論如何做好網絡信息時代的檔案管理工作

邱冉冉

摘要：伴隨著今年里網絡信息技術的迅猛發展，各行各業都逐步開始進行信息化改造，力求以網絡信息技術的輔助來實現進一步的突破。當然，檔案管理工作也不例外，如何借助網絡信息技術來實現檔案管理工作的革新儼然已經成為了現目前廣大檔案管理工作人員共同面臨的重大課題之一。本文以信息時代檔案管理工作的特點為基礎，對如何做好網絡信息時代的檔案管理工作這一課題進行了系統分析與探討，并提出了一定的見解。

關鍵詞：網絡信息；檔案管理；創新

正是網絡信息技術的快速發展才促成了現如今網絡信息時代的到來，也正是在這樣一個時代下，各類信息技術、大數據技術越來越受到人們的追捧，其應用范圍越來越廣，可以說已經實現了在各行各業的完全普及[1]。與此同時，隨著近年來信息量的逐步增大，傳統的信息資源存儲方式逐漸也被網絡存儲方式所取代，也正因為網絡信息時代所帶來的這些巨大變化，要想進一步提升檔案管理工作的效率與質量，就必須緊跟時代發展步伐，個性工作理念、創新管理模式，只有這樣才能讓公眾對檔案資源的需求得到最大化滿足。

一、信息時代檔案管理的特點

隨著現代信息化程度的提升，檔案管理也更加進步，能切實達到企業內部作業的具體要求，和以往的檔案管理做對比，突顯以下的特征：一是，各企業在進行信息化的檔案管理時，所遵循的相關制度、以及法規基本一致，給出這些相關制度、以及法規的部門都是有著某種專項權力的；二是，信息化主要體現于電子檔案上，也就是說，檔案已從以往的實體形式變成了虛擬形式，且能經由現代網絡實現深度的共享，讓檔案管理更為便捷、提升了資源利用率，并極大的促進了企業信息化的進一步深入；三是，許多信息化手段都被應用在檔案管理之中，在這些信息化手段的影響下，加快了檔案管理朝向自動化邁進的步伐，徹底改變了以往采取的模式[2]。

二、做好網絡信息時代的檔案管理工作的策略

（一）轉變傳統觀念，提高檔案管理意識

現階段，革新進步已經成為主流趨勢，不但融入到了諸多的不同行業中，而且還融入到了各項具體的操作之中。特別在信息化程度較高的今天，在檔案管理方面更需樹立新的理念，持續增強信息化的意識，改變以往的思維模式，不斷革新以往采取的落后手段，以達到當今信息化飛速進步的要求。相關的職能部門，須通過多種不同的途徑，盡力做好這方面信息化的業務培訓，以增強檔案管理者的實際業務能力，從而使檔案具有的內在價值有更充分的體現。另外，在實施該項管理的過程中，應找準其中的主要環節，圍繞主要環節來積極的做好其它服務，從而是整體服務狀況得到明顯的改善。

（二）做好信息安全工作，有效規避資源安全風險

信息的安全始終被看作是檔案管理的關鍵。網絡的大量普及，雖然使得檔案信息變得更加數字化，顯著加快了檔案管理的實際服務速度。但是也應看到，因國內現階段有不少的從業者在相關技能各方面存在不足之處，并沒有做到熟練的運用新信息技能，這讓現今的檔案管理在其數字化當中會具有一定的潛在風險，大致反映在下列數個層面：一是，因在系統防護上存在缺陷，會使數字化的檔案在其后臺遭受到惡意的侵入，且內容會被隨意的破壞；二是，當前網絡中一些黑客頻繁的活動，亦對這檔案的使用安全產生不利的干擾；三是，相關的部分從業者，由于其業務能力較差，加之不注重防范網絡安全，就易于導致某些數字化的載體被損壞、甚至丟失等[3]。這就需要有關部門采取適合的改進措施：比如，盡量多為檔案管理人者提供參加安全學習的機會，使其認識到網絡安全的必要性；平時勤于維護網絡，及時安裝新的病毒防范軟件；對檔案信息資源切實做好備份，以防資源的丟失。

（三）創新手段，加快檔案信息化建設

檔案信息化對于扭轉檔案管理狀況具有極大的作用，尤其能使檔案資料得到更充分的利用，往往被看作是處理檔案管理難題的有效工具。檔案管理若是不注重信息化建設，將會嚴重阻滯企業前進的步伐。

1、積極推行常用檔案的數字化。采取以往模式來對檔案進行管理及利用，不但耗費的時間多，而且效果不明顯，甚至可會對生產有不利影響。為從根本上消除這種現象，需要積極對常用檔案做好數字化處理，創設專門的數據庫，這樣，可取得明顯的效果，確保生產的順利實施。

2、應用適合的檔案信息平臺?，F今，在新的資料存檔的同時，需對資料做數字化的掃描。由于數字化程度的提升，為了能使操作更便捷、更迅速，企業要引進信息化的辦公平臺，把企業的眾多電子檔案全部匯入該平臺里面，所有員工均可操作該平臺，這樣，就使檔案的利用率大幅提升。

3、充分利用數據庫。要全面顯現檔案管理信息平臺的用途，使之和專門的數據庫進行鏈接，讓二者之間的信息傳送保持順暢。并且將員工的個人檔案資料、以及一些設備介紹書的資料等全部傳送至數據庫，企業中所有職員都可根據相關的流程、及使用權限和程序，方便的使用該系統，及時的查找所需的檔案，極大的縮短了員工用于查找檔案的時間，提升了的效率。

（四）建立檔案管理制度，保障檔案資料的完整性

我們都知道，在整個檔案管理工作中，相關檔案資料的搜集工作無疑是必不可少的環節。那么針對具體的檔案搜集工作，也必須構建相對應的科學管理制度，以此來讓確保信息資源收集的完整性。除此之外，針對具體的檔案管理工作人員來說，還應該進一步加強與各部門之間的溝通與交流，以此來有效避免遺漏現象的出現。并且，還應該通過多種渠道來不斷增強其他部門人員的檔案管理意識，讓其能夠積極主動的配合檔案管理人員的資源搜集工作，確保檔案管理工作的有序展開。

三、結語

總之，網絡信息時代下檔案管理工作的革新無疑是一項具有較強復雜性的長期工程。要將檔案管理工作良好的綜合效用充分體現出來，就必須將網絡信息帶來的優勢充分引入進來，不斷創新工作理念、工作方式及管理模式，只有這樣才能真正意義上實現對檔案管理人員工作水平的全面提升，從而將檔案工作的社會價值最大化呈現出來。

參考文獻：

[1]周秀清.網絡信息時代檔案管理的方法初探——以高校教學檔案管理為例[J].內蒙古科技與經濟，2015（17）：160-161.

[2]林菁.網絡信息化環境下加強圖書資料管理初探[J].卷宗，2016，6（8）：47.

[3]葛婷，蔣衛榮.基于“大檔案觀”理念的網絡信息資源檔案化保存[J].中國檔案，2016（2）：64-65.endprint