檔案信息保密問題的研究探討

摘 要：新形勢下，行政機構(gòu)改革進(jìn)入到深水區(qū)，各級政府正加強政府信息公開制度建設(shè)。而檔案信息保密機制是政府信息公開制度中的核心環(huán)節(jié)，是確保行政機構(gòu)依申請或主動公開的檔案信息不被非法利用的重要環(huán)節(jié)。同時，兩者又是一對矛盾的兩個方面，如何確保檔案信息依法依規(guī)得到公開的同時不泄露其中涉及國家秘密的內(nèi)容，是亟待需要解決的問題。正確處理好二者之間的關(guān)系，掌控公開和保密的力度，對于完善信息公開與檔案保密工作具有十分重要的指導(dǎo)意義和實踐意義。

關(guān)鍵詞：信息公開；檔案信息；保密

一、信息公開與檔案信息保密工作的關(guān)系

首先，檔案信息公開與檔案信息保密是辯證統(tǒng)一的關(guān)系，其不是對立、獨立的兩項工程，它們相互聯(lián)系、不可分割的有機整體。[1]從實質(zhì)角度來看，檔案信息公開是以實現(xiàn)政治民主，滿足人們對涉及自身利益的信息需求，促進(jìn)社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展為根本目的的。而檔案信息保密工作是以確保國家秘密不受到非法竊取與利用，保證國家安全為根本目的的。這二者都是我國社會環(huán)境變遷、經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生改變環(huán)境下為建設(shè)事業(yè)發(fā)展所必須的。

其次，民主政治要求給予公眾必要的知情權(quán)，但任何權(quán)利都是有條件、有邊界的，其不能濫用。體現(xiàn)在信息公開領(lǐng)域，也就是說公民申請信息公開時是有范圍界限的。而檔案信息保密工作開展的基礎(chǔ)往往是由于檔案信息涉及國家利益、公共群體利益。因此，檔案信息保密工作是無條件的，信息公開的前提是必須要保證國家秘密的安全。

最后，檔案信息公開與檔案信息保密是一對矛盾的兩個方面。在這一矛盾中。檔案信息公開處于相對的地位，而檔案信息保密處于絕對的地位。兩者處于相互依存的狀態(tài)，檔案信息保密工作需要檔案信息公開為其劃分界線，檔案信息公開需要檔案保密工作來保證信息安全。

綜上所述，政府在處理兩者之間關(guān)系時，應(yīng)把國家秘密安全放在首要位置，在其能夠得到保證的前提下，再考慮公民知情權(quán)的保障，明確掌控二者之間的界限。

二、新形勢下檔案信息保密工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）檔案保密工作不夠規(guī)范，保密程序存在漏洞

在檔案信息解密層面，由于解密行為的準(zhǔn)則并未精準(zhǔn)并未明確，工作人員在實踐解密程序中的主觀性較強，部分涉密檔案文件以及到了解密期限，而工作人員往往出于謹(jǐn)慎、保險的態(tài)度，不實行解密行為。而根據(jù)我國法律的規(guī)定，涉密檔案保密期限已滿就應(yīng)當(dāng)自行解密，如果需要延長，需要在原期限之前再次確定保密期限。但我國法律并沒有規(guī)定強制執(zhí)行解密程序，實踐中保密期已滿的檔案仍未進(jìn)行解密的情況大量存在。[2]在檔案信息定密層面，檔案定密工作人員抱著“寧多勿少”的心態(tài)，對檔案信息的涉密程度進(jìn)行高定、多定、錯定，檔案信息定密工作人為擴(kuò)大化。同時，實踐中缺乏相應(yīng)的檔案復(fù)核程序，定密之后檔案信息被擱置，不進(jìn)行后續(xù)的復(fù)核工作。以上兩個層面的問題，導(dǎo)致信息公開存在障礙，本應(yīng)解密公開的檔案信息沒有得到公開，本應(yīng)公開的檔案信息由于定密同樣沒有得到公開。

（二）工作隊伍建設(shè)方面較為薄弱

專業(yè)性強、技術(shù)性高的工作隊伍是保障檔案保密工作干好的前提。是檔案保密工作穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的保障。一方面，檔案保密工作其不僅需要工作人員具有高度警覺性，也需要其具有高度的技術(shù)性。實踐中存在的情形時，檔案管理工作人員對該檔案保密的信息沒有概念，不能準(zhǔn)確界定檔案信息公開與檔案保密，不能將保密工作進(jìn)行良好的落實。另一方面，檔案管理工作人員對最新的保密防范技能以及理論知識掌控不到位。隨著信息化技術(shù)運用到檔案管理領(lǐng)域做法的普及，其在提升檔案管理工作效率的同時，也帶來了諸如“黑客入侵”等安全隱患。因此，檔案工作管理人員進(jìn)行檔案安全管理時必須具備更高層次能計算機技術(shù)，實踐中檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)能力與科技的進(jìn)步不對接，導(dǎo)致檔案保密工作的防范措施與新形勢脫軌。[3]同時，雖然各級檔案管理部門都會定期舉行相應(yīng)的保密技能培訓(xùn)，不少部門還會開展相關(guān)的講座，但有些單位的人員流動性強，有的熟悉檔案管理工作的人員被安排到其他崗位，新進(jìn)的工作人員工作經(jīng)驗不豐富，單位整理的檔案管理能力沒有得到顯著的增強，這也是過失泄密這一現(xiàn)象存在的一大因素。

（三）檔案信息保密規(guī)章制度不健全

隨著民主法制建設(shè)的深入推進(jìn)以及科技的不斷發(fā)展，檔案保密工作的內(nèi)容與方式也產(chǎn)生了變化。檔案管理工作中涉密載體以及信息傳輸方式的變化使得泄密渠道增加，不健全的保密規(guī)章制度則加大了檔案信息泄密的可能性。具體到實踐中，主要存在以下問題：1.沒有完善檔案信息工作流程，缺乏相應(yīng)的管理規(guī)章制度2.崗位設(shè)計上也沒有落實責(zé)任主體，人員紀(jì)律觀念以及檔案安全管理意識淡薄。

三、信息公開背景下加強檔案信息保密工作的對策

（一）構(gòu)建信息公開下的檔案信息審查體系

首先，要建立健全檔案信息審查機制，明確檔案信息審查的程序和責(zé)任。單位必須建立起與工作實際相適應(yīng)，與工作內(nèi)容相適應(yīng)的檔案信息公開審查體系。具體而言：1.對于擬公開的信息，在對其進(jìn)行公開之前，按照單位以及相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行審查。工作人員審查時應(yīng)當(dāng)做到實質(zhì)審查，而不能僅僅是形式審查，未經(jīng)審查的信息不得進(jìn)行公開。2.審查流程和審查程序要規(guī)范化，各個流程的工作人員、負(fù)責(zé)人要做好各自環(huán)節(jié)的審查工作，層層負(fù)責(zé)。工作人員對于審查過程中發(fā)現(xiàn)的問題要報告相應(yīng)主管領(lǐng)導(dǎo)，確保檔案信息不涉及國家秘密。3.對于審查中無法確定是否涉及國家秘密的信息，暫時不予公開，待提交有關(guān)部門復(fù)核確定無誤之后再予以公開。4.健全追責(zé)制度，堅持“誰公開，誰責(zé)任”的原則，增強工作人員及主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任意識，落實保密審核責(zé)任制。

（二）完善定密、解密管理，明確定密、解密程序

檔案信息保密工作的源頭在于定密程序，檔案信息公開工作的源頭在于解密程序。只有做到“該定密的定密，該解密的解密”才能做好檔案信息的管理與保密工作。具體到實踐層面，建議采取以下措施：1.細(xì)化國家秘密的范圍。很多機關(guān)在何為國家秘密上進(jìn)行粗略的界定，導(dǎo)致對檔案信息保密事項范圍的掌控不夠準(zhǔn)確。因此必須結(jié)合自身單位的工作實際和行業(yè)特點，在國家法律法規(guī)的框架下對國家秘密的范圍進(jìn)行相應(yīng)的細(xì)化。2.加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)。單位要加強計算機技術(shù)、防火墻技術(shù)、防黑客入侵技術(shù)等方面的專題培訓(xùn)或者專題講座。在進(jìn)行培訓(xùn)時，要做到系統(tǒng)化、全面化的講解，提升工作人員的保密工作技能，讓他們能夠精準(zhǔn)把握計算機領(lǐng)域的檔案信息保密操作過程。

四、結(jié)語

隨著我國經(jīng)濟(jì)、政治的不斷進(jìn)步，我國成為世界上第二大經(jīng)濟(jì)實體。境外敵對勢力也繼續(xù)加快了對我國國家秘密竊取的步伐。在信息公開的大環(huán)境下，我國檔案保密工作的難度提升了一個臺階，這不僅是我國實現(xiàn)中國夢過程必須要跨越的高山，也是我國行政機構(gòu)改革進(jìn)入深水區(qū)必要要啃下的硬骨頭。雖然形勢是嚴(yán)峻的，但是開展檔案保密工作一定要具有擔(dān)當(dāng)精神、無所畏懼精神。因為其不僅涉及到國家安全，更關(guān)乎到我們每一個個體的自身利益。因此，在開展相關(guān)工作時，必須堅持擁護(hù)黨和國家安全的主線不動搖，做好檔案信息公開工作。如此才能建成一個廉潔、高效、遵法守法的新型政府。

參考文獻(xiàn)

[1] 李肖軍.檔案信息化安全體系建設(shè)研究[D].河北大學(xué)，2010.

[2] 肖詩浩.信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].硅谷，2011（12）：137.

[3] 王冬艷.淺析檔案數(shù)字化過程中的信息保密問題[J].黑龍江檔案，2012（2）：117

作者簡介

尚寶英，性別，女。籍貫山東濰坊人，民族漢族，學(xué)歷本科，畢業(yè)于山東師范大學(xué)，現(xiàn)有職稱，助理館員，研究方向：檔案管理。

（作者單位：高密市總工會）