社會(huì)化媒體在檔案管理中的作用分析

王淼

摘要：本文扥洗了檔案管理工作限制，在此基礎(chǔ)上研究了社會(huì)化媒體在檔案管理之中的應(yīng)用。

關(guān)鍵字：社會(huì)化媒體；檔案管理

一、檔案管理工作現(xiàn)狀分析

第一，缺乏對(duì)檔案管理工作的重視。企業(yè)管理人員大多將精力放在經(jīng)濟(jì)利益的獲取上，檔案管理不能帶來直接的利潤和收益，因此敷衍檔案管理工作的情況在日常管理中是極為普遍的。檔案管理部門僅僅將收集、分類和保管資料作為自身工作職責(zé)，同時(shí)管理者也沒有意識(shí)到社會(huì)媒體在檔案管理工作中的強(qiáng)大功能，僅僅將其看作是檔案管理工作的輔助工具，認(rèn)為二者之間并無關(guān)聯(lián)。

第二，缺乏檔案管理專業(yè)能力。受到政府、學(xué)校和企業(yè)部門邊緣化檔案管理工作等因素的影響，檔案管理工作呈現(xiàn)出嚴(yán)重的人才不足和專業(yè)能欠缺情況，導(dǎo)致檔案管理工作呈現(xiàn)出歸檔不及時(shí)、管理部完善的局面。

第三，檔案儲(chǔ)藏條件惡劣。因?yàn)闄n案管理工作不受重視的原因，企業(yè)很少投入資源進(jìn)行館藏條件改善，檔案管理的環(huán)境一直以來都差強(qiáng)人意。部分單位檔案室僅僅是一個(gè)倉庫，儲(chǔ)藏條件極其簡陋，檔案受潮、受咬、受腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)非常高。部分檔案管理部門雖然引入了信息技術(shù)，但是應(yīng)用層面也僅限于簡單的處理和操作層面，社會(huì)媒體顯然沒有發(fā)揮出應(yīng)有的作用和功能。

第四，檔案管理方式陳舊。我國檔案管理方式普遍存在著陳舊和落后的弊端。檔案管理系統(tǒng)存在效率低下、權(quán)責(zé)劃分不清、管理體系混亂等等漏洞。在新媒體快速普及的時(shí)代，檔案管理應(yīng)該盡快地從紙質(zhì)管理轉(zhuǎn)移到電子管理之中。

二、社會(huì)化媒體在檔案管理工作中的應(yīng)用分析

（一）微博

作為一種近年來新興的自媒體，微博具有使用便捷、內(nèi)容龐雜、功能健全的特點(diǎn)，用戶在微博上可以高度地展現(xiàn)自己的個(gè)性和特征。根據(jù)中國互聯(lián)網(wǎng)信息中心的調(diào)查研究結(jié)果顯示，截止到2016年底我國微博用戶人數(shù)已經(jīng)高達(dá)6億人次，用戶基數(shù)可謂空前之大。微博的信息即時(shí)溝通功能和強(qiáng)大的信息處理能力使得檔案管理部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)工作透明化、信息共享化，促進(jìn)工作方式創(chuàng)新和管理模式變革，引導(dǎo)檔案管理部門與時(shí)俱進(jìn)，隨時(shí)關(guān)注到最新話題，為各部門的良性互動(dòng)奠定良好的基礎(chǔ)和前提。作為一個(gè)高度個(gè)性和開放的平臺(tái)，微博一方面囊括新聞熱點(diǎn)，一方面關(guān)注民生與社會(huì)，使得相關(guān)部門能夠積累極其豐富的社會(huì)化檔案資源。

第一，重大事件的微博熱度。以2015年為例，公務(wù)員薪金制度改革、權(quán)力清單的推進(jìn)、反腐倡廉建設(shè)、抗日戰(zhàn)爭勝利日慶祝活動(dòng)、清明家書活動(dòng)、上海踩踏事件、東方之星沉船事件等等仿佛都?xì)v歷在目，微博無一例外地在這些事件中扮演著至關(guān)重要的角色。這些與我們?nèi)粘Ｉ钕⑾⑾嚓P(guān)的熱點(diǎn)問題毫無疑問也是檔案管理的第一手資料，可以說微博是檔案部門理念更新和社會(huì)化改革的重要手段和途徑。新浪、騰訊等熱門微博門戶為公共檔案資料的收集提供了更加便利、廣闊和順暢的渠道，使得信息發(fā)布平臺(tái)變得更加具有開闊性和兼容性。檔案部門的官方微博集成了微博門戶的所有優(yōu)勢(shì)，在收集全面檔案資料上變得更加省時(shí)省力。在官方微博中，檔案部門可以和廣大粉絲進(jìn)行即時(shí)交流和互動(dòng)，做到集思廣益、群策群力，在無形之中引導(dǎo)檔案管理工作走上科學(xué)化的道路。

第二，微博為政民溝通搭建了新的渠道。舉例來說，在2016年兩會(huì)期間，各個(gè)省會(huì)城市都通過官方大V賬號(hào)為切入點(diǎn)，聯(lián)動(dòng)當(dāng)?shù)氐氖屑?jí)部門、縣級(jí)部門和基層政務(wù)部門微博進(jìn)行兩會(huì)風(fēng)采展現(xiàn)，全面展示地方特色，彰顯本地經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展成就。調(diào)查研究顯示各地地方微博和市縣部門都積極地參與了討論，網(wǎng)友可以通過手機(jī)客戶端直接觀看內(nèi)容并參與評(píng)論，網(wǎng)友在微博下可以暢所欲言、各抒己見。可以說政務(wù)微博成為體現(xiàn)黨和國家政府執(zhí)政情況的主要載體。但是目前這些微博原創(chuàng)內(nèi)容如何保存、如何歸檔問題還沒有得到足夠的重視。

（二）微信

1.微信應(yīng)用于檔案管理工作的可行性

近年來檔案管理工作轉(zhuǎn)型趨勢(shì)明顯，傳統(tǒng)檔案管理模式重管理輕使用，新型檔案管理模式更加重視信息資源的開發(fā)和利用。檔案管理部門因此也要順應(yīng)形勢(shì)，轉(zhuǎn)變工作方式，積極引用新的工具開展檔案管理工作。微信用戶在2016年已經(jīng)突破了6億人次，用戶群已經(jīng)相當(dāng)穩(wěn)定，具有較高的社交粘性，檔案部門可以以此為契機(jī)服務(wù)社會(huì)，更加關(guān)注信息服務(wù)的重要性。微信的信息服務(wù)成本是比較低的，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了對(duì)絕大多數(shù)城市的覆蓋和普及，檔案部門利用其開展檔案工作的信息成本基本可以忽略不計(jì)。檔案部門具有服務(wù)社會(huì)的性質(zhì)，微信顯然是一個(gè)經(jīng)濟(jì)可行的選擇。檔案部門是一個(gè)公益服務(wù)單位，工作經(jīng)費(fèi)相當(dāng)有限，利用微信進(jìn)行大眾信息傳播顯然是明智之舉。檔案部門多年來給外界的印象都是神秘的和沉悶的，信息發(fā)布也局限在圖片和文字形式上，微信作為一個(gè)形式多樣、交流快捷的交流形式，能夠?yàn)闄n案部門提供視頻、音樂、文字和圖片等多媒體形式的傳播形式，使得檔案部門的信息發(fā)布變得生活、活潑。

2.檔案管理應(yīng)用微信的方法和策略

檔案部門應(yīng)用微信目前最為重要的任務(wù)就是加大微信檔案服務(wù)宣傳力度，讓微信用戶能夠感受到電子檔案館的信息服務(wù)模式。從檔案使用者的視角來看，如果微信檔案能夠更加便捷并且具有較高的隱私安全系數(shù)，那么安裝方便、使用簡單和精準(zhǔn)表達(dá)的微信APP必然能夠贏得更加廣闊的市場(chǎng)。對(duì)于高學(xué)歷群體和新媒體受眾來說，微信的便利性具有更高的吸引力。

其次，當(dāng)前實(shí)體檔案館的服務(wù)局限在檔案提取、檔案查詢、文件閱讀和影印層面，高校、政府部門和科研機(jī)構(gòu)等部門檔案業(yè)務(wù)頻繁，可以考慮通過微信拓展業(yè)務(wù)范圍，比如為在校生提供學(xué)籍檔案查詢服務(wù)、碩博士論文成果查詢、科研人員科研成果查閱等。除此之外，檔案管理微信公眾號(hào)可以發(fā)布相關(guān)視頻展示檔案資源，設(shè)立互動(dòng)咨詢功能，成立在線交流、咨詢、討論的社交群，發(fā)布講座信息，增強(qiáng)互動(dòng)性，提高用戶忠實(shí)度，拉近檔案管理與民眾的距離。

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