淺談事業單位檔案規范化管理

鄭曉春

摘要：隨著社會的發展，檔案管理也逐漸成為事業單位日常運作中的重要內容。因此，保持檔案規范化管理具有深遠意義。本文以事業單位檔案管理規范化內容作為出發點，分析了檔案管理方法，希望可以為事業單位未來的健康發展提供一些參考意見。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

引言

隨著社會的進步與發展，事業單位中的文件量也在逐漸的累積，如何做好文件的管理工作是事業單位開展工作的重要保障。同時，加強檔案管理的規范化可以促進事業單位工作效率的提升，對于提高單位業績有著極大的幫助。

一、事業單位檔案管理規范化的內容

（一）檔案收集工作的規范化

檔案收集是檔案管理中的首要環節，會直接影響到檔案管理的整體質量。一旦出現不達標的問題，將會對后續檔案的整理、鑒定等都有一定的阻礙。因此，為保證檔案收集工作的規范化，在資料收集之前，各個部門之間的工作人員需要取得及時的聯系，確認好需要整理的內容和步驟，然后交由專門的部門進行整理，并將資料檔案進行集中保存與管理。

（二）檔案整理工作的規范化

檔案管理工作主要涉及到對資料的分類、組合以及編制等環節，這也是檔案開發工作中的重要組成部分。如果沒有做好有序的整理，檔案中的內容將無法準確被使用，導致檔案的利用率無法達到預期的效果。因此，在檔案管理的規范化操作中，需要確保材料收集的完整性，并進行系統的整合。

（三）檔案鑒定工作的規范化

檔案資料具有一定的實用價值和存放時限。如果檔案資料已經沒有實用價值或者存放時間超期，則需要做好及時的銷毀工作。特別是在當前高速發展的社會下，事業單位的檔案資料規模在不斷的擴大，因此檔案鑒定的工作顯得更加的重要，如果無法做到及時的處理，將直接影響事業單位運行效率。因此，相關的工作人員需要做好單位資料的鑒定工作，確認其是否對本單位有實用價值。

（四）檔案保管工作的規范化

在篩選好有用的資料之后，檔案的保管工作將會直接影響到檔案的管理水平。檔案的使用壽命在一定程度決定其保管的質量。因此，在實際管理過程中，需要加強與其他部門之間的聯系，注意細節上的處理，比如在檔案使用和交接過程中注意保護檔案的完整性。

二、事業單位檔案管理規范化的措施

（一）健全檔案管理制度

在檔案管理規章制度方面，將“三合一制度”納入到檔案分類活動中，并建立檔案管理工作基本框架。無論是在檔案資料的收集、整理過程中，還是在編制過程中，都需要確保其完整性。在檔案管理中，應建立嚴格的監督機制，確保檔案資料管理工作能夠有序進行，從而提高檔案管理的整體質量。為使檔案管理制度更加的規范化，在新形勢的發展背景下，對于存在弊端的條款做好及時的改革工作，并將其管理制度納入到現代化的建設環節中，加強檔案工作的執行力度，以此形成全面的約束機制。

（二）注重檔案管理的保密工作

在日常培訓中，事業單位需要做好員工法制觀念的培養，加強保密意識的訓練。單位中的檔案資料是無法進行復制或者抄錄的，而是需要循序嚴格的“出借”流程，不應在公共場合中交流檔案資料內容，未經允許不應將檔案資料帶離閱覽室。另外，文件的銷毀也是檔案管理中重要的部分，需要做好及時處理，避免文件內容泄露。檔案的保密工作是管理中的關鍵環節，一旦出現問題，很有可能會威脅到國家的穩定。

（三）提高檔案管理人員素質

事業單位工作人員的綜合素質與道德水平也是影響檔案管理工作的因素，同時是樹立工作人員事業心、責任心的基礎。因此，在實際的操作中，一定要對此形成足夠的重視，加強對管理人員的素質培養工作。具體而言，主要可以從以下幾個方面進行。

第一，在檔案管理過程中，工作人員需要保持嚴謹的工作作風，確保有始有終，不能半途而廢。

第二，無論是在單位內部還是在其他場合，都不能泄露相關秘密，不能有工作上的懈怠。

第三，保持積極向上的工作狀態。這是提高檔案管理效率的重要前提，也是保證工作有效落實的基礎。為提高員工的專業素養，事業單位應定期開展培訓、講座等實踐活動，提高員工的專業技能，讓他們把學習的知識運用到工作實踐中去。另外，通過組建專業知識或者技能競賽的形式給員工創造競爭的機會，鼓勵員工參與到專業知識的學習中來，定期的開展相應的活動幫助他們反復記憶，有利于提高檔案管理的專業水平。當前經濟高速發展的態勢下，優秀的人才是各個領域進步的源動力，因此，培養管理人員的專業素質，對于開展檔案管理工作將會有極大的幫助。

（四）提高檔案管理的信息化水平

隨著技術的更迭與進步，信息化趨勢已經成為各個領域發展的重要方向。而在檔案管理領域中，信息技術的應用也取得了極為矚目的效果。采用科學的管理模式，將其充分應用到檔案管理的各個環節中，有利于提供檔案的管理效率，并提高管理綜合水平。比如在收集檔案資料時，通過相關的計算機軟件以及系統編寫的程序，將資料轉變為文字、影音等形式。然后利用信息數據的形式進行整理，存儲到相應的數據庫中。這樣不僅可以做到有序的管理，還能通過云服務平臺實現資源共享。當數據被采集之后，用戶只需要在系統中進行檢索，便可以找到自己所需要的資料，大大減少了尋找資料的時間。除此之外，為加強電子檔案資料的保密性，利用防火墻技術來保護系統內容，防止出現檔案內容被泄露的現象。為滿足單位發展需求，通過相應的平臺公布相關信息，運用信息化技術來提高資料的普及率和使用率。檔案管理的信息化是當前單位現代化建設中的必然環節，將信息技術合理地應用到檔案管理環節中，是提高檔案管理水平的有效手段。

結語

提高檔案管理水平，樹立以人為本的服務意識，是促使事業單位發展的有力保障，也是推進社會主義現代化建設的重要內容。檔案管理的工作涉及到較多的環節，隨著資料規模的逐漸加大，對于事業單位來說是一項巨大的挑戰。為適應時代潮流的變化，加強事業單位管理的規范化水平是當前迫切需要解決的課題。現代化的檔案管理制度在實踐過程中還存在著諸多問題，需要進一步的改善和優化，并大膽創新推動檔案管理的規范化發展。

參考文獻

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