質(zhì)檢機(jī)構(gòu)樣品管理的重要性

孫正

制定科學(xué)、合理的質(zhì)檢流程文件和標(biāo)識(shí)系統(tǒng)

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)對(duì)檢驗(yàn)樣品的管理與保存是檢驗(yàn)樣品過(guò)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是質(zhì)檢機(jī)構(gòu)管理工作的重要部分。為妥善管理樣品，確保樣品的有序傳遞和保證檢驗(yàn)工作的順利進(jìn)行，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)應(yīng)科學(xué)的制定合理的樣品接收、盲樣的保存、管理和處理流程文件。對(duì)于樣品的管理，應(yīng)該明確抽樣人員、樣品保管員、樣品制備員的權(quán)利和責(zé)任，實(shí)行樣品管理責(zé)任落實(shí)到人的責(zé)任制，細(xì)化樣品保管工作的內(nèi)容和職責(zé)，對(duì)于樣品的接收、驗(yàn)收、標(biāo)識(shí)、制備、保存、傳遞、檢驗(yàn)、進(jìn)出庫(kù)等環(huán)節(jié)應(yīng)做好嚴(yán)格追蹤記錄，以便快速查閱數(shù)據(jù)及跟蹤。

對(duì)于抽取到的需要檢驗(yàn)的樣品或者接收到的客戶送檢的樣品，樣品管理人員應(yīng)做好對(duì)樣品狀態(tài)、數(shù)量的記錄，嚴(yán)格做好對(duì)樣品的標(biāo)識(shí)和保存、傳遞、管理工作。為便于對(duì)樣品的分辨、傳遞、管理與保存，使用不同顏色標(biāo)簽對(duì)樣品進(jìn)行重新的編碼標(biāo)識(shí)，有利于確保質(zhì)檢機(jī)構(gòu)出具公正、公平的盲樣檢驗(yàn)結(jié)果。編碼可依照“檢驗(yàn)類別/年份/樣品分類/流水號(hào)”的順序來(lái)標(biāo)注設(shè)置。例如：某樣品的編碼為SC201420102，其中SC是檢驗(yàn)類別省監(jiān)督抽查拼音縮寫，2014是代表該樣品進(jìn)登記收入的年份，2代表的是食品（即該樣品的種類），0102是代表該樣品被登記收入時(shí)的流水編號(hào)。

接收樣品時(shí)，質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)人員應(yīng)與被（送）檢方同時(shí)對(duì)樣品的外觀、狀態(tài)等進(jìn)行確認(rèn)，如沒(méi)有異議填寫好樣品委托合同，樣品管理員在委托方面前將樣品加貼封條，對(duì)樣品進(jìn)行編碼、入保管庫(kù)。

建立盲樣檢驗(yàn)的管理內(nèi)容與保存方法

盲樣檢驗(yàn)方法是表現(xiàn)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)工作客觀性、公正性和科學(xué)性的有效方法，這樣可以使樣品從管理信息中流露出的信息的有限，從而確保檢驗(yàn)數(shù)據(jù)來(lái)源的公正性和客觀性。盲樣檢驗(yàn)方法的好處在于，當(dāng)待檢樣品從接收環(huán)節(jié)進(jìn)入到檢驗(yàn)環(huán)節(jié)的過(guò)程中，由樣品制備員遵循操作規(guī)范制備、填寫樣品記錄，檢驗(yàn)人員領(lǐng)取待檢樣品時(shí)只能看到樣品編碼和傳遞卡（標(biāo)有必要的樣品信息如：樣品編號(hào)、規(guī)格型號(hào)、檢驗(yàn)依據(jù)、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)時(shí)限日期等），可以有效保證樣品的信息安全。

在盲樣檢驗(yàn)的實(shí)施過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格注意待檢樣品的信息保密工作，檢驗(yàn)人員無(wú)權(quán)查看樣品信息的保密部分。制樣員制備好樣品后，將樣品的編碼標(biāo)識(shí)在承裝樣品的容器的合適部位；樣品管理員將制好的樣品連同傳遞卡一同傳遞至檢驗(yàn)室；檢驗(yàn)人員接收到樣品后，根據(jù)檢驗(yàn)依據(jù)制定檢驗(yàn)計(jì)劃，按操作流程和規(guī)定對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)。

樣品被接收入樣品保管庫(kù)時(shí)，應(yīng)由樣品保管員根據(jù)情況將樣品分成“檢”、“備”兩份，“檢”樣品用于質(zhì)檢機(jī)構(gòu)的檢驗(yàn)工作，使用綠色標(biāo)簽標(biāo)記樣品編碼，“備”樣品是為做復(fù)檢和備份樣品而進(jìn)行的保存與管理，使用紅色標(biāo)簽標(biāo)記樣品編碼。根據(jù)情況，當(dāng)檢驗(yàn)過(guò)程由不同科室參與檢驗(yàn)而需要多份樣品時(shí)，應(yīng)分別粘貼標(biāo)簽標(biāo)識(shí)編碼并在編碼后加“-1”“-2”……區(qū)分，以便傳遞。檢驗(yàn)人員在對(duì)樣品進(jìn)行檢驗(yàn)后，應(yīng)及時(shí)將剩余樣品交還回樣品保管庫(kù)，由樣品保管員將其放入合適的區(qū)域保存。

了解質(zhì)檢樣品的管理與保存的流程內(nèi)容

樣品的保管一方面關(guān)系著檢驗(yàn)結(jié)果的公正性和準(zhǔn)確性，另一方面也關(guān)系著參檢方的權(quán)益。樣品的妥善管理和保存，對(duì)質(zhì)檢機(jī)構(gòu)規(guī)范性復(fù)檢、仲裁檢驗(yàn)及留樣檢驗(yàn)的結(jié)果有著直接而重大的影響，對(duì)檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的重現(xiàn)性起著一定的決定性作用。

樣品在被接收到樣品保管室后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編碼、收錄登記，根據(jù)委托的檢驗(yàn)項(xiàng)目及時(shí)傳遞給檢驗(yàn)室進(jìn)行相關(guān)項(xiàng)目的檢驗(yàn)，在與檢驗(yàn)室負(fù)責(zé)檢驗(yàn)的工作人員進(jìn)行交接樣品時(shí)要做好簽字登記，并重復(fù)交代好委托方要求的檢驗(yàn)項(xiàng)目。檢驗(yàn)室在對(duì)樣品檢驗(yàn)過(guò)程的保存期內(nèi)要做好入庫(kù)保管的登記流程事項(xiàng)。在待檢樣品的保管庫(kù)保存時(shí)，應(yīng)在標(biāo)簽上體現(xiàn)“待檢”、“在檢”、“檢畢”等狀態(tài)，根據(jù)情況進(jìn)行分類保存，以便區(qū)別樣品的不同檢驗(yàn)狀態(tài)。

樣品在保管庫(kù)中，要詳細(xì)記錄樣品的保存位置、編碼、檢驗(yàn)項(xiàng)目、接收日期、留樣數(shù)量等等；根據(jù)樣品需求保存的環(huán)境進(jìn)行保管，記錄樣品室的溫度和濕度。如：樣品需要在保存時(shí)滿足溫度、濕度等要求，必要時(shí)進(jìn)行環(huán)境控制，使樣品最大程度保持性狀完好。樣品保管庫(kù)還必須要備全防火、防盜措施；檢驗(yàn)室在檢驗(yàn)樣品時(shí)，應(yīng)妥善保管，禁止出現(xiàn)錯(cuò)樣、丟失、被污染及損壞（非檢驗(yàn)時(shí)損壞），確保樣品保存在安全、干凈、干燥、通風(fēng)的環(huán)境；禁止任何人對(duì)檢驗(yàn)樣品進(jìn)行非檢驗(yàn)性流轉(zhuǎn)，禁止無(wú)關(guān)人員閱讀檢驗(yàn)結(jié)果；委托方如果對(duì)檢驗(yàn)結(jié)果存有異議，檢驗(yàn)室應(yīng)保持檢驗(yàn)原有結(jié)果，并將情況匯報(bào)給質(zhì)量負(fù)責(zé)人處理；對(duì)于保管庫(kù)里留樣的取用，必須按照程序文件要求填寫申請(qǐng)表，逐級(jí)上報(bào)，得到批準(zhǔn)后方可取走使用，并要做好登記，取走在保管庫(kù)的留樣時(shí)應(yīng)在記錄中詳細(xì)注明取用的原因和去向及批準(zhǔn)人，確保留樣取用保管的規(guī)范性。

提高對(duì)質(zhì)檢樣品的安全管理與保存，了解樣品管理的注意事項(xiàng)

為了保證樣品的性狀在保管庫(kù)保存期間與檢驗(yàn)過(guò)程中相同，應(yīng)注意三點(diǎn)注意事項(xiàng)：一是在樣品制備、保存的過(guò)程中應(yīng)根據(jù)樣品需求的環(huán)境條件做好環(huán)境控制并采用合適的包裝，避免樣品的變質(zhì)；二是在接收樣品時(shí)，要登記好樣品的基本信息，防止樣品的混淆，切記在留樣時(shí)留樣量要為檢驗(yàn)樣品量的兩倍；三是根據(jù)樣品的不同特性，選擇合適的地點(diǎn)或容器進(jìn)行保存，做好分類存放和明顯標(biāo)注。

在存放樣品的過(guò)程中，要注意對(duì)樣品的安全管理。對(duì)存在有危害成分的樣品應(yīng)做好分類存放，切勿將不同性質(zhì)的樣品混放，避免發(fā)生碰撞、燃燒、爆炸等事故；樣品保存的保管庫(kù)周圍應(yīng)設(shè)立安全警示標(biāo)牌，提高管理人員的安全意識(shí)，掌握相關(guān)的應(yīng)急處理措施；定期對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行安全管理規(guī)定的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，為樣品保管庫(kù)配備合適的消防器材并進(jìn)行定期檢查。

加強(qiáng)對(duì)樣品管理、保存的監(jiān)督檢查

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)樣品的管理、保存監(jiān)督工作，根據(jù)程序文件和相關(guān)規(guī)章制度的要求和步驟對(duì)樣品進(jìn)行規(guī)范管理。監(jiān)督人員應(yīng)定期檢查樣品保存情況，對(duì)不合適的狀況及時(shí)分析原因，提出符合實(shí)際情況的整頓、改善意見(jiàn)，以利于樣品管理工作的持續(xù)改進(jìn)，從而確保樣品的安全管理和保存。

質(zhì)檢機(jī)構(gòu)樣品的管理與保存是檢驗(yàn)樣品的基本流程之一，是檢驗(yàn)認(rèn)證的重點(diǎn)審核內(nèi)容，直接關(guān)系到檢驗(yàn)結(jié)果是否具有客觀性、公正性、公平性和法律有效性的。因此，對(duì)樣品的合理管理與保存是重視、提高管理水平的關(guān)鍵步驟，是實(shí)現(xiàn)樣品檢驗(yàn)的公正公平、科學(xué)檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確及服務(wù)規(guī)范的重要基礎(chǔ)措施。