醫院電子檔案管理分析

王永健

摘 要：在各個行業快速發展下，計算機信息化管理也在廣泛的應用和推廣。醫院是一個服務機構，保證醫院正常工作的重要步驟就是檔案管理，但是在對醫院檔案實施電子管理當中，仍然存在比較嚴重的問題，需要對目前電子檔案管理中出現的問題進行分析，提出解決措施。

關鍵詞：醫院；電子檔案；管理；分析

電子信息時代高速發展，醫療技術和醫療相關信息技術也在創新，從傳統醫院檔案管理方式逐漸發展為新形勢的檔案管理模式，醫院檔案管理發展中，電子文檔管理是一個全新的內容和要求。目前，我國醫院檔案管理中急需解決的問題，是要將醫院的電子文檔檔案管理的質量提高，深入研究電子檔案管理中的問題，推動電子檔案管理的發展。

1 建立電子檔案的必要性

隨著辦公自動化的擴展，尤其是電子計算機和通信技術進行了完美的結合，形成了信息技術產業，過去的有關資料和信息進行傳遞等等，就可以利用計算機進行管理，所以出現了電子文件。在檔案信息化建設中，對文件收集和歸檔以及長期保存是非常重要的內容。科學技術的進步和發展就導致了計算機和網絡的技術被廣泛的應用于醫院管理中，可以促進醫院科研活動實現網絡化。想要推動醫院管理手段進一步的提高，就需要合理運用計算機管理檔案。醫院科研材料的寫作，也從傳統手工制作轉變為計算機操作，在科研活動當中比較復雜的數據和圖表等等，都可以利用計算機的處理軟件完成，最終促進醫院的科研工作有更好的發展。

2 電子檔案管理中存在的問題

2.1 電子檔案管理系統制度不完善

信息化建設的提高，就出現了電子檔案管理這樣的新事物，在實際應用當中，醫院對其特性以及可能出現的問題不能準確的預測和了解，就導致電子檔案管理對制度制定當中，存在很多嚴重的問題。我國大部分醫院都沒有制定對電子檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和鑒定以及銷毀等有關合理的規章制度，在職能科室和檔案管理部門應用的程序當中，沒有將電子檔案各個環節融入進去，導致職能部門和檔案室之間缺乏溝通，如果兩者獨立對電子檔案管理，就會給醫院電子檔案的發展造成制約，也會很大程度的對醫院信息管理整體水平的提高造成嚴重影響。

2.2 領導的意識淺薄

我國現階段醫院管理的模式，因為醫院的發展和醫療技術的提高，也就對職能部門的分工更加細致，有關文件和檔案也在增多。目前，都是將文件和檔案分開管理，電子文件主要產生在職能部門，但是醫院領導最關心的問題就是實質性問題，在實際狀況當中，很少有人會對醫院文件檔案價值關注和重視，有些領導只要求有紙質的文件，沒有必要做成電子檔案進行管理。所以說電子檔案是可有可無的，認為利用電子檔案管理，是給工作人員增加了工作量，也會給醫院產生不必要的費用。因此，有關領導不對資金投入重視，導致檔案部門設備簡陋，缺少一些電子檔案建設中所用的一系列先進設備，導致電子檔案不能長期保存。

2.3 電子檔案管理人員素質較低

在傳統紙質文件的時代，醫院電子檔案工作人員，不僅要擁有文化科學知識和檔案專業的知識外，還要了解醫院科學研究，也是一個非常基本的綜合素質。但是在電子文件時代的到來，檔案管理人員也要熟練掌握計算機操作技術和信息網絡技術，反之，就無法介入電子文件的形成和保管，也不能維護電子檔案的完整。

3 解決醫院電子檔案問題的措施

3.1 建立健全的電子檔案管理制度

要醫院實際的情況結合，并且將電子文件的收集、整理、歸檔和保管以及利用等相關工作，融入到科室文書處理和檔案管理程序當中，也要納入有關工作人員崗位責任中。電子文件歸檔的范圍，可以根據相關的紙質文件歸檔范圍，劃定保管期限，了解電子文件類型，從而形成讓相關工作人員了解文件類型和范圍，要將形成的文件及時備份，避免出現電子文件隨意刪除的現象。電子文件真實性主要包括傳輸和遷移文件中的內容和結構以及背景信息之后保持不變。電子文件完整性是對電子文件價值的一個重要保障。在對電子文件收集和積累當中，將比較重要的文件妥善保存，最終保證管理工作的連續性和電子檔案的質量，有效對信息的真實性和完整性進行確保。

3.2 提高領導對電子檔案管理的認識

在電子檔案管理工作中，對現有文件的使用效率和參考效率的重要性，單位相關領導必須重視起來，樹立工作人員對電子檔案的管理意識。只有增強對電子文件的歸檔意識，才能促進相關人員對電子檔案重要性的認識。醫院領導應把電子文件的管理提上日程，納入到重點工作范圍內，利用各種手段，宣傳電子文件的重要性，不僅可以提高處理現代化信息的能力，也能加強電子檔案的意識。最終確保電子文件的真實性和完整性以及有效性，能夠保證電子檔案長期的保存和利用。另外，對兼職檔案人員的培訓也加強，促進對電子文件的知識能夠全方面的了解和掌握，只有將信息處理能力提高，就可以承擔起對電子文件的監督和管理作用。

3.3 提高電子檔案管理人員的素質

首先，醫院應當加強兼職檔案人員的培訓和教育，要挑選高素質工作人員，積極參加電子文檔知識學習班，使相關工作人員能夠將電子文件的有關知識全方面的了解和掌握，這樣不僅可以提高運用和處理現代化信息的能力，也能將電子文檔的監督和管理工作承擔。其次，要要求醫院制定電子文件管理制度，形成文字材料，下發到各個醫院的職能部門，并且組織職能部門相關的工作人員對電子文件全程管理培訓和學習，促進所有工作人員可以對電子文件的相關知識普遍的了解，對其中檔案的意識加強，提高電子檔案管理工作的質量，促進電子檔案管理工作的成果可以被各個部門使用、參考以及查閱等等。因此，不僅要加強各方面的建設，還要對工作人員進行定期的培訓，這樣就可以更好的對專業的技能和知識全方面的掌握。同時，在接受專業的教育培訓當中，也要提高整體隊伍的技術能力，可以讓電子檔案工作人員能夠熟練的應用計算機的技術。要保持不依賴傳統紙質管理方法，接受先進的管理思想，促進醫院電子檔案管理工作能夠與時俱進，跟隨我國時代發展的潮流。

4 結語

綜上所述，各個地區醫院的電子檔案管理系統，沒有比較成熟的行業規范，在各方面投入上，都會出現各種各樣的問題。但是人們已經逐漸的對電子檔案的管理重視起來，在實際發展中就突出了自身的優勢以及必然發展的方向。因此，為了醫院電子檔案能夠發展和完善一套比較完整的管理體系，應當加強醫院電子檔案的管理，最終達到根本發展的目的。

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