質檢機構樣品管理的重要性

孫正

制定科學、合理的質檢流程文件和標識系統

質檢機構對檢驗樣品的管理與保存是檢驗樣品過程中的關鍵環節，也是質檢機構管理工作的重要部分。為妥善管理樣品，確保樣品的有序傳遞和保證檢驗工作的順利進行，質檢機構應科學的制定合理的樣品接收、盲樣的保存、管理和處理流程文件。對于樣品的管理，應該明確抽樣人員、樣品保管員、樣品制備員的權利和責任，實行樣品管理責任落實到人的責任制，細化樣品保管工作的內容和職責，對于樣品的接收、驗收、標識、制備、保存、傳遞、檢驗、進出庫等環節應做好嚴格追蹤記錄，以便快速查閱數據及跟蹤。

對于抽取到的需要檢驗的樣品或者接收到的客戶送檢的樣品，樣品管理人員應做好對樣品狀態、數量的記錄，嚴格做好對樣品的標識和保存、傳遞、管理工作。為便于對樣品的分辨、傳遞、管理與保存，使用不同顏色標簽對樣品進行重新的編碼標識，有利于確保質檢機構出具公正、公平的盲樣檢驗結果。編碼可依照“檢驗類別/年份/樣品分類/流水號”的順序來標注設置。例如：某樣品的編碼為SC201420102，其中SC是檢驗類別省監督抽查拼音縮寫，2014是代表該樣品進登記收入的年份，2代表的是食品（即該樣品的種類），0102是代表該樣品被登記收入時的流水編號。

接收樣品時，質檢機構的業務人員應與被（送）檢方同時對樣品的外觀、狀態等進行確認，如沒有異議填寫好樣品委托合同，樣品管理員在委托方面前將樣品加貼封條，對樣品進行編碼、入保管庫。

建立盲樣檢驗的管理內容與保存方法

盲樣檢驗方法是表現質檢機構檢驗工作客觀性、公正性和科學性的有效方法，這樣可以使樣品從管理信息中流露出的信息的有限，從而確保檢驗數據來源的公正性和客觀性。盲樣檢驗方法的好處在于，當待檢樣品從接收環節進入到檢驗環節的過程中，由樣品制備員遵循操作規范制備、填寫樣品記錄，檢驗人員領取待檢樣品時只能看到樣品編碼和傳遞卡（標有必要的樣品信息如：樣品編號、規格型號、檢驗依據、檢驗項目、檢驗時限日期等），可以有效保證樣品的信息安全。

在盲樣檢驗的實施過程中，應嚴格注意待檢樣品的信息保密工作，檢驗人員無權查看樣品信息的保密部分。制樣員制備好樣品后，將樣品的編碼標識在承裝樣品的容器的合適部位；樣品管理員將制好的樣品連同傳遞卡一同傳遞至檢驗室；檢驗人員接收到樣品后，根據檢驗依據制定檢驗計劃，按操作流程和規定對樣品進行檢驗。

樣品被接收入樣品保管庫時，應由樣品保管員根據情況將樣品分成“檢”、“備”兩份，“檢”樣品用于質檢機構的檢驗工作，使用綠色標簽標記樣品編碼，“備”樣品是為做復檢和備份樣品而進行的保存與管理，使用紅色標簽標記樣品編碼。根據情況，當檢驗過程由不同科室參與檢驗而需要多份樣品時，應分別粘貼標簽標識編碼并在編碼后加“-1”“-2”……區分，以便傳遞。檢驗人員在對樣品進行檢驗后，應及時將剩余樣品交還回樣品保管庫，由樣品保管員將其放入合適的區域保存。

了解質檢樣品的管理與保存的流程內容

樣品的保管一方面關系著檢驗結果的公正性和準確性，另一方面也關系著參檢方的權益。樣品的妥善管理和保存，對質檢機構規范性復檢、仲裁檢驗及留樣檢驗的結果有著直接而重大的影響，對檢驗數據的重現性起著一定的決定性作用。

樣品在被接收到樣品保管室后，應及時進行編碼、收錄登記，根據委托的檢驗項目及時傳遞給檢驗室進行相關項目的檢驗，在與檢驗室負責檢驗的工作人員進行交接樣品時要做好簽字登記，并重復交代好委托方要求的檢驗項目。檢驗室在對樣品檢驗過程的保存期內要做好入庫保管的登記流程事項。在待檢樣品的保管庫保存時，應在標簽上體現“待檢”、“在檢”、“檢畢”等狀態，根據情況進行分類保存，以便區別樣品的不同檢驗狀態。

樣品在保管庫中，要詳細記錄樣品的保存位置、編碼、檢驗項目、接收日期、留樣數量等等；根據樣品需求保存的環境進行保管，記錄樣品室的溫度和濕度。如：樣品需要在保存時滿足溫度、濕度等要求，必要時進行環境控制，使樣品最大程度保持性狀完好。樣品保管庫還必須要備全防火、防盜措施；檢驗室在檢驗樣品時，應妥善保管，禁止出現錯樣、丟失、被污染及損壞（非檢驗時損壞），確保樣品保存在安全、干凈、干燥、通風的環境；禁止任何人對檢驗樣品進行非檢驗性流轉，禁止無關人員閱讀檢驗結果；委托方如果對檢驗結果存有異議，檢驗室應保持檢驗原有結果，并將情況匯報給質量負責人處理；對于保管庫里留樣的取用，必須按照程序文件要求填寫申請表，逐級上報，得到批準后方可取走使用，并要做好登記，取走在保管庫的留樣時應在記錄中詳細注明取用的原因和去向及批準人，確保留樣取用保管的規范性。

提高對質檢樣品的安全管理與保存，了解樣品管理的注意事項

為了保證樣品的性狀在保管庫保存期間與檢驗過程中相同，應注意三點注意事項：一是在樣品制備、保存的過程中應根據樣品需求的環境條件做好環境控制并采用合適的包裝，避免樣品的變質；二是在接收樣品時，要登記好樣品的基本信息，防止樣品的混淆，切記在留樣時留樣量要為檢驗樣品量的兩倍；三是根據樣品的不同特性，選擇合適的地點或容器進行保存，做好分類存放和明顯標注。

在存放樣品的過程中，要注意對樣品的安全管理。對存在有危害成分的樣品應做好分類存放，切勿將不同性質的樣品混放，避免發生碰撞、燃燒、爆炸等事故；樣品保存的保管庫周圍應設立安全警示標牌，提高管理人員的安全意識，掌握相關的應急處理措施；定期對相關工作人員進行安全管理規定的培訓學習，為樣品保管庫配備合適的消防器材并進行定期檢查。

加強對樣品管理、保存的監督檢查

質檢機構應加強對樣品的管理、保存監督工作，根據程序文件和相關規章制度的要求和步驟對樣品進行規范管理。監督人員應定期檢查樣品保存情況，對不合適的狀況及時分析原因，提出符合實際情況的整頓、改善意見，以利于樣品管理工作的持續改進，從而確保樣品的安全管理和保存。

質檢機構樣品的管理與保存是檢驗樣品的基本流程之一，是檢驗認證的重點審核內容，直接關系到檢驗結果是否具有客觀性、公正性、公平性和法律有效性的。因此，對樣品的合理管理與保存是重視、提高管理水平的關鍵步驟，是實現樣品檢驗的公正公平、科學檢驗、數據準確及服務規范的重要基礎措施。