如何做好總承包項(xiàng)目檔案管理工作

亢曉瑞

摘 要：隨著工程建設(shè)總承包模式的推廣應(yīng)用，如何充分發(fā)揮總承包單位在項(xiàng)目檔案管理方面的組織協(xié)調(diào)、技術(shù)支撐、標(biāo)準(zhǔn)化管理等管理優(yōu)勢；如何讓海量的數(shù)據(jù)檔案充分展示整個(gè)工程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理及專業(yè)優(yōu)勢、工藝水平。通過統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一實(shí)施，確保項(xiàng)目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：總承包；檔案；管理；質(zhì)量

火電項(xiàng)目總承包檔案從收集、歸檔、整理、編目、匯總直至向業(yè)主移交，需要總承包商、設(shè)計(jì)方、施工方、設(shè)備供應(yīng)商、安裝和調(diào)單位試等參建單位共同來完成，它不僅需要各方密切配合，同時(shí)更需要參建各方進(jìn)行互動(dòng)交流。結(jié)合自身參加工程總承包項(xiàng)目檔案管理工作實(shí)踐，對項(xiàng)目檔案管理各階段控制要點(diǎn)進(jìn)行了簡要分析和總結(jié)，僅以個(gè)人項(xiàng)目檔案管理者的角度，談一下如何做好火電項(xiàng)目總承包檔案管理工作。

1 建立機(jī)構(gòu)、明確職責(zé)

為確保工程總承包項(xiàng)目檔案收集齊全、完整，堅(jiān)持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。根據(jù)DL/T241-2012《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》對項(xiàng)目檔案進(jìn)行通盤考慮和統(tǒng)籌規(guī)劃，建立覆蓋全項(xiàng)目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，設(shè)置檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組及工作小組，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，使檔案工作通過網(wǎng)絡(luò)機(jī)構(gòu)做到層層有人管、處處有人抓，職責(zé)分明、落實(shí)到位。

2 發(fā)揮效能、完善體制

《淮南子》里有一句話這樣說道：矩不正，不可為方；規(guī)不正，不可為圓。因此，加強(qiáng)和完善有關(guān)的制度建設(shè)，就成為做好項(xiàng)目檔案管理工作的根本保障。

（1）項(xiàng)目檔案管理工作人員必須具備最基本的管理專業(yè)知識(shí)和理論，熟悉自己所管理的檔案內(nèi)容；熟悉各部門分工和一般性業(yè)務(wù)知識(shí)；熟悉檔案來源信息，便于收集齊全、完整。

（2）制定全面、系統(tǒng)、操作性較強(qiáng)的檔案管理制度、細(xì)則，其內(nèi)容應(yīng)包括工程在各階段形成檔案的質(zhì)量、收集范圍、歸檔份數(shù)、移交時(shí)間等，既能防止各單位在建設(shè)過程不注重工程資料的收集，同時(shí)也保證了項(xiàng)目檔案的質(zhì)量。

（3）及早介入對項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并對相關(guān)人員進(jìn)行檔案工作交底及業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助各單位檔案人員學(xué)習(xí)和理解有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，掌握業(yè)務(wù)技能，不斷提高業(yè)務(wù)水平，將檔案管理工作落實(shí)到項(xiàng)目實(shí)施階段中。

3 學(xué)習(xí)引領(lǐng)、強(qiáng)化管理

（1）項(xiàng)目檔案整理工作前移。推行預(yù)立卷制度，在施工過程中即建立單位工程文件包，文件包中按施工工序進(jìn)行收集、排列開工報(bào)告、圖紙會(huì)檢、施工方案、驗(yàn)收記錄、簽證等支撐性文件，這樣可為竣工文件完整、準(zhǔn)確打下基礎(chǔ)，也為后續(xù)檔案整理節(jié)約時(shí)間。

（2）項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)。充分利用工程建設(shè)信息管理系統(tǒng)，自工程報(bào)審文件的形成到立卷歸檔，對整個(gè)過程進(jìn)行跟蹤及動(dòng)態(tài)管理，既體現(xiàn)了現(xiàn)代化管理水平，也提高了工作效率。

（3）定期召開項(xiàng)目檔案例會(huì)。按照工程總承包項(xiàng)目自身的特點(diǎn)和運(yùn)作規(guī)律，項(xiàng)目檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，定期召開例會(huì)對各部門和施工、調(diào)試、監(jiān)理等參建單位進(jìn)行有效溝通協(xié)調(diào)及監(jiān)督、指導(dǎo)，確保項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行。

（4）適時(shí)開展互檢及觀摩活動(dòng)。以互查互檢及觀摩的方式增強(qiáng)各參建單位檔案人員的互動(dòng)，從中取長補(bǔ)短，互相學(xué)習(xí)、溝通，并且對全項(xiàng)目樹立全員檔案意識(shí)，提高檔案管理質(zhì)量。

（5）優(yōu)化案卷裝訂方式。從竣工檔案得以方面利用的思維方式出發(fā)，更新以往案卷裝訂的觀念，采取項(xiàng)目檔案統(tǒng)一按件裝訂，不僅有利于項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中得以及時(shí)調(diào)卷，而且對日后檔案的查找、利用有很大益處。

4 難點(diǎn)控制、事前策劃

每個(gè)工程項(xiàng)目檔案都有不同的管理難點(diǎn)及盲區(qū)，這就要求項(xiàng)目檔案管理人員具備一定的管理經(jīng)驗(yàn)和事前控制的前瞻性。項(xiàng)目檔案管理人員應(yīng)及早進(jìn)入現(xiàn)場，查閱合同并熟知相關(guān)規(guī)定，同時(shí)，加強(qiáng)與建設(shè)單位建立溝通渠道，將相關(guān)的資料整理后，針對項(xiàng)目工程的實(shí)際情況制定相對應(yīng)的重點(diǎn)、難點(diǎn)攻克計(jì)劃。

4.1 目標(biāo)不明確

火電項(xiàng)目均有工程建設(shè)目標(biāo)，這就對達(dá)標(biāo)投產(chǎn)、創(chuàng)國家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)等所涉及的相關(guān)資料不同。所以，在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理前，必須查閱合同和相關(guān)工程目標(biāo)文件，了解工程建設(shè)目標(biāo)，針對工程建設(shè)目標(biāo)制定相關(guān)管理制度和細(xì)則， 保證后續(xù)工作過程中資料收集及時(shí)、完整。

4.2 執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

因各參建單位都是有經(jīng)驗(yàn)的廠家和承包商，均參與過不同企業(yè)的施工工作，各企業(yè)的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)等存在不同程度的差異，若沒有統(tǒng)一的管理制度和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，最終各單位同專業(yè)執(zhí)行的不一致的標(biāo)準(zhǔn)或不是現(xiàn)行最新標(biāo)準(zhǔn)，將會(huì)導(dǎo)致使用的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及產(chǎn)生的資料不準(zhǔn)確。

4.3 歸檔范圍未明確

火電項(xiàng)目文件歸檔是根據(jù)DL/T241-2012《火電建設(shè)項(xiàng)目文件收集及檔案整理規(guī)范》對項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、歸檔，但也有部分資料未在該標(biāo)準(zhǔn)中明確，這就要求項(xiàng)目檔案管理人員在開工前與專業(yè)人員溝通，將可能會(huì)產(chǎn)生或涉及的文件提前做出歸檔要求，不然會(huì)導(dǎo)致收集、歸檔的資料不完整。

4.4 歸檔文件缺乏系統(tǒng)性

在項(xiàng)目竣工階段，項(xiàng)目檔案管理人員要有針對性進(jìn)行指導(dǎo)、培訓(xùn)，對可以按文種組卷的資料逐一列出清單，對按單位工程組卷的資料要從開工到竣工進(jìn)行詳細(xì)講解，這樣可以保證竣工檔案的完整性、系統(tǒng)性，也可以提高調(diào)閱效率。

4.5 設(shè)備資料收集不齊全

由于火電項(xiàng)目簽訂的設(shè)備涉及購配件，所以在資料收集上成為讓人比較頭痛的工作，設(shè)備資料收集不齊全會(huì)導(dǎo)致機(jī)組投入生產(chǎn)運(yùn)行后的大小修或技改項(xiàng)目查閱資料帶來困擾，是一個(gè)巨大的盲區(qū)。本人給總結(jié)為“兩多一少”。來源多，設(shè)備資料的來源可歸納為隨箱資料、郵寄資料還有工代直接移交的等等；尺寸多，圖紙從小到大就可分為A5、A4、A3、A2、A1、A0，說明書、檢測報(bào)告、出廠證明等一般為A4，剩下的就數(shù)合格證最不標(biāo)準(zhǔn)，大小不一；數(shù)量少，設(shè)備本體的技術(shù)資料數(shù)量廠家都可以按照合同約定提供，配套設(shè)備的資料基本都是隨設(shè)備提供，數(shù)量一般為單臺(tái)設(shè)備一式一份，這樣在使用的時(shí)候就增加復(fù)印的工作量，除此之外設(shè)備資料還有可能浸油漬、浸水、霉變等。設(shè)備資料的收集不僅單憑資料人員的經(jīng)驗(yàn)，還應(yīng)該有明確的依據(jù)，本人在收集設(shè)備資料時(shí)，是以合同中供貨范圍或清單所列設(shè)備進(jìn)行資料的收集，這樣基本可以保證設(shè)備資料收集的齊全、完整。

5 管理中應(yīng)注意的問題

工程總承包項(xiàng)目的檔案管理作為一個(gè)新的課題，還在不斷的摸索和實(shí)踐。雖然針對總承包項(xiàng)目加強(qiáng)了檔案管理的有效措施，我個(gè)人認(rèn)為，還應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

（1）完善項(xiàng)目檔案管理制度，建立符合實(shí)際、操作性較強(qiáng)的項(xiàng)目檔案工作管理體制。使工程檔案在整個(gè)建設(shè)全過程中都處在可控、在控狀態(tài)。

（2）嚴(yán)把合同簽訂關(guān)，要積極參與合同或協(xié)議的簽訂工作，把工程文件的積累、整理歸檔等工作納入合同或協(xié)議中，明確各自的職責(zé)，并與工程款項(xiàng)掛鉤。

（3）加強(qiáng)對施工單位的專兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，以提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，確保檔案材料收集齊全、完整、準(zhǔn)確。

（4）統(tǒng)一規(guī)定檔案分類辦法、案卷格式、檔案裝具和檔案管理軟件，以保證項(xiàng)目檔案管理的一致性，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

（5）定期學(xué)習(xí)項(xiàng)目檔案管理政策法規(guī)，統(tǒng)一思想、統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、統(tǒng)一做法，有效地控制檔案形成的質(zhì)量，真正做到移交精品工程的同時(shí)移交精品檔案。

6 結(jié)語

一份真實(shí)、完整的工程檔案是反映一個(gè)工程項(xiàng)目各項(xiàng)工作、功能的全過程，是一項(xiàng)可以利用的寶貴資源，而工程檔案的收集工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，必須扎扎實(shí)實(shí)地從一點(diǎn)一滴做起，有效地控制這項(xiàng)工作，從而更好地利用這項(xiàng)資源。

參考文獻(xiàn)

[1]《中華人民共和國檔案法》

[2]《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中辦發(fā)[2014]15號