檔案管理在公路工程資質(zhì)評審中的應(yīng)用

陳錦清

福建省交通建設(shè)工程試驗檢測有限公司（350008）

檔案管理在公路工程資質(zhì)評審中的應(yīng)用

陳錦清

福建省交通建設(shè)工程試驗檢測有限公司（350008）

公路工程檔案具有極其重要的記錄作用，施工單位必須認真做好管理工作，記錄發(fā)展的歷程，保存單位的資料，傳承單位的文化與經(jīng)驗。因此，檔案管理絕不能出亂、出錯。施工單位可以以檔案管理在公路工程資質(zhì)評審中的作用作為切入點，提高評審效率，加強檔案管理的職能作用，保證評審通過。

交通檔案；公路工程資質(zhì)評審；評審效率

1 檔案記錄歷史，作用難以替代

1.1 檔案的記錄作用

檔案作為一種嚴謹?shù)挠涗浌ぞ?代表著歷史，代表著過去。它像一面鏡子，客觀且全面地反映著公路施工的每一個細節(jié)。公路工程檔案是我國檔案事業(yè)的重要組成部分,認真做好檔案管理工作，可以保存工作過程中的寶貴資料。

公路工程工資質(zhì)評審對檔案管理工作的要求十分嚴格。目前凡列入國家和地方公路建設(shè)計劃的公路建設(shè)工程，均實行公路工程施工招標，利用外資建設(shè)的公路項目還需要通過國際招標。目前，公路工程施工招標實行的是資格預(yù)審制度，招標單位必須對投標的施工單位施工能力進行審查。資質(zhì)審查的內(nèi)容涵蓋極廣，不僅要考察施工單位的資質(zhì)等級證書、固定資產(chǎn)、人員構(gòu)成、設(shè)備水平，更要考察其近幾年完成高等級公路施工任務(wù)的工程質(zhì)量以及曾經(jīng)承建的代表性工程。

每次的資質(zhì)評審中，專家檢查的資料都需要我們從檔案中找到相關(guān)信息，因為所有資料都是記錄在檔案里的。檔案記錄是每個工程的真實寫照，因此，檔案管理工作意義重大。

1.2 檔案工作是基礎(chǔ)

檔案記錄的各項信息，是日后開展相關(guān)工作必不可少的珍貴資料。各職能部門在日常工作中經(jīng)常會需要調(diào)取檔案、查閱檔案。如果檔案管理出現(xiàn)混亂，必將出現(xiàn)大范圍的工作癱瘓。公路工程檔案所記錄的信息，對工程建成投產(chǎn)之后的管理、運行、養(yǎng)護、維修、改建、擴建等技術(shù)工作的決策與設(shè)計起著重要的憑證和依據(jù)作用。一旦檔案記錄的信息有誤、缺失，相關(guān)工作會失去頭緒，相關(guān)決策會有所偏差。

1.3 檔案的傳承作用

檔案既可以記錄數(shù)據(jù)、記錄事件，更可以記錄文化、記錄精神。企業(yè)精神是企業(yè)在艱苦奮斗的發(fā)展歷程中漸漸形成的，具有巨大的無形價值，是企業(yè)軟實力的集中體現(xiàn)。當今競爭愈發(fā)激烈，企業(yè)不光要拼技術(shù)，更要拼文化、拼情懷，一家企業(yè)如果能有積極向上、團結(jié)一心的企業(yè)精神，必然能在發(fā)展過程中披荊斬棘。

2 資料應(yīng)易搜易查，提高評審效率

2.1 檔案應(yīng)妥善保管

公路工程資質(zhì)評審需要大量的檔案資料，檔案資料如果保管不當，必然影響查閱效率。一旦材料提供不及時、不準確，就很有可能延誤評審時機，留下難以彌補的遺憾。

有些施工單位的檔案室已經(jīng)使用了十幾年、甚至幾十年，往往不能滿足檔案管理“十防”的要求。有些施工單位的檔案室空間狹小，隨著檔案信息的不斷增多，已經(jīng)不能整齊、有序地擺放。有些施工單位直接將檔案堆在角落，任由檔案積塵、破損。有些施工單位雖然設(shè)立了符合高標準的檔案室，卻在其中堆放雜物，導致檔案存放十分不安全。保管條件的落后勢必增大檔案損毀及遺失的風險，是檔案管理中的重大隱患。

2.2 檔案需有序排放

若想提高公路工程資質(zhì)評審中調(diào)取、查閱檔案的效率，就應(yīng)注重檔案的有序排放。科學、整齊的檔案排放可以快速、準確地調(diào)取評審過程中需要的一切資料。資質(zhì)評審一般都在兩天內(nèi)完成，這就要求施工單位平日里就要分類整理好評審相關(guān)的資料，如按儀器設(shè)備、標準規(guī)范、體系運行文件以及報告等類別進行歸檔。這對提高評審效率和評審通過的成功率都有著重要意義。

隨著社會發(fā)展，需要檔案記錄的信息越來越龐雜。近年來，自動化辦公技術(shù)越來越普及,但一些施工單位缺乏與時俱進的意識，仍然采用最原始的檔案管理手段。純?nèi)斯す芾肀厝粚е聶n案分類不明確、查閱費時間。有些施工單位檔案存放順序不統(tǒng)一，有的檔案員按拼音排放，有的檔案員按筆劃排放，有的檔案員查閱完檔案不放回原處，導致檔案管理十分混亂，最終影響了資質(zhì)評審工作的進展。

2.3 檔案信息化管理

21世紀是互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代。提升未來公路工程資質(zhì)評審中的檔案管理效率，必須推進信息化檔案管理，從而使檔案管理效率邁上一個大臺階。

通過推進信息化管理，各部門可將準備存檔的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，檔案管理人員可直接對電子檔進行核對與統(tǒng)計。檔案部門也可以將單位內(nèi)允許公開的檔案整理成電子版上傳到單位內(nèi)部局域網(wǎng)內(nèi)，各部門需要查閱時只需在自己的計算機上打開局域網(wǎng)，輸入關(guān)鍵字，就可以找到自己所需的檔案文件。這樣在評審的有限時間內(nèi)，可以便捷地為專家提供所需的資料，保證評審的順利完成。

3 加強檔案管理職能作用，確保評審通過

3.1 檔案的證明作用

公路工程資質(zhì)評審不僅需要審核大量的資料，還要考察相關(guān)資料的真實性。檔案作為記錄客觀事實的載體，能夠為各類信息資料提供有效的證明。這就要求單位應(yīng)盡早完善檔案管理制度，確保每份檔案資料簽字齊全。檔案管理追求統(tǒng)一、規(guī)范、科學，施工單位應(yīng)明確檔案管理的目標，嚴格按照我國相關(guān)法律的規(guī)定以及自身實際，制定出全面、具體、可行性強、有針對性的檔案管理制度，從而檔案管理有章可循、有法可依。

3.2 檔案的追溯作用

公路施工資質(zhì)評審不會一帆風順，一旦發(fā)現(xiàn)某些材料有問題、有紕漏，施工單位需要在短時間內(nèi)追根溯源，進行有效的信息補充。當情況緊急、時間緊迫時，檔案可以有效地指明追溯方向。通過調(diào)取、查閱檔案，可以清楚地發(fā)現(xiàn)問題的根源，從而高效、快速地解決問題。

為了確保檔案的追溯作用，需要檔案管理人員有較強的業(yè)務(wù)能力、豐富的管理經(jīng)驗以及較高的道德水平。然而有些施工單位不重視檔案管理人員的選拔任用。有些施工單位不設(shè)立專門的檔案管理部門或?qū)Ｂ毴藛T，而是讓辦公室等職能部門代管檔案，代管部門自然也不會重視這份“兼職”，于是檔案管理基本處于擱淺或半擱淺狀態(tài)。有些施工單位雖然設(shè)置了專職檔案員，但卻在檔案員身上設(shè)置了許多其他職能，致使檔案員疲于應(yīng)對各類日常事務(wù)，無法將主要精力投入到檔案管理工作中。有些施工單位將檔案管理工作崗位作為臨時安插人員的中轉(zhuǎn)站，導致檔案員頻繁更換。有些施工單位喜歡搞一次大型檔案整理工作，就再也不注重后續(xù)管理，致使檔案員習慣了無事可做，檔案管理真正出現(xiàn)問題時也不知如何應(yīng)對。

3.3 管理層應(yīng)當重視

檔案工作看似簡單，又枯燥無聊，導致有些施工單位對檔案管理不夠重視。檔案管理往往是隱形的、潛移默化的，這更加導致許多施工單位低估了檔案管理的作用。有些施工單位檔案管理的人、財、物投入明顯短缺，使得管理進展十分困難。當在資質(zhì)評審過程中需要查閱、調(diào)取檔案時，有些施工單位對檔案管理的監(jiān)管措施不完善的弊端就暴露了出來。有些施工單位未將檔案納入考評范圍，這就更加導致檔案員將主要精力投入到檔案管理以外的工作中去。

檔案管理不是某個人、某個部門的事情，而是關(guān)乎整個施工單位的事情。施工單位領(lǐng)導應(yīng)帶頭重視檔案管理，設(shè)立專門的檔案管理部門，確定單位檔案管理的主要負責人。單位應(yīng)設(shè)置檔案管理專職人員，人員一旦確定，不應(yīng)頻繁更換。檔案管理應(yīng)作為各部門考核的主要內(nèi)容，對于檔案管理工作中表現(xiàn)突出的人員要予以獎勵。確保施工單位檔案管理的正常運作，確保評審工作的順利通過。

4 結(jié)語

從檔案在公路工程資質(zhì)評審中的重要作用可以看出，檔案管理意義重大。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，市場競爭越來越激烈，檔案管理還會迎來更多的挑戰(zhàn)，而企業(yè)若想走得更遠、飛得更高，就必須重視檔案管理，不斷完善檔案管理制度，培養(yǎng)檔案管理人才。