試論高職院校檔案信息管理系統的設計研究

羅芳++李紅才

摘 要：當前，由于擴招而使得高職院校的師生規模都在不斷擴大，由此帶來檔案信息管理上的許多困難。傳統的紙質媒介的檔案管理模式，已經逐漸被淘汰，而以計算機數據庫為依托自助化的信息管理系統則應用的越來越多。實現信息管理系統的軟件設計，從程序上來說有很多實現手段，關鍵是從業務流程分析入手，確定各個功能模塊與管理活動，并據此建立具體的信息數據表。本人從系統設計的角度，簡要論述高職院校檔案信息管理系統的系統設計。

關鍵詞：高職院校；檔案管理；信息化系統；設計

1引言

隨著高等教育普及以及教育商業化，高校擴招已經十分普遍。在高校擴招的浪潮中，高職院校的檔案信息管理面臨著越來越大的壓力。原先以紙質資料為載體的檔案管理模式在新形勢下已經不再使用，而計算機管理系統與數據庫技術被越來越多地應用在檔案信息管理業務中。

2高職院校檔案管理業務流程分析

2.1高職院校檔案信息管理參與的角色

高職院校的檔案信息管理業務參與的角色應該包括：學生、教職工和檔案信息系統管理員三個角色。他們在檔案信息管理系統中分別承擔表1中所列的任務。

表1 高職檔案信息管理系統角色劃分表

[角色＼&職責或者功能＼&學生＼&參與新用戶注冊、個人信息管理、3+2連讀、檔案移入、檔案轉移、檔案查詢等檔案管理業務＼&教職工＼&參與新用戶注冊、個人信息管理、檔案移入、職稱信息管理、檔案轉移、檔案查詢等檔案管理業務＼&檔案信息管理人＼&作為系統管理員進行系統管理，并參與個人信息管理、檔案移入、電子檔案建立、檔案移出、3+2連讀辦理、職稱信息管理等全部業務＼&]

2.2高職院校檔案信息管理系統的業務

根據系統中角色要參與的職責，可以確定高職院校的檔案信息管理系統要包含以下8項業務：新用戶注冊；個人信息管理；檔案移入；電子檔案建立；檔案轉移；3+2連讀辦理；職稱評定；檔案查詢。其中新用戶注冊、個人信息管理、檔案查詢、電子檔案建立都屬于單角色業務，也就是單獨一個角色就可以參與完成的業務。而檔案移入、檔案轉移、3+2連讀辦理、職稱信息管理這四項是多個角色參與的業務，其業務流程如圖1所示。

3功能模塊設計

3.1單角色功能模塊

如上分析，單角色業務包括：新用戶注冊、個人信息管理、檔案查詢、電子檔案建立四項。其中新用戶注冊、個人信息管理、檔案查詢面向全體角色（檔案管理員在面對這三項業務時，可以教職工身份參與），電子檔案建立為單獨面向檔案管理員的業務。

因此，設計時這四個單角色業務直接轉化為頂層功能包。其中新用戶注冊包含新用戶注冊、已注冊用戶登錄三個二層功能包；個人信息管理包含個人信息、家庭信息和校內信息管理三個二層功能包；檔案查詢包含檔案查詢、聯系管理員兩個二層功能包；電子檔案建立包含掃描紙質檔案、檔案PDF歸類存儲兩個二層功能包。

3.2多角色功能模塊

如上分析，多角色功能模塊包括：檔案移入、檔案轉移、3+2連讀辦理、職稱信息管理四項。四個業務直接轉化成頂層功能包，其中檔案移入包括已注冊用戶登錄、檔案移入申請、檔案移入審核、電子檔案建立、檔案移入確認五個二層功能包；檔案轉移包括已注冊用戶登錄、檔案轉移申請、檔案轉移審核、檔案轉移確認四個二層功能包；3+2連讀辦理包括3+2連讀辦理申請、3+2連讀申請審核、新用戶注冊、電子檔案建立、檔案移入確認五個二層功能包；職稱信息管理包括已注冊用戶登錄、職稱文件電子檔上傳及信息變更申請、職稱信息變更審核、職稱信息變更確認四個二層功能包。

3.3系統管理功能模塊

系統管理功能模塊專門面向檔案管理員開放，包括賬戶管理、權限管理、角色管理三個二層功能包。

4數據分析

4.1界面類與控制類分析

界面類的設計與功能模塊頂層包基本一致，首先是檔案管理系統總界面，然后包含新用戶注冊、檔案移入、檔案轉移、檔案查詢、個人信息管理、電子檔案建立、3+2連讀辦理、職稱信息管理8個子界面。為了便于操作，將這8個子界面按照角色權限進行分類，分為學生入口、教職工入口和系統管理員入口三個前置界面，在系統管理員入口中增加系統管理界面。新用戶注冊界面為學生入口與教職工入口界面之后的第二級界面，也就是說要進入其他七個界面必須要進行已注冊用戶登錄，而3+2連讀辦理界面并列鑲嵌在學生新用戶注冊界面中。

二層功能包轉化為控制類，所以新用戶注冊界面包含其中新用戶注冊包含新用戶注冊、已注冊用戶登錄三個控制類；個人信息管理界面包含個人信息、家庭信息和校內信息管理三個控制類；檔案查詢界面包含檔案查詢、聯系管理員兩個控制類；電子檔案建立界面包含掃描紙質檔案、檔案PDF歸類存儲兩個控制類；檔案移入界面包含檔案移入申請、檔案移入審核、電子檔案建立、檔案移入確認四個控制類；檔案轉移界面包括檔案轉移申請、檔案轉移審核、檔案轉移確認三個控制類；3+2連讀辦理界面包括3+2連讀辦理申請、3+2連讀申請審核、新用戶注冊、電子檔案建立、檔案移入確認五個控制類；職稱信息管理包括職稱文件上傳及變更申請、職稱信息變更審核、職稱信息變更確認三個控制類。系統管理功能模塊專門面向檔案管理員開放，包括賬戶管理、權限管理、角色管理三個控制類。

4.2數據表的建立

數據表是與各個功能模塊對應的數據庫實體。但是，并不是每一個控制類或者二層功能包都要有一個實體數據表與之對應，很多時候實體類之間的關系是互相包含的，而控制類很多時候也可以指向同一個實體。

比如這個系統，在最少的情況下可以由系統用戶信息表、個人信息表、職稱信息表、電子檔案信息表來實現。其中，系統用戶信息表包含用戶ID、用戶密碼、姓名、用戶權限、用戶角色、用戶學號/工號這幾項數據，其中用戶ID是主鍵，只有系統管理員能夠參與管理；個人信息表包括系統用戶信息表的數據之外，還包括身份證號碼、性別、民族、政治面貌、學歷（教育部認證編號）、學位（教育部認證編號）、出生日期、年級（可空）、院系、專業、職稱（可空）、宿舍（可空）、聯絡方式（手機號碼）、家庭住址、主要家庭成員、主要家庭成員聯絡方式，其中用戶ID是主鍵、身份證號碼作為外鍵；職稱信息表包含系統用戶信息表的數據之外，還包含身份證號碼、性別、出生日期、院系、學歷、最高學位、職稱等級、職稱文件掃描圖片（bit數據），其中用戶ID為主鍵、身份證號碼為外鍵；電子檔案信息表包含電子檔案編號、學號/工號、身份證號碼、姓名、性別、出生年月、政治面貌、民族、畢業院校、學歷、學位、職稱、簡歷、教育背景、獎懲情況、發明專利、發表論文。

5高職院校檔案信息管理系統的設計實現

5.1開發平臺及開發模式

系統采用的前臺開發平臺是微軟公司的VS.NET平臺，開發工具選用ASP.NET，開發語言為C++語言。后臺的數據庫采用SQLsever2008，在界面設計中采用Photoshop進行圖片的編輯。

系統采用B/S模式，即瀏覽器/服務器模式，相比C/S模式，B/S模式具有客戶端免維護的優勢，適合高職院校檔案管理這樣用戶數量龐大，而且用戶需求與用戶信息經常發生變化的軟件系統。

客戶端只要是標準的Web瀏覽器就可以，可以是安裝了IE6.0以上的Windows2000以上系統，主要的業務處理邏輯在服務器端實現。

5.2系統的UI界面設計

圖2 系統的UI界面

系統的UI界面設計中的圖片為Photoshop編輯二層，上圖為點擊學生入口/教職工入口/管理員入口之后的登錄界面。如果是學生登錄界面，還會有另外一個3+2申請的選項。在頁面右上角的回首頁，可以返回學生入口/教職工入口/管理員入口的選項首頁，比如檔案管理員就可以在教職工入口以普通教職工身份登錄，或者返回首頁點擊管理入口，以管理員身份登錄。

6結語

綜上所述，高職院校的檔案信息管理系統可以采用面向對象的軟件工程設計思路，通過對業務流程的逐項分析，以其為依據設計各級的功能模塊。然后，依據功能模塊的設定，設計界面類、控制類與實體數據表，在利用成熟的開發平臺，就能夠較為容易地開發出來。而系統UI界面的設計上，應該要更多考慮人性化與學校的風格與特色。這些都值得掌握軟件工程開發能力的檔案信息管理人員們更加深入的探索與研究。

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作者簡介：

羅芳（1972.10—），女，大學本科學歷，從事檔案管理工作14年，愛崗敬業，職業領悟平時不用用時急，莫忘用后平時積。