試論信息化和數字化管理在企業后勤系統中的應用

馬寧+李猛

摘要：在企業管理過程中，信息化與數字化的管理方式取得了顯著的管理成果，應用范圍也不斷擴張。基于此，本文就信息化與數字化管理在企業后勤系統中的應用展開簡要分析，主要介紹了在后勤辦公系統、供電監控與給水監控系統、綜合服務熱線管理系統中的相關應用。

關鍵詞：信息化；數字化；辦公信息系統

前言：

信息化和數字化在現代管理方式當中具有重要作用，在各個領域都有所應用，如工業生產中的設備管理與控制、金融管理中的微機化管理等。在企業運營過程當中，后勤是企業的保障，為企業的健康運營與發展提供諸多支持力量，因此，創新企業后勤系統的管理方式，將數字化與信息化應用其中，從而有效提升企業管理效率。

1.在企業后勤辦公系統中的應用

企業后勤辦公系統中應用信息化與數字化管理，主要是依托公司整體的辦公信息系統。構建完備的后勤辦公信息系統，能夠為后勤管理各個部門之間的信息交流提供更加便捷、有效的平臺，管理層向基層管理部門以郵件、文件等形式，通過平臺發布系統，及時傳遞管理意見與工作思想，確保企業后勤各個部門的緊密聯系，使文件傳達更加高效。

建立完善的綜合管理體系，并結構建信息發布平臺，管理體系在構建過程中應以質量管理、環境管理、職業安全監控管理以及測量管理作為體系核心內容，并以此不斷改進、完善體系。在后勤辦公信息系統的運行過程中，會面臨文件改版或更新等問題，為保障系統運行的流暢性，構建信息發布平臺，將文件發布獨立于管理體系。信息發布平臺的構建，也在一定程度上提升了文件更新與執行的效率，維護了管理體系的時效性與可靠性[1]。

工作流程與檔案的規范化管理。在工作流程與檔案管理部分，應用信息化和數字化管理，對提升后勤管理工作效率具有重要意義，尤其在大型企業當中，涉及到企業發展歷程、企業歷年產品相關文件、員工管理信息等多種檔案類型，檔案數量也較為龐大。在大型企業當中，企業各部分的工作相互獨立，但也相互連接，通過信息化和數字化管理，利用信息發布平臺，不但能將企業運作的各個環節進行緊密聯系，還能實現企業檔案的信息化、規范化管理，方便各個部門的相關查閱工作。在檔案規范部分，可將其進行有效分類，簡化查閱過程。

2.在企業后勤供電、給水監控系統中的應用

企業運作過程中的電能供應是企業能量消耗的重要部分，特別是生產類企業當中，各類生產設備、常備用電設施等，用電負荷極大，針對這一部分的管理，傳統巡檢及維護的管理方式，管理難度較大，管理效果也并不明顯。為有效解決這一問題，一些大型企業引進了電力供應遠程監控系統，具備遙測、遙控、遙信與遙調四項監控功能。

充分利用計算機網絡技術與現代信息技術，對企業產品生產設備、正常用電設備運行等的高壓變電站進行綜合監控，實現集中管理；與此同時，利用原有網絡監控系統，進行設備運行狀態與安全防范等內容進行有效監控，達到實時監控、有效監控的管理要求，從而提升管理工作效率，降低后勤管理的人工成本，并在一定程度上加強了企業用電的安全性。通過供電監控系統，不僅能夠實現企業內部的用電管理，同時還能對管理指標的執行狀況進行實時監控，并具備費用結算與數據統計分析等多項功能，從而為企業內部各個運作環節、各個部門的電量管理提供了必要條件。

應用信息化和數字化管理，構建給水監測系統，使后勤管理相關部門對企業內部用水狀況隨時監控。在檢測系統當中，具有完備的智能化數據分析功能，該功能能夠自動進行自來水漏失與用水異常情況進行分析與識別，促使管理人員能夠對企業內部給水設施出現的跑、滴、漏、冒等現象，綜合分析并決策。

3.在企業后勤綜合服務熱線管理系統中的應用

企業后勤對企業內部的各項物業服務項目負責，如電、氣的供應與維修、綠化、保潔、設施維修、建筑維修等。服務范圍廣、服務內容較為繁雜，多種事務糾纏在一起，管理難度極大。因此，為及時發現各項管理職能的有效實現，建立綜合服務熱線管理系統，利用系統中的錄音功能，對接聽調度員的工作態度、處理方式進行錄音監聽，從而對其工作質量進行有效評價，及時提出整改意見；另外，利用管理系統對需要處理的事務進行登記記錄，并跟蹤處理結果，實現崗位責任、崗位權、利的一一對應，在規范工作流程的同時，也有效提升了主要責任人的主動服務意識[2]。

例如，在進行電、氣維修部分的管理過程當中，針對電、氣報修服務，接到報修電話的同時，就應做好記錄，明確報修時間。在維修服務結束之后，需要對此次維修任務進行有效分析，通過維修記錄，對曾經的維修工作進行分析，了解上次維修時間與人員，分析故障原因，提出有效的日常維護意見，控制故障率。針對此次維修流程，對維修步驟、使用備件、維修結果以及報修人評價進行綜合記錄，若再次出現故障，方便維修人員了解故障信息。針對企業后勤管轄范圍內的設施維修，通過維修記錄進行維修人員評價，并將其作為員工技能考核的一部分，與薪資、獎金相關聯，形成人與物的共同管理模式。由此能夠提升后勤管理人員與工作人員的責任意識，結合崗位責任制，能夠強化值班人員主管能動性，充分實現企業后勤管理系統的信息化與數字化管理價值。

結束語：

綜上所述，信息化和數字化管理在企業后勤系統中的應用，對提升企業管理效益起到了重要作用。通過有效策略，使信息化和數字化管理完美融合到企業后勤系統當中，能夠在時間與空間上全面簡化管理流程，為企業的穩健發展提供更有效的精神與物質保障。因此，拓展信息化和數字化管理在企業后勤系統中的應用范圍，能夠進一步加快企業的發展進程。

參考文獻：

[1]楊金東.基于J2EE的后勤管理系統的設計與實現[D].吉林大學，2015.

[2]張雪梅.信息化在企業精細化管理中的應用——烏海能源公司日清日結信息管理系統的應用[J].中國商界（下半月），2010，（06）：245+247.[2017-08-02].endprint