如何做好總承包項目檔案管理工作

亢曉瑞

摘 要：隨著工程建設總承包模式的推廣應用，如何充分發揮總承包單位在項目檔案管理方面的組織協調、技術支撐、標準化管理等管理優勢；如何讓海量的數據檔案充分展示整個工程規范化、標準化的管理及專業優勢、工藝水平。通過統一制度、統一管理、統一實施，確保項目檔案完整、準確、系統。

關鍵詞：總承包；檔案；管理；質量

火電項目總承包檔案從收集、歸檔、整理、編目、匯總直至向業主移交，需要總承包商、設計方、施工方、設備供應商、安裝和調單位試等參建單位共同來完成，它不僅需要各方密切配合，同時更需要參建各方進行互動交流。結合自身參加工程總承包項目檔案管理工作實踐，對項目檔案管理各階段控制要點進行了簡要分析和總結，僅以個人項目檔案管理者的角度，談一下如何做好火電項目總承包檔案管理工作。

1 建立機構、明確職責

為確保工程總承包項目檔案收集齊全、完整，堅持檔案工作與工程建設同步進行。根據DL/T241-2012《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》對項目檔案進行通盤考慮和統籌規劃，建立覆蓋全項目的檔案管理網絡，設置檔案工作領導小組及工作小組，實行統一領導、分級管理的原則，使檔案工作通過網絡機構做到層層有人管、處處有人抓，職責分明、落實到位。

2 發揮效能、完善體制

《淮南子》里有一句話這樣說道：矩不正，不可為方；規不正，不可為圓。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障。

（1）項目檔案管理工作人員必須具備最基本的管理專業知識和理論，熟悉自己所管理的檔案內容；熟悉各部門分工和一般性業務知識；熟悉檔案來源信息，便于收集齊全、完整。

（2）制定全面、系統、操作性較強的檔案管理制度、細則，其內容應包括工程在各階段形成檔案的質量、收集范圍、歸檔份數、移交時間等，既能防止各單位在建設過程不注重工程資料的收集，同時也保證了項目檔案的質量。

（3）及早介入對項目檔案工作進行業務指導，并對相關人員進行檔案工作交底及業務培訓，幫助各單位檔案人員學習和理解有關標準規范，掌握業務技能，不斷提高業務水平，將檔案管理工作落實到項目實施階段中。

3 學習引領、強化管理

（1）項目檔案整理工作前移。推行預立卷制度，在施工過程中即建立單位工程文件包，文件包中按施工工序進行收集、排列開工報告、圖紙會檢、施工方案、驗收記錄、簽證等支撐性文件，這樣可為竣工文件完整、準確打下基礎，也為后續檔案整理節約時間。

（2）項目檔案信息化建設。充分利用工程建設信息管理系統，自工程報審文件的形成到立卷歸檔，對整個過程進行跟蹤及動態管理，既體現了現代化管理水平，也提高了工作效率。

（3）定期召開項目檔案例會。按照工程總承包項目自身的特點和運作規律，項目檔案工作實行統一管理，定期召開例會對各部門和施工、調試、監理等參建單位進行有效溝通協調及監督、指導，確保項目檔案工作與項目建設同步進行。

（4）適時開展互檢及觀摩活動。以互查互檢及觀摩的方式增強各參建單位檔案人員的互動，從中取長補短，互相學習、溝通，并且對全項目樹立全員檔案意識，提高檔案管理質量。

（5）優化案卷裝訂方式。從竣工檔案得以方面利用的思維方式出發，更新以往案卷裝訂的觀念，采取項目檔案統一按件裝訂，不僅有利于項目檔案驗收過程中得以及時調卷，而且對日后檔案的查找、利用有很大益處。

4 難點控制、事前策劃

每個工程項目檔案都有不同的管理難點及盲區，這就要求項目檔案管理人員具備一定的管理經驗和事前控制的前瞻性。項目檔案管理人員應及早進入現場，查閱合同并熟知相關規定，同時，加強與建設單位建立溝通渠道，將相關的資料整理后，針對項目工程的實際情況制定相對應的重點、難點攻克計劃。

4.1 目標不明確

火電項目均有工程建設目標，這就對達標投產、創國家優質工程獎等所涉及的相關資料不同。所以，在進行項目檔案管理前，必須查閱合同和相關工程目標文件，了解工程建設目標，針對工程建設目標制定相關管理制度和細則， 保證后續工作過程中資料收集及時、完整。

4.2 執行標準不統一

因各參建單位都是有經驗的廠家和承包商，均參與過不同企業的施工工作，各企業的管理制度、標準等存在不同程度的差異，若沒有統一的管理制度和執行標準，最終各單位同專業執行的不一致的標準或不是現行最新標準，將會導致使用的驗收標準及產生的資料不準確。

4.3 歸檔范圍未明確

火電項目文件歸檔是根據DL/T241-2012《火電建設項目文件收集及檔案整理規范》對項目檔案進行收集、歸檔，但也有部分資料未在該標準中明確，這就要求項目檔案管理人員在開工前與專業人員溝通，將可能會產生或涉及的文件提前做出歸檔要求，不然會導致收集、歸檔的資料不完整。

4.4 歸檔文件缺乏系統性

在項目竣工階段，項目檔案管理人員要有針對性進行指導、培訓，對可以按文種組卷的資料逐一列出清單，對按單位工程組卷的資料要從開工到竣工進行詳細講解，這樣可以保證竣工檔案的完整性、系統性，也可以提高調閱效率。

4.5 設備資料收集不齊全

由于火電項目簽訂的設備涉及購配件，所以在資料收集上成為讓人比較頭痛的工作，設備資料收集不齊全會導致機組投入生產運行后的大小修或技改項目查閱資料帶來困擾，是一個巨大的盲區。本人給總結為“兩多一少”。來源多，設備資料的來源可歸納為隨箱資料、郵寄資料還有工代直接移交的等等；尺寸多，圖紙從小到大就可分為A5、A4、A3、A2、A1、A0，說明書、檢測報告、出廠證明等一般為A4，剩下的就數合格證最不標準，大小不一；數量少，設備本體的技術資料數量廠家都可以按照合同約定提供，配套設備的資料基本都是隨設備提供，數量一般為單臺設備一式一份，這樣在使用的時候就增加復印的工作量，除此之外設備資料還有可能浸油漬、浸水、霉變等。設備資料的收集不僅單憑資料人員的經驗，還應該有明確的依據，本人在收集設備資料時，是以合同中供貨范圍或清單所列設備進行資料的收集，這樣基本可以保證設備資料收集的齊全、完整。

5 管理中應注意的問題

工程總承包項目的檔案管理作為一個新的課題，還在不斷的摸索和實踐。雖然針對總承包項目加強了檔案管理的有效措施，我個人認為，還應注意以下幾點：

（1）完善項目檔案管理制度，建立符合實際、操作性較強的項目檔案工作管理體制。使工程檔案在整個建設全過程中都處在可控、在控狀態。

（2）嚴把合同簽訂關，要積極參與合同或協議的簽訂工作，把工程文件的積累、整理歸檔等工作納入合同或協議中，明確各自的職責，并與工程款項掛鉤。

（3）加強對施工單位的專兼職檔案人員業務指導和培訓，以提高他們的業務素質，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。

（4）統一規定檔案分類辦法、案卷格式、檔案裝具和檔案管理軟件，以保證項目檔案管理的一致性，實現檔案管理的標準化。

（5）定期學習項目檔案管理政策法規，統一思想、統一認識、統一做法，有效地控制檔案形成的質量，真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案。

6 結語

一份真實、完整的工程檔案是反映一個工程項目各項工作、功能的全過程，是一項可以利用的寶貴資源，而工程檔案的收集工作是一項基礎性的工作，必須扎扎實實地從一點一滴做起，有效地控制這項工作，從而更好地利用這項資源。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》中辦發[2014]15號