做好不動產登記檔案信息資源利用的思考

文/黃蔚

做好不動產登記檔案信息資源利用的思考

文/黃蔚

不動產登記檔案作為房地產交易登記過程中形成的重要憑證，其社會影響力正在不斷被社會所認識，特別是近年來國家加大房地產市場調控力度，各種相關政策密集出臺，有些舉措都是首次使用，對房地產市場的走向和需求產生了很大影響，也給不動產登記檔案的收集、整理、利用產生影響。

一、不動產登記的意義

不動產統一登記制度是不動產物權的確認和保護制度，是完善社會主義市場經濟體制、建設現代市場體系的必然要求，也是貫徹落實十八屆三中全會提出的“完善產權保護制度”、“賦予農民更多財產權”、“健全自然資源資產制度”的一項基礎性工作，這對于保護不動產權利人的合法財產權，提高政府治理效率和水平，方便企業和群眾，尤其是對進一步健全歸屬清晰、責權明確、保護嚴格、流轉順暢的現代產權制度，夯實社會主義市場經濟基礎具有重要意義。第一，有利于保護不動產權利人合法財產權。市場經濟本質就是產權經濟，不動產統一登記制度就是不動產物權的確認和保護制度，通過不動產統一登記，可避免產權的交叉或沖突，保證各類不動產物權的歸屬和內容得到最為全面、統一、準確的明晰和確認，以不動產登記較強的公示力和公信力為基礎，有效保護權利人合法的不動產財產權。第二，有利于保障不動產交易安全。通過不動產統一登記，可促進不動產登記信息更加完備、準確、可靠，根據準確有效的信息來進行不動產交易，保障交易安全，為建立健全社會征信體系創造條件。第三，有利于提高政府治理效率和水平。通過不動產統一登記，可最大限度地整合資源，減少政府行政成本，進一步厘清政府與市場的關系，完善政府運行機制，發揮市場的積極作用。通過整合登記職能、減少辦證環節、采取“一站式”服務等措施，節省登記費用，更好地方便企業、群眾申請和辦理不動產登記。

二、不動產登記中房地產交易登記的性質

房地產交易是房地產交易主體之間以房地產這種特殊商品作為交易對象所從事的市場交易活動，是一種極具專業性的交易。按交易形式的不同，可分為房地產轉讓、房地產抵押、房地產租賃。

房地產登記，是指經申請人申請，由房地產登記機構將申請人的房地產權利和其他應當記載的事項在房地產登記簿予以記載的行為，是將房地產權利現狀、權利變動情況以及其他相關事項記載在房地產登記簿上予以公示的行為，是一種不動產物權的公示方式。登記管理的實施流程為：提交申請、審核、制證、發證、歸檔、利用。

三、徐匯區不動產登記檔案利用的情況

目前，徐匯區擁有不動產登記檔案80余萬卷，每個月查閱量在800人次左右，查詢檔案數量1000卷左右，而正常情況下每月的接收檔案數是3000卷左右，每月的查閱量與接收量之比約為1:3，房屋土地產權檔案信息資源利用的主要形式如下。

1．土地房屋的社會屬性不斷被重視，房屋產權越來越成為人們重視的個人重要資產。隨著土地房屋價值的重要性越來越被重視，房屋為個人所有的比例越來越大，人們對于房屋產權的維護意識不斷增加，圍繞房屋的經濟活動和社會活動越來越頻繁，房屋的居住價值與經濟社會價值同步發展，人們需要了解更多的房屋產權信息。

2．國家宏觀調控政策及相關稅收政策促使房屋擁有者對于房屋資產實施新一輪優化組合。許多人將手中多套房產置換成更為合理的房產持有狀態。另外，80后逐漸成為社會的中堅力量，而且逐步成為家庭的棟梁，鑒于獨生子女家庭所涉及的父母照顧及子女教育等情況，改善型住房置換的需求推動了市場交易數量的增長。

3．經濟領域企業重組、社會管理、文化發展等，都會涉及房屋土地資產的再配置及相關資產評估，隨著房屋土地的利用屬性不斷被重視，相關的需求促使查閱這一類資源信息的人越來越多。

4．國家城市綜合管理的不斷深入和規范，需要更多的大數據信息資源。

5．中國法制環境改善，老百姓維權意識不斷增強，打官司已經成為老百姓日常生活中越來越普遍的事情，過去有事找政府的意識逐漸向尋找法律支持的方向轉變。

6．移民、海外留學興起，國外相關部門需要申請者說明大額資產的來源情況，交易登記方面的相關材料成為重要的證明依據。

7．公檢法維護社會穩定需要了解更多的信息。

不動產登記檔案信息資源查詢呈現三個方面的擴張。一是查詢數量增加，隨著新建房屋數量增加,存量房屋交易的不斷易手，房屋權屬信息資源的查詢數量增加在意料之中；二是接待服務對象范圍擴大，國家改革開放后實施房屋產權確認，一段時間后，一些老房子的業主年老、病故等出現辦理遺產繼承、析產等情況，另外境外人士也在不斷出售以前購置的房產，需要調取老材料的人越來越多，老弱病殘幼、外籍人士等都會經常光顧查閱窗口；三是查詢的目的增多，過去只涉及房產交易及公證、訴訟等，現在還涉及稅收、限購、移民、申請廉租經適房、拆遷、優秀保護建筑修繕保護、政務信息公開服務、資產重組、物業糾紛、拆違、群租整治、腐敗查處等。

四、新形勢下，做好不動產登記檔案信息資源管理與利用的建議與措施

當今社會，已將信息資源與材料和能源等重要資源列為戰略資源，在國家經濟和社會發展中發揮著日益重要的作用，在各類信息資源中，檔案作為人類社會的記憶工具和知識結晶，以其所承載信息的原始性、真實性等特殊性質而占據獨特的地位，是信息資源的重要組成部分。運用好檔案信息資源，是提高國家、城市綜合競爭力的必由之路。

1．強調不動產登記資料歸檔及時化。檔案資料是否完整、準確、系統，直接影響到檔案信息資源的開發利用。檔案資料的準確搜集是檔案信息資源利用的基礎。及時歸檔可以保證原始憑證的安全性。如果不及時歸檔，一則會在流轉過程中出現材料丟失的風險。二則會影響檔案的利用，增加查閱人員的工作量。三則會影響有些密級的原始材料的保密。因此，保證檔案管理的基礎性工作，必須強調登記結束后的及時歸檔，而且必須做到實體檔案與數字化檔案歸檔同步化。

2．強調檔案質量的全過程管理。接收前，在登記管理部門與檔案歸檔部門建立起暢通的操作信息平臺，實施嚴格的移交管理制度。針對今年不動產登記檔案外包的情況，一要保證實體檔案的質量，安排專人對實體檔案的目錄記載、裝訂質量實施標準化檢查，發現問題及時糾正，保證入庫檔案符合歸檔要求，二要保證檔案數字化制作質量，要求交易中心實施專人抽查制度，杜絕數字化檔案信息出現張冠李戴、空白模糊等劣質檔案信息資源，保證數字化檔案信息資源的質量和利用水平。接收后，要不斷完善檔案信息資源錯誤糾正制度，建立事前控制、事中防范、事后糾正的防范控制規范流程，對于實體和數字化檔案的質量問題，有及時糾正的工作職責和工作流程，保證檔案信息資源質量合乎規范要求。

3．強調動態管理在不動產信息資源管理中的運用。加大資金投入，改善軟硬件環境，建立相關數字化檔案查閱的規章制度和存儲設備系統。動態管理就是與時俱進。當今社會發展瞬息萬變，經濟和科技高速發展，人們利用信息資源的需求也會隨之變化，要以動態適應性管理措施來應對社會發展變化。首先，應注重把握不同時期社會各方面的中心工作和動向，簡單地說，就是“以用戶需求為導向”。檔案管理部門不是世外桃源，改革大潮和經濟發展已經將不動產登記檔案管理部門推到了前臺，直接面對企業、老百姓。逆水行舟，不進則退，墨守成規，將會作繭自縛，正視現實、練好內功是必須的選擇。了解服務對象、開展調研和數據分析是必須開展的經常性工作，以減少服務過程中的盲目性。切實跟上現代科技的發展速度。采用現代化手段推動不動產登記檔案的利用步伐。隨著網絡信息技術的飛速發展，我們必須加快檔案管理的現代化，以現代化手段取代傳統的人工管理檔案。現在，徐匯區已建立了不動產登記檔案信息存儲、處理、保護、糾正、利用的信息近遠程傳遞，利用計算機及網絡技術實施不動產登記檔案快速檢索、輸出。根據社會反饋和對實際工作的總結，徐匯區不動產檔案查詢系統已經進行了兩次升級，為進一步推進各部門信息資源共享、有效提高檔案利用的效能提供信息儲備支持。配合市交易中心對其開發的不動產登記檔案影像查詢系統實施了升級，電子檔案管理為檔案信息資源利用實施全覆蓋，窗口查詢可以做到在90%的情況中即時提供服務對象所需的原始材料，有效地提高了不動產登記檔案的查詢效能。

4．強調人員培訓重要性，提高服務水平和服務質量。努力提供檔案接待人員的素質。檔案管理人員的業務能力決定了檔案信息資源有效利用的服務水平，拓展知識面、優化知識結構勢在必行，重點從檔案知識運用水平、信息化網絡化操作水平、對外接待溝通水平三個方面入手。大量不同領域的社會團體、企業和個人來查詢，說明徐匯區房地產檔案利用工作為徐匯區區域經濟發展、社會保障、城市管理發展起到了積極的推動作用。積極探索適應不動產登記檔案利用服務的新路子非常重要。要緊緊圍繞區域房地產建設、管理、服務工作的重點推進不動產登記檔案服務。不動產登記檔案服務的接待人員是構建這種服務的紐帶，其職業道德、業務素養對檔案利用工作有著直接影響。因此，在檔案工作中應調動工作人員的主觀能動性，培養愛崗敬業、文明服務的思想意識。另外，針對電子檔案的廣泛運用，做好新形勢下不動產檔案信息化工作必須樹立以下意識：（1）高度重視信息技術的規范化，日常工作中加強信息化理論的學習和研究。如檔案信息資源的開發，檔案數據結構、檔案數據庫知識的掌握等。（2）積極推進檔案部門計算機管理系統建設和人員培訓，努力造就新型檔案復合型人才。（3）建立相關激勵機制，鼓勵檔案人員鉆研信息化專業知識，重視一線檔案人員提出的各類合理化建議，通過不斷完善檔案管理工作機制，提升不動產登記檔案信息化管理水平。

5．強調傳統服務的重要性。不動產登記檔案信息資源的利用還要把握好數字化檔案管理利用與實體檔案管理利用的同步發展，不能有了數字檔案就輕視實體檔案，就放松對實體檔案的保護力度，導致實體檔案管理質量下降。有些方面，實體檔案具有不可替代的利用價值，比如公檢法、公證、繼承、企業重組等都有利用實體檔案進行鑒定的要求。只能說，數字檔案出現以后，檔案工作的任務更多了，保護檔案的途徑更多了，利用檔案的方式更廣了，工作效率更高了，這是順應不動產登記檔案不斷增長的一種新的方法，數字檔案不能取代實體檔案。另外，從檔案歷史價值屬性的角度考慮，實體檔案中的許多具有人文價值的材料是了解歷史、傳承文明的寶貴資源，是不可替代的原始憑證。

6．做好不動產登記檔案的宣傳，一方面，利用受理窗口等服務區域，積極推進政務信息公開，利用多種形式向社會宣傳不動產登記檔案的社會效能，制作辦事指南等小冊子，提供便民咨詢服務，在“國際檔案日”走進社會，為居民答疑解惑。另一方面，提高不動產登記檔案在徐匯區的知曉度，增強全民的檔案意識，從而增強全社會對于檔案利用工作的認可度，使得潛在的利用者了解不動產登記檔案的性質。檔案用戶的檔案意識對于檔案利用有著較大的影響，要逐漸削弱檔案的神秘感和陌生感。這些多種形式的宣傳活動對于不動產登記檔案利用的長遠發展一定會起到積極的促進作用。

總之，房地產市場的發展必然要求不動產登記檔案管理工作要有新突破，不動產登記檔案管理工作的發展反過來又會促進房地產市場合理有序地發展，利用好檔案信息資源、充分發揮檔案信息資源的有效價值，是檔案事業發展的需要。

(作者單位:上海市徐匯區住房保障和房屋管局檔案中心)