行政單位加強檔案管理的措施

邱常宇

[摘 要] 檔案管理工作是行政單位的重要公務(wù)工作。檔案管理工作的強化，既可以促進(jìn)行政單位檔案管理水平的有效提升，也可以讓行政單位的社會管理能力得到強化。主要從行政單位檔案管理工作中存在的問題入手，對加強檔案管理的措施進(jìn)行了探究。

[關(guān) 鍵 詞] 行政單位；檔案管理；電子化建設(shè)；安全管理措施

[中圖分類號] G271 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2017）35-0250-01

檔案管理工作是事關(guān)行政單位重要事務(wù)信息記錄的重要工作。目前我國大多數(shù)行政單位均已經(jīng)構(gòu)建了較為成熟的檔案管理體系。在多種因素的制約下，檔案安全管理問題已經(jīng)成為事關(guān)檔案管理工作的重要問題。信息技術(shù)的應(yīng)用，也要求行政單位檔案管理部門借助電子化的檔案管理體系對檔案管理信息的實效性進(jìn)行提升。

一、行政單位檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏認(rèn)識

行政單位檔案在提升行政單位管理水平、推動社會發(fā)展的過程中發(fā)揮重要的作用。檔案安全意識的缺失，是行政單位工作人員對檔案管理工作缺乏認(rèn)識的表現(xiàn)。一些工作人員僅僅將檔案管理工作看作是文件、材料和報表等內(nèi)容的收集整理工作，因而對檔案管理工作缺乏重視。檔案資料缺失是行政機關(guān)在對檔案管理工作缺乏認(rèn)識的情況下所產(chǎn)生的問題，由此而引發(fā)的泄密問題會給行政機關(guān)日常工作的開展帶來一些不利影響。

（二）安全管理制度、檔案保管設(shè)施不完善

檔案安全管理制度的缺失，是一些行政單位在檔案管理工作中存在的突出問題。一些行政單位對檔案存儲制度、分類制度和保密制度缺乏嚴(yán)格規(guī)定。在未對檔案保障體系和檔案安全檢查機制進(jìn)行明確的情況下，檔案安全隱患會成為檔案管理工作的主要影響因素。

（三）檔案管理軟硬件條件相對有限

行政機關(guān)的檔案管理工作對檔案管理人員的管理技術(shù)和應(yīng)用于檔案管理的軟硬件設(shè)施有著較為嚴(yán)格的要求。檔案管理軟硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)，也難以讓檔案管理工作應(yīng)有的作用得到發(fā)揮。

二、行政單位加強檔案管理工作的有效措施

（一）增強行政單位檔案管理工作的認(rèn)識

為了對檔案管理措施進(jìn)行強化，行政單位領(lǐng)導(dǎo)人員首先需要對檔案管理工作在行政單位中的重要性進(jìn)行了解，對領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員的檔案管理宣傳力度加強，可以讓他們的檔案安全管理意識得到強化。檔案安全管理責(zé)任制的構(gòu)建，也可以讓行政單位的檔案管理意識得到提升。將檔案工作視為與業(yè)務(wù)工作和行政工作同等重要的工作內(nèi)容，也可以讓行政單位更好地履行自身職能。

（二）對檔案安全管理措施進(jìn)行強化

健全檔案管理機制，對檔案安全管理基礎(chǔ)工作和檔案資料保密工作進(jìn)行強化，是對檔案安全管理機制進(jìn)行強化的有效措施。在構(gòu)建獨立化的檔案管理部門以后，行政單位需要為檔案管理部門配備專業(yè)化的檔案管理人員。從人員和制度兩方面入手，對檔案安全管理保障體系進(jìn)行完善，可以為檔案業(yè)務(wù)的規(guī)范執(zhí)行提供保障。

為了在對檔案管理機制的規(guī)范性進(jìn)行強化的基礎(chǔ)上，提升檔案安全管理水平，行政單位需要從檔案材料的收集整理和檔案材料的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出過程等方面入手，對檔案管理工作中的基礎(chǔ)性工作進(jìn)行強化。在檔案管理設(shè)施的應(yīng)用過程中，行政單位需要遵循獨立化、規(guī)范化和安全化的原則。

針對檔案材料管理工作中的保密工作，行政單位需要指派專人負(fù)責(zé)檔案室的管理工作。檔案存儲場所不得允許無關(guān)人員隨意進(jìn)出。為了對檔案安全管理體系進(jìn)行強化，行政機關(guān)也需要在檔案存儲場所中應(yīng)用報警裝置和攝錄裝置。對于一些事關(guān)國家安全和國家機密的檔案資料，行政機關(guān)需要根據(jù)《檔案法》和《保密法》的規(guī)定，對檔案信息的保密級別和保密期限進(jìn)行明確，并要嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密級別調(diào)整制度。

（三）對檔案管理電子化建設(shè)進(jìn)行強化

電子化檔案管理體系的應(yīng)用，可以在降低檔案信息管理成本的基礎(chǔ)上，提升檔案管理工作的服務(wù)功效。制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新是推進(jìn)行政單位檔案管理電子化建設(shè)的有效措施。自上而下的電子檔案管理制度的構(gòu)建，可以讓電子檔案的制作工作得到規(guī)范。電子檔案與網(wǎng)絡(luò)辦公一體化系統(tǒng)的有效整合，可以為行政機關(guān)局域網(wǎng)內(nèi)的信息共享提供技術(shù)支持。對硬件設(shè)備和應(yīng)用程序的維護工作進(jìn)行強化，是促進(jìn)檔案管理電子化效率提升的有效方式。對電子化檔案管理工作所依賴的技術(shù)和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行有效保存，可以為新型管理技術(shù)的推廣提供幫助。在電子化檔案管理體系的建構(gòu)過程中，行政單位需要對高素質(zhì)檔案人才隊伍在檔案管理工作中的重要性充分尊重，進(jìn)而在培養(yǎng)高素質(zhì)復(fù)合型人才的過程中，對他們的事業(yè)性和奉獻(xiàn)精神進(jìn)行強化，對檔案管理專門人才的成長規(guī)律和流動規(guī)律進(jìn)行關(guān)注，可以讓行政單位借助最佳人才結(jié)構(gòu)開展檔案管理工作，因而在加強檔案管理的過程中，行政單位也需要對檔案管理人員的工作積極性進(jìn)行充分調(diào)動。

總之，行政單位檔案在提升行政單位管理水平、推動社會發(fā)展的過程中發(fā)揮重要的作用。增強對檔案工作的認(rèn)識、加強檔案安全管理措施和構(gòu)建電子化檔案管理體系，是促進(jìn)行政單位檔案管理科學(xué)發(fā)展的有效措施。

參考文獻(xiàn)：

[1]靳生平.如何做好行政單位檔案管理工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（5）：6.

[2]祝峰.行政事業(yè)單位會計檔案管理存在的問題分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2015（21）：264.