論如何才能做好檔案管理工作

徐素

摘要：所有檔案共同構(gòu)成企業(yè)的詳細(xì)記錄。伴隨著時間的推移，所有的檔案將成為記錄著企業(yè)發(fā)展的歷史足跡。在歷經(jīng)實踐的洗禮之后，有的檔案內(nèi)容便轉(zhuǎn)換為一種獨特的企業(yè)文化，為此，檔案工作對于企業(yè)文化的不斷形成及企業(yè)歷史的積累發(fā)揮著非常關(guān)鍵性的作用。接下來，本文針對如何才能做好檔案管理工作進(jìn)行相關(guān)論述，望能夠?qū)Υ蠹矣幸欢ǖ膮⒖純r值。

關(guān)鍵詞：檔案管理 管理措施

一、創(chuàng)建完善化的檔案管理機制，上級領(lǐng)導(dǎo)需加以特別重視

1.作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不但需要做好企業(yè)的日常生產(chǎn)及經(jīng)營和管理的過程當(dāng)中，做好各方面工作的協(xié)調(diào)，將檔案管理工作做好，同時需要將其融入到企業(yè)日常管理工作內(nèi)容當(dāng)中。

2.創(chuàng)建完善化的管理機制，將各方面責(zé)任明確到每個人的身上。

3.對檔案管理業(yè)務(wù)與各方面知識進(jìn)行不斷地學(xué)習(xí)，以促使相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)能力與專業(yè)水準(zhǔn)得到進(jìn)一步地提升，去掌握更多先進(jìn)的工作技術(shù)與管理經(jīng)驗，從而促使檔案管理各項工作逐漸完善化。

4.對企業(yè)各項工作進(jìn)行定期或者不定期的科學(xué)檢查，以促使檔案管理工作能夠更加系統(tǒng)化、規(guī)范化。

二、提高管理工作人員業(yè)務(wù)能力具體措施

1.加強檔案管理工作人員的保密政治修養(yǎng)。作為檔案管理工作人員，因地質(zhì)報告工作歸檔工作是一定要做好保密措施的，所以，我們要認(rèn)真地學(xué)習(xí)黨的方針政策，把握好自己的政治方向，做好檔案管理的保密工作，不斷加強組織紀(jì)律意識，嚴(yán)格遵循黨的章程，堅決避免有泄密的事情出現(xiàn)。與此同時，要對檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)性的專業(yè)培訓(xùn)，通過再教育促使大家有充分的保密意識與政治修養(yǎng)，以便于更好的做好檔案管理工作。

2.強化檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。對檔案管理工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育的過程當(dāng)中，不但需要強化他們的專業(yè)知識，同時需進(jìn)一步提升其在計算機技術(shù)方面的水平，注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)教育，這樣才能夠更好的滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的實際需求。其中，檔案管理工作者的基本素質(zhì)主要是由繼續(xù)教育水平所決定的，并且因其繼續(xù)教育水平的差異性會造成整體檔案管理水平的不同。從當(dāng)前的檔案事業(yè)發(fā)展現(xiàn)實狀況進(jìn)行分析，過去的檔案理論與管理經(jīng)驗得到了逐步完善，并且，檔案管理工作者要不斷地汲取全新的技術(shù)和豐富的專業(yè)知識，對新型載體檔案中遇到的問題進(jìn)行深入的探索與研究。

3.加強檔案管理工作人員的服務(wù)觀念。檔案管理工作人員在日常工作當(dāng)中，要有強烈的主動服務(wù)思想與樂于奉獻(xiàn)的精神，堅持基本工作準(zhǔn)則，同時具備不斷創(chuàng)新的意識，將以往的被動性工作轉(zhuǎn)化為主動性的服務(wù)，唯有如此，才能夠促使我們的工作效率得到大幅度的提升，樹立良好的企業(yè)社會形象。

三、做好檔案管理工作概述

1.檔案搜集。搜集檔案在外表看來似乎是一件十分簡單的事情，可是要想確保整個檔案的完整性與實用性，則需要本著認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，積極地進(jìn)行檔案相關(guān)知識的宣傳，以促使所有工作人員在檔案方面的搜集觀念得到顯著性的提升，輔助其他部門做好檔案管理工作，這樣才能夠使得我們的檔案鑒別水平得到進(jìn)步的提高。

2.實施規(guī)范化檔案搜集與科學(xué)管理。日常工作當(dāng)中，因工作的繁雜，所以形成的文件一般都是零散存在的，這種現(xiàn)狀下特別容易造成一些文件資料的丟失，這必然會增加檔案管理工作人員日常工作的難度，某種程度上影響到檔案管理工作水平。為此，各部門在檔案管理工作當(dāng)中，要將相關(guān)材料、圖片及各方面信息及時的做好整理與準(zhǔn)確歸檔，同時嚴(yán)格遵循相關(guān)規(guī)定促使其更加完善，待所有的檔案資料完整之后，再交由相關(guān)檔案管理工作人員將資料進(jìn)行整理，以便為檔案文件的年終歸檔做好預(yù)期準(zhǔn)備。

對于企業(yè)而言，檔案的作用就是被日常工作所采用的信息。現(xiàn)階段檔案資料數(shù)字化將促使檔案信息得到科學(xué)有效的運用，以此才能夠幫助大家能夠在最短時間內(nèi)查到自己所需要的檔案資料。我們要不斷加強檔案資料的前期處理，其中包含有輸入信息、數(shù)據(jù)的搜集與整理，在錄入檢索信息的過程當(dāng)中，要嚴(yán)格遵守既定的查閱規(guī)則。

在人類的社會實踐活動過程當(dāng)中，檔案信息是我們最為原始的記錄，記載著歷史的變化演變過程，所以，做好計算機當(dāng)中檔案信息的安全是非常關(guān)鍵的。在現(xiàn)代化信息網(wǎng)絡(luò)氛圍當(dāng)中，檔案資源數(shù)據(jù)庫一定要具備完善化的入侵性病毒監(jiān)控系統(tǒng)、擁護(hù)權(quán)限掌控、安全漏洞的相關(guān)檢查，等等。

防火墻配置是確保整個網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全的有效保障，用戶權(quán)限管理是針對用戶的相關(guān)身份進(jìn)行的具體驗證，作為檔案管理工作人員要努力提升自己的綜合素質(zhì)與專業(yè)素養(yǎng)，樹立科學(xué)的檔案工作者風(fēng)險觀念，加強保密意識，把握好現(xiàn)代化先進(jìn)的檔案管理知識，促使各方面知識結(jié)構(gòu)得以系統(tǒng)性優(yōu)化，防治在工作中有失誤的出現(xiàn)，以滿足目前檔案工作的現(xiàn)實需求，促使電子檔案管理工作在高效率的狀態(tài)下順利完成，更好地為企業(yè)做好信息服務(wù)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案接收規(guī)定。要想確保檔案資料的完整，檔案管理工作人員在接收各方面檔案的過程當(dāng)中要認(rèn)真地做好各方面檔案的登記，便于日后的借閱。

4.做好檔案資料的保管與存放。遵循相關(guān)規(guī)定做好檔案資料的裝訂與歸檔，確保檔案資料滿足規(guī)定要求。在存放檔案上要按照檔案的具體類別來進(jìn)行存放處理，確保檔案信息與存放地址的統(tǒng)一，便于以后檔案管理工作的順利開展。與此同時，針對做好檔案資料存檔的要進(jìn)行定期檢查，避免其出現(xiàn)不良的情況。針對不經(jīng)常使用的檔案資料要做好實時性維護(hù)，若察覺出其中存在的問題則要第一時間進(jìn)行相關(guān)補救處理。

四、結(jié)束語

做好檔案管理工作主要是為了企業(yè)提供相關(guān)階段的有價值的信息資料，這是實現(xiàn)檔案價值的關(guān)鍵。其中，檔案利用社會效益、經(jīng)濟(jì)效益的實現(xiàn)是檔案價值的最終展現(xiàn)。目前社會中，檔案管理工作要與時俱進(jìn)，作為檔案管理工作人員，要掌握先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與專業(yè)的業(yè)務(wù)技能，認(rèn)真落實十八大精神，認(rèn)真做好自己的工作，全面推動檔案管理工作向著更好的方向不斷發(fā)展，為做好檔案管理工作貢獻(xiàn)自己最大的力量。