探討醫院文書檔案管理的辦公自動化

賈方琦

摘 要：目前，就醫院文書檔案管理發展歷史來看，的管理模式固然好，但其中還存在一些問題有待解決，比如出現信息泄露、系統不夠完善等問題，使得醫院文檔管理的安全性受到了嚴重的威脅，因此，醫院相關管理人員要重視這些問題的產生，及時找出解決方法。本文就醫院文書檔案管理辦公自動化中的存在的問題，以及提出了一些完善醫院文書檔案管理中辦公自動化管理模式的建議，希望給廣大的醫院文書檔案管理工作人員一些幫助。

關鍵詞：醫院文書檔案管理；辦公自動化；問題與措施

在信息技術高速發展影響下，醫院想要提高文書檔案的管理水平，需要借助信息技術作為輔助開展文書檔案管理工作，辦公自動化起到了醫院文書檔案管理工作中至關重要的作用，利用自動化的文書檔案管理模式可以提高檔案辦公的效率，以及醫院文書的利用效率，醫院文件保存的穩定性更高，以及醫院文本檔案進行資源共享有著很深遠的影響，由此可見，辦公自動化的管理方法在醫院文書檔案管理模式中的重要地位。

1 醫院文書檔案辦公自動化中存在的問題

1.1 文書檔案管理的規范性有待加強

目前，很多醫院在文書檔案管理工作的規范性都有待加強，其中都存在著或多或少的問題，例如，經常出現文書檔案編號亂七八糟，文件檔案的分類也是雜亂無章，卷宗的名稱與內容不符合等問題，除了這些情況，有部分醫院對文書檔案檢索的效率較低，這也是當前醫院文書檔案管理中存在的重要性問題之一，就目前大多數醫院對文書檔案檢索方法來看，可以將所用醫院的文件檔案分為兩大類別，分別是電子類和人工類，現如今很多醫院都是采用人工檢索文書檔案為主要方法，這樣導致醫院文書檔案檢索的效率較低[1]。

1.2 電子文件的保密性有待加強

目前，就我國醫院目前的文書檔案管理辦公自動化的安全性來說，電子文件的保密性較弱，在信息科技技術的支持下，越來越多的紙質文件轉化為電子文檔，這是紙質文件檔案經歷的一次歷史性的重大改變，因為文件的載體發生了重大的變化，使得電子文件的形式變得更加的多種多樣，使電子文件的穩定性能降低，容易受到多種因素的影響，進而導致電子文件的安全性和保密性有待加強，主要表現在以下幾個方面：第一，因為電子文檔的內容容易被人修改，最主要的是不會留下痕跡，使得電子文件的安全性不能提高的障礙之一，即使現在有一些高信息技術可以防止原有文件檔案被別人改動，但是與紙質文件檔案相比較，這樣的電子文件檔案在穩定性方面還是差了一些[2]；第二，每個人都是運用電腦打字存入文件檔案里面，造成字跡辨認比較困難，由于每個人在錄入文字時使用的字符和字體都沒有按照標準來執行，使用者只需要按照特定的字體和字符的標準進行錄入文字，當發生醫療事故糾紛時，或者出現醫患事故時，當時記錄的文字信息派上了很大的用場，對于調查工作提供了一定的幫助；第三，由于電子文件不用經過醫院領導蓋章或簽字之類的工序，因此，工作人員分不清哪些文章是原件，哪些又是經過了修改的，這樣的情況容易讓工作人員產生誤會，會出現很多不必要的麻煩和問題，這些問題也很難得到徹底的解決，因為沒有人可以分辨哪些電子文件事原件。

2 改進醫院文書檔案管理中辦公自動化應用的對策

2.1 提高醫院文書檔案的信息化工作的計劃性與有序性

實施醫院文書檔案管理進行信息技術化管理模式，文書檔案管理工作人員從醫院的整體角度出發，醫院工作人員將整個醫院的文書檔案管理工作放在規劃醫院的重要位置之上，規劃好整個醫院也是管理好醫院文書檔案辦公自動化管理模式的前提，是規范化管理醫院的重中之重，根據醫院的實際情況進行仔細的分析，充分考慮到醫院的方方面面，做好一切準備工作，結合專業人士的意見來合理、科學地制定工作計劃書，在制定完善的實施計劃書之后，需要滿足醫院工作所有醫院的影響因素，比如，醫院工作人員的上班時間調整，以及工作計劃書是否符合全體工作人員的技能要求，對醫院管理工作人員進行定期的技能考核，在擁有充足的專業理論知識的同時，管理工作人員需要具備豐富的管理經驗，以及創新型的管理理念，在這樣的基礎上完成和執行管理工作計劃書。在進行醫院文書檔案管理辦公自動化建設的過程中，管理工作人員應當充分考慮到文書檔案管理工作中的所有細節，包括文書檔案管理工作的特殊性和文書檔案管理的安全性，這些因素都要進行充分的考慮，進而建立一套科學、完善、合理的管理體系，給醫院文書檔案辦公自動化管理工作提供良好的工作環境。

2.2 增強電子檔案網絡傳輸的安全性

針對實際的醫院文書檔案管理工作開展的過程中，進行電子檔案傳輸的過程中存在許多漏洞，同時受到各方面因素的影響非常嚴重，讓電子檔案具有更強的完整性和有效性，所以，要將其存在的風險和問題降低到最低，從而提高醫院電子檔案傳輸的安全性。在開展文書檔案管理工作時，醫院文書檔案管理工作人員要重視計算機檔案文件的檢查工作，工作人員需要每天特定的時間段對電子檔案傳輸設備進行檢測，可以更快地發現其中存在的問題，并且以最快的速度進行解決問題；也可以采取有效的措施進行解決，除此之外，文書檔案管理工作人員還應當定期清理電子檔案傳輸設備，以及維護傳輸相關的服務器等方面，醫院要安排專門的人員對其進行管理和監督工作，最后，在醫院文書檔案管理工作中要設置相對應安全性較高的防火墻技術，運用身份驗證的方法加強文書檔案管理辦公自動化的安全性，在傳輸和存儲文件的時候，不要保證文件信息的完整性和安全性[3]。

2.3 提高醫院文書檔案管理工作人員的業務技能與專業水平

在實施醫院文書檔案管理辦公自動化措施過程中，第一步，醫院在加大軟實力的同時，也要重視醫院硬實力的提升，通過加強醫院硬實力的建設力度，有效地改善醫院工作的辦公環境，比如，買幾個小盆栽，不僅凈化辦公室空氣，還可以令人心情愉悅，提高醫院工作人員的工作積極性，給每臺電腦運用高配置的插件，不僅可以提高電腦的運行速度，間接地提高醫院文書檔案管理工作人員的工作效率和工作水平，使得管理工作科學、合理的開展下去；第二步，在良好的辦公環境的前提條件下，醫院要加強對文書檔案管理工作人員的專業技能，以及文書檔案管理工作人員的管理理念進行完善，具有較高的職業素養和專業理論知識，意識到自身工作的重要性，培養文書檔案管理工作人員自主學習計算機專業技能的能力，可以在辦公自動化的管理模式中發揮出更大的優勢。

3 結語

總而言之，就醫院的文書檔案管理工作而言，文書檔案是組成醫院檔案的重要組成部分，將這些信息記錄保存起來，可以幫助醫院對于自身的發展歷程進行反思，對于提高醫院的醫療水平和解決醫療事故的能力有很大的幫助；隨著社會經濟的不斷發展，我國醫療衛生也在不斷的發展，使得醫院衛生體制得到了不同程度的改革和創新，這些改革將醫院文書檔案管理工作帶入到全新的鄰域，文書檔案的管理工作直接關系到醫院衛生事業未來的發展前景，因此，醫院要重視文書檔案管理中辦公自動化的管理模式，有效地提高醫院文書檔案管理辦公自動化水平，在醫院文書檔案管理中運用辦公自動化的管理方式可以有效地提高醫院的辦公效率，使得醫院的發展可以滿足當代社會發展需求，促進醫院衛生事業發展得更快、更好。

參考文獻

[1]王佳琳，雷玉芬.辦公自動化對文書檔案管理的意義[J].蘭臺世界，2015，（S3）：51.

[2]曾霞.OA辦公自動化系統在醫院文書檔案信息化管理中的應用[J].辦公室業務，2015，（04）：90.

[3]杜建民.淺談辦公自動化環境下的文書檔案管理的特點和建議[J].水利規劃與設計，2014，（09）：64-65+72.