知識產權保護的前提下，高校要扎實推動科研檔案目錄信息化和全文數字化建設，建立“檔案信息管理系統”，協同信息中心、檔案館、科研處、圖書館等，有步驟、分批次、循序漸進地推進科研檔案的信息化、數字化建設，強化檔案整理、編目，加強對數字檔案的整合共享和分析利用。

3.4 創新服務模式，提高利用效率。一方面，要建立科研電子檔案管理體系，打造科研檔案信息化共享平臺。與高校數字校園建設緊密結合，充分發揮數據中心對科研檔案的支撐和平臺作用，將現代辦公技術與科研檔案管理相結合，建立課題組、科研處、檔案館、研究人員四級協同數據管理模式，按照學科體系、專業領域分門別類地建立各類專題、全文數據庫，以科研人員完善個人檔案以推進科研檔案的完整性。

另一方面，積極探索科研檔案信息共享模式，以科研檔案信息資源為基礎，做到“五個結合”。一是與人事管理相結合，以制度將課題組的科研檔案歸檔情況與其人事考核相掛鉤；二是與科研項目申報相結合，根據項目組成員對已有科研檔案的歸檔情況，決定是否接受對其新研究項目的申報；三是與教學管理相結合，把從科研中取得的新成果、新技術、新經驗充實到教材和課堂中，培養高質量人才；四是與科研決策體系相結合，充分發揮科研檔案對科研決策的支撐作用，提升高校整體科研決策與中標水平；五是與服務社會相結合，做好橫向聯系，主動與企業合作，將科研檔案與政府部門知識產權與技術轉移服務平臺對接、資源共享，推進科研成果轉化，服務地方經濟社會發展，充分實現科研檔案的價值。

參考文獻：

[1]科學技術研究檔案管理暫行規定[Z]（國家科學技術委員會、國家檔案局1987年3月20日發布）.

[2]浙江大學檔案管理辦法（2010年5月修訂）[Z].2012，5.

[3]田思.對高校科研檔案管理問題探討[J].北京電力高等專科學校學報：社會科學版，2011，28（3）：45.

[4]胡志富，王雅琴.高校科研檔案集成管理模式研究[J].浙江檔案，2011（9）：38～39.

[5]張愛新，牛慶瑋，萬啟存.基于“知本主義”理念的高校檔案管理體系構建研究[J].教育探索，2014（10）：87～88.

[6]王芳展，方令超，項品輝.圍繞協同創新理念，構建高校科研檔案管理新體系[J].科教文匯，2014（8中）：211～212.

（作者單位：河南牧業經濟學院社科辦 來稿日期：2017-04-05）