企業檔案管理數字化建設分析

劉春娟

摘要：檔案作為一種原生信息資源在企業戰略規劃方面有著重要的參考價值，其重要性在日益凸顯，加強企業檔案管理的數字化建設，能夠為企業的運行、決策、企業文化建設等方面服務。本文闡述了檔案的數字化管理內涵與優勢，并提出加強企業檔案管理數字化建設的具體策略。

關鍵詞：企業；檔案管理；數字化；建設

我國早在2000年的時候，國家檔案局就將“加快檔案管理的信息化、數字化進程”列為重要發展目標，隨著目前信息化發展進程的不斷加快，計算機與互聯網的普及，電子存檔格式正逐漸取代傳統紙質格式的檔案管理形式，數字化技術的進步為企業檔案管理帶來了一種新的發展方向，其管理優勢在日益的凸顯，如何加強企業檔案管理中的數字化建設水平已經成為企業發展需深入探討的重要課題。

一、檔案的數字化管理概述

（一）內涵

檔案的數字化管理指的是以企業內部檔案資料為主要物質對象，利用電子微縮形式進行資料的收集、整理、加工與保存，使之最后呈現出電子化狀態以供企業在管理與決策過程的利用[1]。

（二）優勢

1.可充分的利用計算機技術，提升管理效率

數字化建設推動企業檔案管理突破傳統檔案管理中的各種局限，其有封閉式轉向為開放式資源管理形式，實現了企業資源的共享、合理配置與科學管理，并為企業后期決策與運行管理提供優質服務。

2.持續性更好

在以往企業的檔案管理中，檔案資料都存放于資料室，一旦發生意外情況如水災、火災，或儲存環境的潮濕、蟲蛀等，就會對檔案帶來極大損失，這使得檔案的管理缺乏持續性和安全性，難以保證資料的完整性。而數字化檔案管理則是利用計算機將資料集中儲存與管理，有效避免了檔案資料的損失，提升其保存的持續性。

3.操作效率更高

在以往的企業檔案管理中，需要配備較多人力、物理等用以收集、整理和維護等工作，這對企業來說，是一筆不小的支出成本。而數字化檔案管理能夠將人員從繁瑣的檔案整理工作中脫離，極大的減少了參與管理的人員數量，人員將精力集中于檔案的研究與二次利用中，將資源配置有效優化，并拓展了服務的有效范圍，使得檔案管理工作更加專業性、系統化。

4.推動了檔案管理工作的現代化

建設檔案數字化管理模式促使OA自動化轉向現代化與網絡化結合的一種新型管理模式[2]，OA系統將數據資料一次性輸入，可進行后期的多次使用。檔案管理人員在完成檔案編制、簽發、編號、整理與錄入工作后，秩序做出歸檔點擊操作，就實現了文檔儲存的系統化管理。在后期調用時，秩序在計算機中通過訪問權限進行資料檢索，即可實現瀏覽需要，并通過企業辦公系統實現了資源的實時共享。數字化系統可提供多種功能，對檔案資源進行自動分類、編目、枷鎖等，使得檔案利用更加的方便、高效。

二、加強企業檔案管理數字化建設的策略

（一）增強相關人員的檔案現代化管理意識

檔案的現代化建設是企業管理的必然趨勢，管理人員需向企業員工普及數字化檔案管理的重要性和現代化檔案管理的意識，促使每一個員工都能夠密切的配合檔案管理相關工作，利用辦公軟件或自動化系統為檔案的管理提供方便[3]。各個檔案參與部門需要按照管理規范和標準等承擔好自身職責，為檔案的編制和生成服務。相應部門可通過辦公系統利用自身權限做出文件歸檔等方面的處理意見，利用平臺將其傳輸至數據庫中，并定期向檔案管理人員提交立卷清單。

（三）加強檔案收集、整理、錄入等工作全過程的信息化

企業需將檔案管理相關人員的業務能力培訓、考核等納入到管理體系中，注意將管理的數字化建設與技術資料網絡性區別開來，加強信息化建設，實現檔案的統一性領導和分級化管理。對企業內部文件資料根據不同類別做好組盤，并分盤儲存，方便后期查詢。在組盤完成后應當將數據庫進行規范性命題，建立盤內的資料目錄，將紙質文件掃描成為影像文件并傳輸至資料庫中，企業公文審批、傳輸等皆在系統中完成。然后由業務部門根據文件的重要程度來確定加密等級，并歸檔操作，加上信息的類別號、加密登記、檔號、訪問權限的設置等[4]。針對企業賬簿數據的相關操作則由會計進行操作，其儲存多由光盤的形式進行，光盤歸檔的時候需做好交接表格的填寫，將部門全程、編號、賬簿全部信息、會計與審核人等信息表明，增強其真實性與憑證性作用。

（四）加強檔案信息的數字化，提升服務理念

為實現企業檔案資源的高效利用，發揮其最大的使用價值。首先，利用信息化手段做好檔案的編制與研究，利用計算機設備對重要文檔進行匯編，做好數字化采集工作。其次，對檔案資料進行深加工，將具備科學意義和使用價值的相關資料編制進數字化資料庫，檔案資料的深加工與網絡傳輸，能夠為后期查詢、借閱等工作提供周到服務，極大延長資料壽命，促進服務質量水平的提升，從而為企業創造更多經濟性價值和效益。

（五）提高保密技術水平

企業的檔案資料屬于其商業性機密，對企業競爭力有著一定影響。為防止檔案資料被竊取、惡意修改等，企業需要不斷提升檔案管理的保密技術水平，通過簽署確認、身份驗證、殺毒軟件、備份等方式對電子檔案進行保護，防止病毒侵入或非法性訪問情況的出現。

1.防止修改

將電子檔案資料改為“只讀”文件，識別電子文件本身的結構，以提升其保存的穩定性與可靠性。

2.設置權限

需根據企業不同部門業務職能的需要，針對性設置操作與訪問權限，包括系統管理員、數據管理員、應用管理員、歸檔與一般訪問人員。各級用戶利用權限賬號登錄系統，不可超越自身管轄的范圍，提升安全性。

3.防病毒軟件的安裝

安裝局域網的認證軟件與有效殺毒軟件，對系統進行定期病毒檢測與查殺。

4.數據備份

對企業檔案的資料進行異地備份，在不同服務器中進行操作。利用電子儲存介質的進步，對電子數據進行定期的升級，并將數據在U盤、磁盤等載體中進行復制，防止數據的丟失。

結束語：

企業檔案管理的數字化建設是信息化背景下檔案管理發展的必然趨勢，企業必須要加快檔案現代化管理進程，不斷完善檔案數字化建設，從而實現檔案價值的高效化利用，充分發揮其潛能，從而為企業決策、發展等提供優質服務。

參考文獻：

[1]丁文宏.檔案數字化建設與企業檔案管理[J].福建建材，2016，01（09）：107-108.

[2]陳靜.信息數字化建設在企業檔案管理中的應用[J].辦公室業務，2016，20（02）：85-86.

[3]龍源源.企業檔案數字化建設管理與應用探討[J].山東檔案，2016，04（18）：62-63.

[4]姚保華.加快企業檔案管理信息化建設的方法分析[J].企業改革與管理，2017，04（04）：115-116.