淺談企業人事檔案規范化管理的認識

佟鑫

[摘 要]隨著我國社會經濟的發展，對人才需求的增加，加強人事檔案的規范化管理應該成為目前人事檔案部門的首要任務。人事檔案部門應該緊跟我國現代化的發展進程，通過先進的管理手段、健全的管理機制，以及對管理人員的素質培養來全面提升人事檔案的質量，規范檔案管理中的各種行為，使人事檔案能夠真正滿足人力資源管理對人才信息的需求。

[關鍵詞]人事檔案；規范化管理；建議

人事檔案是了解人才信息資料的重要渠道，其中包括了每個人的成長經歷、學歷情況、工作表現等人生中所有的重要事項，對用人單位選擇所用人才具有十分重要的意義。因此，對人事檔案做好規范化管理非常必要。隨著我國社會發展，人事檔案的管理也應該進行一定的改進，使其滿足經濟發展的需要，但是我國檔案管理中卻存在了較多的問題。本文根據筆者多年的研究經驗，針對企業的人事檔案規范化管理進行詳細的闡述。

一、目前我國企業人事檔案管理中存在的問題

（―）企業忽視了人事檔案管理的重要性

目前，人事檔案管理工作被輕視的現象在眾多的企業中普遍的存在，很大一部分的單位領導認為人事檔案管理工作只是附屬性質的工作，而不是單位主要工作任務，只要保證人事檔案安全的儲存于檔案中心，不會被竊取和盜用，必要時可以査閱到所需信息就可以。同時，進行人事檔案管理的工作人員對檔案管理工作也沒有給予高度的重視，他們只是做一些收集、整理、裝訂、保管等最為基礎的工作，沒有真正認識到檔案管理的意義所在，從而導致目前企業的人事檔案質量嚴重不達標。

（二）人事檔案管理的管理思想、管理手段落后

隨著現代化的發展，人事檔案管理的理念和手段都有了較大的改進，但是，在我國企業的實際人事檔案管理工作中所采用的管理思想和管理模式卻仍然較為傳統，不符合現代化的要求。首先，從管理方法上看，許多企業還在運用手工操作的模式，使得工作量較大的同時，出錯率也較髙，盡管有一部分的單位使用了計算機管理，其進行的也只是簡單的目錄管理，對實際的效率提升并無大用。其次，從檔案內容上看，所收集的信息依舊是傳統陳舊的那一些，例如個人簡介、家庭情況、社會關系等，而現代社會所重視的信用狀況、道德水平、所學技能等內容卻毫無涉及，從而根本無法全面判斷一個人的綜合素質。

（三）人事檔案部門的人員專業素質較低

由于現代社會的不斷進步，相應的，對人事檔案管理工作人員的專業素質水平也應該提出更高的要求，以滿足社會發展的需求。但是，企業的人事檔案部門中，兼職人員占據很大比例，甚至還有一些是退休人員，他們不熟悉進行人事檔案管理的科學手段，對檔案管理也沒有全面、專業的認知，因此，很難做好人事檔案的管理工作，不能保證檔案的質量，同時也阻礙了人事檔案規范化管理的進程。

（四）人事檔案管理的管理體制不完善

人事檔案管理不僅僅是一項簡單的歸納整理工作，而是具有很多流程的系統性工作，因而需要有完善的人事檔案管理制度做支撐。然而，在我國大多的企業中，并沒有建立健全的人事檔案管理體制，即使一些建立的制度中也存在了較多的漏洞。正是由于制度的缺失，使得人事檔案管理工作較為混亂，工作人員也相對比較散漫，不注重檔案信息的有效性和完整性，類似于收集不及時、記錄不準確、保管不科學等不利于檔案管理的行為十分普遍。

二、關于加強我國企業人事檔案規范化管理的建議

（一）更新人事檔案管理的理念，引入先進的管理手段

為促進企業人事檔案的規范化管理，我們應該積極地去學習先進的檔案管理理念，對其有一個全面的認知，給予高度的重視，并將一些現代化的管理手段應用到實際工作中，豐富和規范檔案內容，根據現代社會的需求去收集人事信息，按照相關規定的要求進行分類整理，保證檔案的真實性、準確性。

（二）建立健全的人事檔案管理體制

由于檔案管理包含了較多的工作流程，他們大多會分由不同的人員進行，因而通過完善的管理體制對人員行為、工作內容進行規范十分重要。在管理體制中，應該包括以下幾項基本內容：人事檔案管理流程的詳細規定，人員行為規范，明確的獎懲機制，工作考核制度以及工作人員選聘機制等。

（三）加強對人事檔案管理工作人員的素質培養

工作人員的專業素質直接決定了人事檔案管理的工作質量， 要進行人事檔案規范化管理，必須提升檔案管理人員的素質水平，具體可以通過嚴格的招聘機制來選拔合格的工作人員，并舉行定期的人員培訓，使其了解最先進的檔案管理手段，熟悉檔案管理技能，掌握科學的檔案管理知識。

（四）注重人事檔案的實際利用功能

檔案的建立就是為了査詢利用，如果僅僅是保存，檔案就失去了存在的意義。如果能夠真正重視對人事檔案的使用，提高檔案使用率，那么就能夠很自然的進一步重視對檔案的規范化管理，加大對檔案管理工作的實施力度。

企業中，人事檔案部門是為人力資源管理提供所有相關人事資料以及信息的主要途徑，并且伴隨著我國經濟社會的飛速發展，企業的人事制度也進行有效的改革，對真正人才的需求日益加劇，因而，人事檔案管理部門必須要加強對檔案的規范化管理，提高人事檔案的質量，真正為企業選聘合格的人才提供有利的依據，進而推動企業的發展，滿足社會經濟發展的需求。

參考文獻：

[1]辛保忠.企業人事檔案規范化管理.人力資源管理.2013.04.

[2]謝郁航.淺議加強企業人事檔案的規范化管理城市建設理論研究（電子版）.2013，2.

（編輯/劉佳）