淺談高等學校檔案管理工作

鄒晏秋　潘高峰

摘要：本文從增強檔案意識、打破傳統(tǒng)觀念、提高檔案管理者素質這幾個主要方面，闡述了加強高等學校檔案管理工作的重要性。

關鍵詞：檔案；管理；素質

高等學校檔案管理工作是高等學校管理工作中一項必不可少的重要工作。高等學校檔案是學校發(fā)展歷史的重要見證、是學校決策和管理的重要依據(jù)、是學校師生的重要信息資源。因此，加強高等學校檔案管理工作，提高檔案的利用效率，提高檔案管理者素質，才能為學校教育事業(yè)的發(fā)展打下堅實的基礎。

一、加大宣傳力度，增強法律意識

高校檔案管理工作要加強在全校范圍內的宣傳力度，讓廣大教職員工和學生了解檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作的產生的價值，認識檔案管理工作的作用，從每個人做起重視檔案管理工作，配合檔案管理工作。

組織相關人員深入學習《檔案法》，增強檔案管理的法律意識，依法建立健全高校檔案管理的各項規(guī)章制度，在開展高校檔案管理工作中有法可依、有章可循，依法保護檔案的安全和完整。

二、打破傳統(tǒng)觀念，加強高校檔案管理工作

1.高等學校檔案管理工作的特點

高校檔案管理工作的專業(yè)性。高校主要從事高等教育工作，為國家培養(yǎng)高級專門人才，在高校的教育工作、行政管理工作和各項活動中，會形成大量的圖文、音像資料，最終都需要通過檔案室的具體工作進行收集整理和保存，這就需要檔案管理發(fā)揮自身的專業(yè)特點，有針對性的突出教學檔案的管理工作，為教育一線做好歷史記錄和資料儲備工作。

高等學校檔案管理工作的綜合性。高校檔案管理包括文書類、教學類、科研類、出版類、基建類、財務類等等，在學校的科學研究、學科建設、國際學術交流、學生就業(yè)、學生考研讀博、校園基礎建設、設備管理等諸多工作中發(fā)揮著不可代替的作用，體現(xiàn)著檔案管理的全面性和綜合性。

高校檔案管理工作的系統(tǒng)性。高校檔案的資料形成于學校的各個部門，分支多、類型多、載體多樣，如傳統(tǒng)的紙質類、實物類，和現(xiàn)代的電子類、音像類，檔案的系統(tǒng)性體現(xiàn)在對這些類型的統(tǒng)一分類、逐一整理、有序排列，形成休系使檔案管理工作有條不紊、井然有序。

2.實現(xiàn)科學管理

高等學校的檔案管理工作需要進行規(guī)范化。檔案管理工作的規(guī)范化就是要依據(jù)國家教委辦公廳發(fā)布實施的《高等學校檔案工作規(guī)范》的標準，并結合本校的實際情況，進行科學的收集、編制、歸檔，使歸檔的每一本案卷都從內容和形式上嚴謹縝密，符合《規(guī)范》的要求，完成檔案管理工作的基礎工作。

高等學校的檔案管理工作逐漸進入科學化。高校檔案管理要利用現(xiàn)代化的手段，先進的科學技術進行管理。高校的檔案管理數(shù)量龐大，通過對檔案資料科學的分類和立卷，把相關的檔案材料配置在相應的各個查詢的環(huán)節(jié)上，做到分清主次、一目了然，使利用者可以在有效的時間內迅速的查閱相關的資料，即節(jié)省了利用者的寶貴時間和精力，又提高了學校檔案管理工作的效率。

3.提高利用效率

檔案的開發(fā)利用應堅持與時俱進，不斷創(chuàng)新，結合不斷發(fā)展變化的高等教育形勢和社會發(fā)展情勢，于固化的檔案資料中挖掘出可資借鑒利用的新信息，為高校自身發(fā)展服務，為國家、地方的物質文明、精神文明和社會文明服務。

傳統(tǒng)的高等學校檔案管理工作注重檔案的收集和保存工作，忽略了檔案的開發(fā)與利用，嚴重制約了檔案的發(fā)展。檔案管理者長期以來始終按著長年不變的分類規(guī)定進行收集、整理、裝訂、分類、立卷來完成保管的任務，沒有聯(lián)系本校實際，打破傳統(tǒng)方式，考慮如何進行分類保管才能更便于檢索，在查找過程中尋求更快捷的方式，在各個環(huán)節(jié)提高工作效率，增加靈活性開發(fā)檔案的利用范圍。

檔案的開發(fā)與利用不應獨立存在，要積極的為學校的人才培養(yǎng)、學科建設、科研開發(fā)等各方面提供主動性服務，檔案的開發(fā)與利用也需要緊跟時代步伐，不斷進行創(chuàng)新，順應不斷發(fā)展中的社會形勢，對檔案資料進行分析和歸納，為學校領導進行決策，教師進行教學活動，學生進修學習在第一時間內提供具有價值的資料，把檔案開發(fā)與利用工作做到極致。

4.為高校發(fā)展服務

“全心全意為人民服務”是高校檔案管理工作的服務宗旨。部分檔案的查詢者存在盲目性，對想查詢的檔案不了解，目的不清晰或不在檔案查詢的范圍，作為檔案管理人員首先要仔細詢問，查檔的目的，幫助其理清思路，盡最大能力配合查閱。如確定不在查檔范圍內，一定耐心做好解釋工作，讓來訪者滿意而歸。

高校檔案管理工作為教育教學提供服務。高校的教育教學工作面臨著深化改革和長遠發(fā)展，從課程設置、教學計劃、教學安排等，從高校重組到專業(yè)調整，無論改革之路走到哪一步都會形成檔案資料，并在這一過程中利用檔案信息積累總結經(jīng)驗，做好決策工作，避免走彎路，為教育教學鋪平道路。

高校檔案管理工作為科學研究提供服務。高等學校是進行科學研究，培養(yǎng)科技高尖端人才的重要場所。科研檔案的形成和管理，積累了學校的各項科學研究成果。對科研檔案的開發(fā)和利用可以直接作用于高校的科學研究工作，對高校的教學也具有輔助作用，并為企業(yè)的發(fā)展和國家的經(jīng)濟建設提供技術支持和有效依據(jù)，高校的檔案也隨之提升了本身的價值。

三、提高檔案管理者綜合素質

高校檔案管理是具有黨性、政治性、保密性的工作，這就要求檔案管理工作者要有堅定的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，忠于職守、愛崗敬業(yè)。要堅持學習馬列主義、毛澤東思想，了解黨和國家的重要方針政策，提高政治素養(yǎng)。要發(fā)自內心的熱愛高校檔案管理這項工作，嚴守檔案秘密，明確檔案工作應承擔的責任，遵守檔案工作職業(yè)道德，腳踏實地、任勞任怨、堅守崗位，做好本職工作。

高校檔案管理是一項專業(yè)性很強的工作，高校檔案管理工作涉及面廣、種類繁多、業(yè)務量大、專業(yè)性非常強，主動學習，拓寬知識面，是對檔案管理者素質最基本的要求。檔案管理者要掌握專業(yè)理論知識和文書寫作、歷史文獻編制等技能，使其在實際工作中靈活運用，加快熟悉檔案工作程序，增強鑒別能力，學會檔案的分類方法和各類檔案的管理方式，在不斷的學習中提高自身的業(yè)務水平翻。

為了順利的開展高校檔案管理工作，維護檔案管理工作的正常秩序，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中出現(xiàn)的錯誤，端正工作態(tài)度，加強服務意識，要隨時掌握黨和國家關于檔案管理的方針政策和各項法律法規(guī)，切實重視檔案管理工作的嚴肅性和合法性，使高校檔案管理工作沿著正確的軌道向前發(fā)展。