淺談畜牧科技檔案在立卷中存在的問題及對策

阿曼古力·庫爾班

引言

畜牧科技檔案是人們在畜牧業生產活動領域中形成的，是畜牧業生產、建設、科研以及由此而進行的各項研究活動等全過程的真實記錄，包括聲像、圖片、照片、紅燈及文字材料。完備的畜牧科技檔案將減少大量不必要的重復性工作，不僅提高工作效率，而且對提高畜牧業的經濟效益有著極其重要的意義，是開發畜牧信息資源的重要保障。

1 主動服務，解決畜牧科技檔案收集，立卷難的問題

畜牧科技檔案收集難的問題，有客觀原因，也有主觀原因，一是各部門對檔案工作沒有引起足夠重視，對平時立卷工作的重要性認識不清；二是檔案管理人員督促，催交力度不夠。要解決好上述問題，應從以下幾方面入手：

1.1 要提高檔案宣傳力度。要堅持不懈地學習、宣傳《檔案法》、《草原法》、《科學技術檔案工作條例》嚴格執行。強化各部門人員的法律意識和檔案意識，真正做到依法治檔，提高遵紀守法的自覺性，努力提高檔案工作的社會地位。《檔案法》第十條做出明確規定，對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定“定期向本單位檔案機構或檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有”。國務院頒布的《種畜禽管理條例》第十九條中也有規定：“生產經營種畜禽的單位和個人，必須遵守種畜禽繁育、生產的技術規程，建立生產和育種檔案”。這使畜牧科技檔案歸檔制度，用法律的形式固定下來，并要求畜牧工作人員及檔案管理人員貫徹執行。

1.2 宣傳檔案的重要作用，提高檔案意識。要有積極的態度，及時向有關人員收集材料，向畜牧科技人員及專業技術工作人員宣傳檔案的重要作用，保證科技檔案的齊全完整。有的業務人員以要經常利用為借口，認為完全沒有必要送交檔案室，更有甚者是借而不還或未經允許原文抄襲，署名為自己的文章，造成很不好的影響，這勢必會加大材料收集工作的難度。每年檔案收集工作開始時，檔案人員為了收集到歸檔材料，往往要經數次催交，即便這樣，歸檔材料仍然收集不齊，造成科技檔案缺損。要解決好這些問題，必要克服一些模糊認識，明確責任關系，加強畜牧科研人員的檔案意識，同時檔案人員一定要熟悉畜牧方面的知識，掌握情況，做到有目的地廣泛收集有關材料。要通過利用-反饋-再利用-再反饋的方式，提高檔案的利用效果。否則，將無法檢驗收集歸檔來的材料質量，對短缺的東西也無法進行補充收集。只有這樣，才能作出鑒別和比較，正確地判斷其保存價值，有利于充分利用，體現出畜牧科技檔案自身的經濟價值。

1.3 注意平時立卷工作。搞好平時立卷是一項基本性工作，科技檔案材料的形成往往是以個人或課題組研究形成的材料為主的。因此檔案人員應與業務人員加強聯系，互相協作，在立卷過程中，檔案員做好平時立卷工作的指導工作，同時各業務部門應設專人負責立卷工作。

由于畜牧研究是一項長久的工作，對每一項科研成果從開始申報和準備材料，科研過程中的原始記錄，課題研究中的試驗，篩選，論文專著到最后成果鑒定，往往需要很長的周期，因此要求必須有一套系統完整的管理程序或規程，必須待課題研究完成通過鑒定，材料收集齊全后，再移交檔案室集中統一管理，科技檔案還要與課題管理同步進行。為擴大科研成果的作用，應建立科研成果檔案庫。對每年的研究成果，獲自治區獎，國家獎的科研課題匯總成冊，進行廣泛技術交流，為技術人員提供最新科技動向。制定科技檔案管理，實施辦法，統一歸檔內容及檔案的規范化、標準化，做到準確、齊全、完整，有利于發揮檔案的作用。

2 加強檔案管理人員專業技術和業務素質的提高

要使全區的畜牧工作由數量型向質量效益型轉變，并在畜牧結構調整和良種化程度上達到質和量的飛躍，必須重視畜牧科技檔案的管理工作。畜牧科技檔案管理人員不僅需要掌握檔案專業知識，還必須熟知一定的畜牧科技知識，要求了解本單位的科研畜牧生產過程所包括的各個環節，并在工作中不斷提高業務水平。

3 建立，健全各項規章制度

沒有健全的歸檔制度就不可能有完整的檔案。為了搞好科技檔案工作，做到有章可循，必須“三統一”，即統一制度，統一做法，統一保管。統一制度是指，建立統一的科技檔案管理制度，保密制度，檔案管理人員崗位責任制，檔案的歸檔范圍，檔案的移交制度，文件材料節約制度等各制度，并張貼上墻。統一做法是指，對不同門類和載體的檔案的分類、編號、排列、編目和保管期限表等要有統一的標準和要求。統一保管是指一個單位各個職能部門形成的各種載體的檔案，要按規定定期向本單位檔案機構或人員移交，任何承辦單位和個人不得留存。

有必要說明的是，檔案人員必須加強保密制度的宣傳，遵守保密守則，做好保密工作。在提供借閱的同時要向借閱者講清保密的重要性，并有明確的審批手續。

4 有利于實現畜牧科技檔案的現代化管理

隨著現代科技的不斷發展，檔案已從傳統的紙質載體逐步擴展到包含文字、圖像、聲音等多種媒體形式。計算機的廣泛應用把檔案人員從繁瑣的業務中解放出來，這也是檔案工作的發展方向。

在對畜牧科技檔案李娟、編目、整理成冊后，我們可以充分利用計算機處理信息的精確、方便、快捷、通用性強。

標準化程序高等特點，來實現檔案管理工作的辦公自動化和科學管理化，既節省空間有節省材料，一張光盤就可以存儲幾萬卷檔案，通過計算機就可以毫不費力地查找每一份文件，大大節約了時間和勞動強度。在此基礎上在進一步綜合利用計算機網絡和多媒體技術，實時瀏覽和網上查詢全國各地的畜牧科技檔案，極大地提高了利用率，實現畜牧科技檔案的現代化管理。為適應我區現代化畜牧業發展的迫切需求，畜牧科技檔案工作應做到制度化、規范化、標準化、信息網絡化，為我區發展現代化畜牧業、農牧民增收做出應有的貢獻。

作者單位：新疆阿克蘇市草原工作站endprint