關于加強檔案信息化建設的幾點思考

陳常軍?孫張峰

[摘 要]檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是檔案事業發展的戰略目標。現代社會已進入信息的高速公路時代，電腦、多媒體逐漸走進各行各業，成為各項工作中不可缺少的好助手，檔案工作的信息化管理已是必然趨勢，采用現代化信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化、提升檔案管理水平和服務效率，最大限度地滿足社會檔案需求，是檔案信息化工程建設的主要目的。

計算機網絡的發展促進了檔案信息化建設的進程，數據庫技術、網絡技術、數據存儲等各種信息技術的迅猛發展，為檔案信息資源的科學保管和開發利用創造了前所未有的技術條件，網絡基礎設施不斷改進完善也為檔案信息化建設創造了良好的硬件環境；同時實現檔案信息資源共享，為社會提供全面、準確、快速、方便的檔案信息服務提供保障。

[關鍵詞]計算機；信息化建設人才

一、領導重視群眾參與是檔案管理信息化建設的根本保證

近年來，要求“協同政務”、“一站式服務”的群眾呼聲日益高漲，通過政府自上而下的大力推進信息化建設，各級領導的認識水平得到很大提高，特別是一些直接涉及民生領域，如人力資源和社會保障等政府民生部門，業務種類多，覆蓋面大，要讓領導充分認識檔案信息化的重要性，認識到檔案信息化對企業各項事業創新與發展的重要性，切實把檔案信息化提高到政府改革的高度來對待，把檔案工作落實到實處，把檔案工作納入主要領導的議事日程，納入部門的考核，納入檔案人員的職責范圍。做到領導保證、人員保證、時間保證、經費保證。

二、發展信息管理平臺的一體化建設是檔案管理信息化的必要條件

文件、檔案一體化管理的技術保障是計算機和網絡技術為代表的信息技術。數字化技術的應用和推廣簡化了文件、檔案管理的工作程序、提高了文件、檔案管理的工作效率，并且也改變了文件的生成方式和載體性質。網絡技術的出現改變了文件運轉的的方式和特點。這些都使得文檔一體化管理有了實現的技術基礎。

針對檔案數量的增加，檔案部門面臨著沉重的庫房壓力，檔案人員工作量加大以及檔案自然老化和人為損害的難題，這就需要使用大容量的檔案存儲載體和依靠網絡共享檔案資源。利用計算機的磁盤存儲系統和光盤存儲系統，特別是光盤存儲系統，可以解決檔案信息存儲難的問題。采用高容量的存儲載體不但可減輕管理人員的工作量，而且能提高檔案工作效率。

五蓮縣人社局統一檔案管理平臺。以“OA”為基礎，在OA辦公系統平臺中，文件承辦完后，通過一個數據接口，將需歸檔的文件材料自動轉入檔案管理系統中，實行文件和檔案一體化管理。OA辦公系統平臺是一個功能完善，操作簡單，兼容性和安全保密性強的檔案管理系統，對硬件設備要求相對較低，具有管理實體文件、檔案目錄和電子文件、檔案原文的雙重功能，能根據單位的自身職能特點和專業信息要求制定數據標準和規范，并隨著業務處理平臺的變化而改變工作方法，提高工作效率。各科室可以通過本單位局域網，對本單位的文件及檔案資料進行查詢利用，充分借助OA辦公系統平臺的基礎，實現文件數據庫和檔案數據庫的信息資源共享，提供給各級領導及業務人員利用，并從系統的角度出發，對文件工作和檔案工作進行統籌規劃和科學管理，使之實現系統化和規范化，以期發揮各自及總體最大效能，從而提高各類機構管理效能。

三、強檔案信息化人才隊伍建設是信息化檔案建設的保障。

檔案管理信息化對檔案管理人員來說是一個全新的領域，需要學習計算機技術、通信技術、網絡技術等現代信息技術，需要學習檔案管理信息化規章制度和標準，需要和計算機系統管理人員溝通，并參與到管理系統的開發應用中去。加強對檔案業務人員應用新技術、新設備、新方法的培訓，普及信息技術知識，提高檔案業務人員掌握和運用現代化技術的技能，堅持把檔案信息化建設相關的計算機應用基礎知識、數字化技術知識、網絡技術知識、現代管理技術知識等列入培訓計劃，是強化檔案信息化人才隊伍建設的前提和保障。根據檔案管理信息化進程的需要，要通過培養人才、引進一些素質高、熱愛檔案事業、專業技術知識和實踐經驗豐富的人才來從事檔案事業，做好收集和分析檔案利用效果的信息工作，為了解社會和生產部門對檔案的需求的走向，分析掌握檔案利用動態，不斷改進和加強自身工作奠定基礎，同時也是提高服務質量的一條重要途徑。

四、積極充分利用好現有信息化資源是重要的過渡

要利用現有信息化資源克服“等”的思想。要利用現有計算機設備已可以把現有的檔案資料從“零”開始，不能因為檔案管理高科技的信息化設備不到位便將現在的所有檔案材料藏于“死庫”，把檔案資源逐步推廣信息化，如通過普通的辦公軟件也可以實現按類儲存、實現方便的查詢、提高案卷的質量、建立檔案目錄數據文件管理等工作。

五、加強檔案信息化的安全管理

電子檔案的網絡共享服務要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規范管理，而且要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保生產經營和管理活動記錄的完整性與信息的安全性。

1.建立規范的管理機制。在檔案信息化建設過程中，為明晰相關責任，保障網絡及數據的安全運行，還需要從實際出發建立規范的管理機制。

2.創新檔案管理制度。檔案管理部門應該根據《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，制定適應信息化建設的檔案管理制度。一是健全和完善檔案管理業務流程和技術規范，細化電子檔案工作環節和步驟；二是制定必要的安全措施，特別對電子文件和電子檔案，確保電子檔案的安全性與完整性。

總之，在高科技、信息技術迅猛發展的今天，對檔案管理的要求也就會更高，對檔案管理人員的要求也會越來越高。為管理好檔案，就要使管理者與現代技術二者更好結合，不斷提高操作、探索、掌握信息技術的能力。運用嫻熟信息技術管理檔案，不斷提高檔案管理的質量和效率，使它真正成為檔案管理的有效工具，實現它的最大效能。

參考文獻：

[1] 高朝霞.檔案的一體化管理模式淺探[j]《科技創新導報》2011年第18期.