事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)探析

陳銀娜

目前，我國事業(yè)單位整體上檔案管理工作中的硬件設(shè)施逐漸完善，為了進(jìn)一步推動檔案管理工作的規(guī)劃化及科學(xué)化，信息化建設(shè)的步伐正在日益加速。我們有必要分析我國事業(yè)單位檔案管理工作的具體現(xiàn)狀，認(rèn)識到這一工作中存在的問題。在傳統(tǒng)的檔案管理中，主要以紙質(zhì)版信息資料的填寫為主，能夠記錄的內(nèi)容有限，而且也不利于整理，信息更新周期較長。而且很多事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠，這些原因都使得檔案管理工作的更新困難，甚至?xí)n案信息的處理機(jī)資源共享產(chǎn)生影響，也降低了對于檔案的使用效率。受到以上種種傳統(tǒng)檔案管理方式中問題的影響，直接造成了現(xiàn)代事業(yè)單位檔案信息缺失、使用率低下等現(xiàn)狀，使得事業(yè)單位檔案管理發(fā)展緩慢。

目前，我國事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)主要任務(wù)如下：第一，對于檔案目錄數(shù)據(jù)庫及部分全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。為了迎合事業(yè)單位檔案管理部門的需要，必須推動檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與完善。要想真正完成檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，必須對現(xiàn)有檔案資源作出信息化處理。此時，檔案資源管理的錄入工作可以說是最重要的環(huán)節(jié)。第二，事業(yè)單位電子文件資源的入檔和電子檔案的管理。為此，做好電子檔案的安全性及保密性工作，確保檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化都極為必要的。所以，對我國的事業(yè)單位而言，其資源建設(shè)的重要任務(wù)之一便是對電子檔案的管理。

那么，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)途徑是什么呢？

1.檔案管理信息化和傳統(tǒng)檔案管理相結(jié)合

這主要是從我國事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)的，他們多停留在傳統(tǒng)檔案管理的階段，不可能立刻進(jìn)行信息化管理，為此，必須通過信息化與傳統(tǒng)管理相結(jié)合的方式，逐漸過渡到檔案管理的完全信息化。盡管當(dāng)前的信息技術(shù)有著較快的發(fā)展速度，事業(yè)單位的管理技術(shù)也相應(yīng)提升，檔案管理工作也逐漸趨于多樣化與復(fù)雜化。但是，仍然存在很多事業(yè)單位無法及時更新檔案管理方式。因此，事業(yè)單位必須對現(xiàn)有的檔案管理人員展開信息化培訓(xùn)，幫助他們掌握檔案管理信息化相關(guān)的硬件設(shè)施配備與維護(hù)知識，全面掌握檔案信息化方法，達(dá)到通過檔案管理人員實(shí)現(xiàn)檔案管理工作由傳統(tǒng)向信息化的過度的效果。

2建立科學(xué)的檔案管理制度

要想保障事業(yè)單位檔案管理的信息化，必須要有科學(xué)的檔案管理制度作保障。為此，各事業(yè)單位應(yīng)該從自身發(fā)展的實(shí)際狀況出發(fā)，制定科學(xué)完善的規(guī)章制度為檔案管理的信息化建設(shè)提供指導(dǎo)。在事業(yè)單位考核的標(biāo)準(zhǔn)中，引入檔案管理信息化的內(nèi)容，并在人員的職稱評定、責(zé)任追求等制度中，融合檔案管理的信息化建設(shè)工作。通過多種方式并舉，充分提高對檔案管理信息化建設(shè)的重視，全面調(diào)動人員積極性，以制度形式來為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供更好地服務(wù)。有了一定的制度保障，管理人員對于工作的熱情得以有效激發(fā)，從而對待自身的本職工作也更加認(rèn)真，推動檔案管理信息化的建設(shè)的有效開展。

3.加快信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源建設(shè)

這一步驟主要強(qiáng)調(diào)的是數(shù)字化檔案館的建設(shè)。檔案館應(yīng)該涵蓋檔案干部隊伍建設(shè)、館藏、庫房檢索工具等多方面的內(nèi)容，通過檔案感計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用提升檔案的信息化水平。為此，檔案管理部門有必要出臺電子檔案管理辦法，為檔案管理工作提供環(huán)境與制度保障。同時，檔案管理部門也應(yīng)該加強(qiáng)對視頻、音頻等檔案資料以及現(xiàn)有的紙質(zhì)文件作出數(shù)字化處理，并予以存儲，加強(qiáng)檔案信息資源的建設(shè)。

隨著社會經(jīng)濟(jì)水平的提升以及信息技術(shù)的普及，相信事業(yè)單位在檔案管理中存在的問題必將隨著各項制度的完善以及措施的使用而得到有效解決，檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理向信息化建設(shè)的過度，多種方式并舉，實(shí)現(xiàn)二者的優(yōu)勢互補(bǔ)以及信息資源的共享，事業(yè)單位檔案管理的效率將會顯著提升，更好地為事業(yè)單位的其他各項業(yè)務(wù)服務(wù)。

（作者單位：河南新鄉(xiāng)縣人才交流服務(wù)中心）