灰色文獻的收集與管理

黃獻民

摘 要：灰色文獻是一種新型信息源，覆蓋的信息面廣，內容新穎，見解獨特，具有特殊的情報價值。隨著科研活動的逐漸發展，灰色文獻能反映各個領域的科學研究成果。本文歸納了灰色文獻的特征，淺析東莞地區灰色文獻的收集原則及收集途徑，總結出適合東莞地區灰色文獻管理的方法。

關鍵詞：灰色文獻；東莞地區；收集；管理

灰色文獻是信息資源的重要組成部分，具有信息快捷、種類多、信息量大等特點，對于文化、經濟的發展以及知識的創新具有重要意義。但是它屬于“非正式出版物”，是沒有通過正常渠道而發行的文獻，且發行數量有限，容易絕版，所以不容易獲得。這樣一來，灰色文獻的收集與管理都不容易做到。為了挖掘灰色文獻的價值，提高其利用率，東莞地區從多個途徑對灰色文獻進行收集，并采取一些措施加強對灰色文獻的管理。

1 灰色文獻的特征

灰色文獻是指內部發行的，通過一般銷售渠道購買不到的資料。主要由政府機構、學術機構、企業等以電子版的形式發行或自己進行印刷出版的。灰色文獻的特征有多個方面：（1）灰色文獻能夠引人注目主要是因為內容新穎，涵蓋的范圍廣，情報價值高。它可以反映政治、經濟、文化等多方面的最新發展，也可以反映企業的最新動態，因此可以作為企業競爭的參考；（2）由于灰色文獻的不公開，主要在政府部門、企業、機構內部流通，所以灰色文獻不容易被獲得；（3）灰色文獻主要是各機構、企業等自行出版發行，制作份數比較少，且主要根據各方面的最新發展動態來出版，靈活性比較大，內容不受限制。

2 灰色文獻的收集

由于灰色文獻具有不公開、發行量小、流通面窄等特點，所以收集具有一定的困難。下面結合東莞地區實際情況，分析應該怎樣完成該地區灰色文獻的收集。

（一）、灰色文獻的收集原則

由于灰色文獻不像常規文獻那樣透明化公開發行，因此，灰色文獻在收集和管理上將受到一定的影響。為了不浪費人力、物力，在收集灰色文獻方面要遵循一定的原則。

（1）針對性。需要針對東莞地區灰色文獻的來源和流通方式進行分析，準確掌握灰色文獻的內容類型及情報價值，為灰色文獻的收集奠定良好的基礎。

（2）時效性。任何文獻都有一定的情報價值，但隨著時代的不斷發展，其價值會降低，甚至會變得沒有任何作用，這就是文獻的時效性。例如，隨著社會的不斷發展，政府部門的發展規劃不可能一直適用，會因價值降低對它做出一定的調整。因此，應該把握時效性的特點。在收集文獻時應該快速且收集內容新穎、情報價值高的灰色文獻。

（3）科學性。灰色文獻的分布廣、信息多，收集起來比較困難，因此，在對灰色文獻的收集時，通常需要運用一些科學方法，分析灰色文獻主要的分布范圍以及其中所含的情報價值，避免浪費時間、人力以及物力。

（4）完整性。在收集灰色文獻時，需要對其進行全面檢查，保證文獻的完整性，以便于滿足收藏的需求。在文獻收集后，對于有缺失的灰色文獻，可以咨詢相關人士后進行補充，使其完整可用。

（二）、灰色文獻的收集途徑

灰色文獻的收集大多根據城市發展情況來決定，但是方法很多，主要通過以下幾個途徑。

（1）贈予。圖書館的灰色文獻大多是各機構、企業等贈予的，這是最普遍的一種方法。贈送的灰色文獻的內容多樣，沒有針對性，有的甚至有缺失。這就需要我們圖書館采編部門對這些灰色文獻進行分類、補充，挑出情報價值高的灰色文獻。

（2）索取。有些資料是廠家推銷產品贈送的樣書；有些是商家為了宣傳商品發放的一些有商品類目、作用的圖片；有些是企業發的一些推廣技術的小本子；有些是政府報告、會議記錄、學術論文、業務往來等。這些都是可以直接獲得的或間接索取的。

（3）交換。各企業、機構為了加強交流、補充情報，從而，進行文獻互換。在東莞地區，多個企業之間建立了文獻的長期交換，可以相互了解、互通有無。各企業和各單位應該有專人來負責文獻的交換工作，登記交換方、文獻類目和交換數量。對灰色文獻的收進與給出作到心中有數。

（4）復制。文獻收集時，由于收集條件所限，不能帶走原版文獻，可以采用復印、錄制、翻拍、掃描等方法來收集到完整的文獻。

（5）網絡搜索。隨著網絡的發展，網絡搜索也變得重要了。它可以提高工作效率，便于情報價值的開發。可以輸入關鍵詞進行搜索，從數據庫中找到與此相匹配的灰色文獻。以互聯網為例，通過萬維網這個資料空間，可以了解最新信息、新聞、熱點等，可以快速的查找資料。

（6）實地收集。實地收集的資料多是第一手資料，內容新穎，具有很高的情報價值。一般在學術報告會、洽談會、展覽會等現場收集來的資料就屬于實地收集的情報。還可以請志愿者幫助收集，以免造成資料的短缺。

3 灰色文獻的管理

在對灰色文獻的管理方面，存在著很多問題。例如，收藏不全面、不易檢索、沒有目錄等。為了進一步增強對灰色文獻的管理，建議采取了以下措施。

（1）創建灰色文獻管理體系。由東莞圖書館設立灰色文獻管理機構，制定管理規則，明確各自的任務，各個分館定期將情況上報。各分館之間可以相互交流，相互討論怎樣可以更快地收集灰色文獻并如何提高灰色文獻的利用率，加深對灰色文獻的研究。

（2）編寫灰色文獻目錄。由于灰色文獻很難獲取，且大多數只有標題和正文，不便于文獻的檢索和開發。因此，圖書館采編部門需要將沒有條理的灰色文獻進行分類整理，并且編寫目錄以及一定的關鍵詞，按照目錄或關鍵詞對其進行歸類，方便讀者的檢索和閱讀。

（3）建立灰色文獻數據庫。在信息化社會，充分利用各類信息資源并進行有效地管理，是進行科學研究和決策管理的前提條件。建立東莞地區灰色文獻數據庫，更有利于東莞地區灰色文獻的收藏和管理。東莞地區灰色文獻數據庫應該滿足不同讀者的不同需求，做到查有所出。

（4）進行用戶輔導和培訓。為提高讀者的檢索能力，針對不同讀者的需求進行輔導與培訓。圖書館工作人員把灰色文獻的類型、作用介紹給讀者，并通過各種方式向讀者推廣，使讀者能夠了解灰色文獻，能夠快速檢索自己想閱讀的文獻。

隨著網絡的發展，應該建立灰色文獻閱讀網站，將收集到的灰色文獻統一錄入，并且需要對網站進行一定的規劃和宣傳，對灰色文獻進行詳細分類，寫出檢索步驟來引導讀者，幫助讀者查找灰色文獻。例如，圖書館可以將灰色文獻中的新觀點、新經驗以文摘、題錄的形式進行宣傳，引起讀者和用戶的關注，吸引更多的讀者來閱讀。同時，還可以在東莞地區的各機構、企業、學校，采取講座、海報等形式的宣傳，讓讀者了解網站的作用，并且學會如何使用。

4 結語

灰色文獻能反映地區各個領域的發展動態，是經濟文化建設所需的信息資源。因此，在有著“世界工廠”之稱的東莞，灰色文獻的收集與管理尤為重要。應該遵循上述原則，對東莞地區灰色文獻進行合理化收集和管理，進一步開發灰色文獻，挖掘灰色文獻的情報價值。

參考文獻

[1]嚴怡民；情報學概論；武漢；武漢大學出版社；1994

[2]朱正嫻；不可忽略的信息資源——“灰色文獻”；圖書館；1998（3）

[3]鄭滿莊；談灰色文獻的收藏和利用；圖書館雜志；1996（1）