探究新形勢下電子檔案管理存在的問題及對策

摘 要：電子檔案管理是電子時代發(fā)展的重點，以新形勢發(fā)展情況為基礎(chǔ)，結(jié)合近年來電子檔案管理工作特點，分析新形勢下電子檔案管理工作中存在的問題，并結(jié)合實際發(fā)展需求，提出優(yōu)質(zhì)的管理方案。

關(guān)鍵詞：新形勢；電子檔案；管理；問題；對策

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，隨著全球信息化技術(shù)的不斷優(yōu)化，檔案管理工作也進入到了電子時代。以往的紙質(zhì)檔案管理形式也逐漸被電子檔案取而代之，并為我國檔案工作的發(fā)展提供了有效的依據(jù)。雖然電子檔案較為便捷，但是因為網(wǎng)絡(luò)不平穩(wěn)、安全工作不高等因素的影響，導致其中也存在很多隱患，如信息遺失，黑客進攻等問題，而這些問題也增加了電子檔案管理工作的難度，減少了電子檔案管理工作的效率。

1 電子檔案的概述

（一）電子檔案的定義

其是依據(jù)檔案管理規(guī)范有針對的儲存起來的有參考價值的、蘊含背景信息的、結(jié)合相應形式封裝起來的電子文件。從定義分析中可知，電子檔案與其它的電子文件不屠龍，其對企業(yè)、事業(yè)單位的管理以及社會發(fā)展有一定的引導作用[1]。

（二）電子檔案管理工作的特點

現(xiàn)階段，我國電子檔案管理工作已經(jīng)進入到網(wǎng)絡(luò)信息化時代中，其管理的內(nèi)容也增添了很多方面的實物虛擬化內(nèi)容。在實際發(fā)展中，依據(jù)網(wǎng)絡(luò)實施多樣化電子檔案管理工作，不但可以減少大量的人力和物力成本支出，還可以改變我們的生活形式。其中主要分為以下幾點：第一，這種管理形式早已經(jīng)遠離了紙質(zhì)的約束，依據(jù)電子的形式實施信息資源的儲存，可以為建設(shè)數(shù)字化的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供依據(jù)，從而保障信息的共享性。第二，現(xiàn)階段電子檔案管理系統(tǒng)的功能非常大，如協(xié)同辦公系統(tǒng)，其不但可以解決多樣化信息資源的集成問題，還可以對決策思想實施全面的推廣和落實，更增強了企業(yè)內(nèi)部的工作效率。企業(yè)結(jié)合相關(guān)的電子檔案管理系統(tǒng)，依據(jù)多樣化的輔助軟件可以降低相應工作者的檔案管理強度。

2 目前電子檔案管理工作中存在的問題

（一）對檔案管理工作必要性的認知存在問題

檔案在實際發(fā)展中占據(jù)重要的地位。在現(xiàn)代社會發(fā)展中，對檔案管理工作提出了更高的要求。但是有的部門卻沒有對檔案管理工作提出重視，在實際工作中提出檔案管理工作非常簡單，并不是重點工作，也不需要消耗大量的時間和精力。而這種觀念是錯誤的，我們需要深刻認識到檔案管理工作的必要性。在現(xiàn)階段的社會環(huán)境中，檔案管理工作與社會經(jīng)濟不斷發(fā)展的市場環(huán)境有一定的關(guān)聯(lián)，這也是企業(yè)改變自身管理和提升自身經(jīng)濟能力的基礎(chǔ)內(nèi)容。相應部門一定要拓展自身檔案管理工作的推廣范圍，突破傳統(tǒng)發(fā)展中構(gòu)成的錯誤理念，實現(xiàn)檔案管理工作的真正價值，從而為我國經(jīng)濟快速發(fā)展提供有效的依據(jù)[2]。

（二）檔案管理工作的制度不全面

現(xiàn)代檔案管理工作能力與以往的管理形式對比分析，前者的管理形式得到了有效提升，但是檔案管理工作出現(xiàn)的任意性依舊在管理工作中存在。從這一觀點分析，我國檔案管理工作在制度中依舊存在很多問題。這就需要相應部門一定要結(jié)合相關(guān)問題進行深入優(yōu)化，保障檔案管理工作制度的全面性，以此初始檔案管理工作制度向著標準化和現(xiàn)代化發(fā)展。

（三）檔案標準化較低

現(xiàn)代化檔案管理工作遵守正確的原則，這是保障檔案管理工作的重點內(nèi)容。我國最早在1980年就開始推廣檔案管理形式的標準化原則，并且設(shè)計專業(yè)的部門設(shè)計標準化的文件，但是因為檔案管理工作自身存在的復雜性，導致我國檔案管理工作也存在復雜的特點。特別是檔案管理工作中的分散管理是工作中最大的特點。受到我國以往歷史發(fā)展遺留問題的影響，我國檔案管理工作是單獨成政的發(fā)展方向，不同單位存在不同的信息系統(tǒng)實施電子檔案管理工作。各種檔案管理系統(tǒng)并沒有依據(jù)統(tǒng)一的標準實施工作，這樣導致我國檔案工作存在無主題的問題，彼此之間的信息傳遞和溝通較差，同時國家也沒有依據(jù)相同的發(fā)展目標和方向進行，這樣導致檔案在管理工作中存在很多盲目的特點，以此為整體檔案管理工作的發(fā)展造成一定的影響。

（四）提升檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

為了確保檔案管理工作的平穩(wěn)性，需要對檔案管理工作者提出更為嚴謹?shù)囊?。檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)和道德素質(zhì)一定要不斷提升，很多檔案管理者疏忽職守，在工作中沒有完成自己的任務(wù)，承擔自身的責任，為檔案管理工作帶來了更多的問題，因此培育高素質(zhì)的檔案管理者對檔案管理工作而言非常重要。

3 新形勢下電子檔案管理工作存在問題的解決方案

（一）增強對檔案管理工作必要性的認知

增強對檔案管理工作必要性的認識，有助于預防檔案管理工作被邊緣化。目前，世界的發(fā)展速度已經(jīng)突破了傳統(tǒng)意義上計劃性工作的格局，尤其是科學技術(shù)的發(fā)展更為優(yōu)越，這也需要提升我們對檔案管理工作的必要性，預防檔案管理逐漸被邊緣化。由此這就需要檔案管理者提升對檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的認知，做到自身的工作，承擔自身的責任，改變自身的思想觀念，降低或者是消除錯誤理念和不積極工作的態(tài)度，突破檔案管理工作邊緣化的格局，提升檔案管理工作在社會上的地位。

（二）提升檔案管理的標準化的程度

提升檔案管理工作的標準化，也是增強檔案管理工作質(zhì)量的重要方案。在現(xiàn)階段，不斷推廣檔案管理標準化是各級檔案管理部門工作的重點內(nèi)容。在實際發(fā)展中，國家和省級檔案管理工作部門要不斷優(yōu)化各項規(guī)定，促使檔案管理工作中的各項環(huán)節(jié)有依據(jù)可以遵守，并且提出優(yōu)質(zhì)的解決方案，不斷引導檔案管理工作向著標準化發(fā)展[3]。

（三）管理觀念的科學化教育是檔案管理的中心思想

管理觀念的科學化，不但包含了檔案的基本理念和思想的現(xiàn)代化科學性，也展現(xiàn)了檔案應用指導觀念的現(xiàn)代化科學性，檔案工作的基礎(chǔ)目標就是依據(jù)檔案應用獲取更多的經(jīng)濟效益和社會利益。若是過于追求經(jīng)濟效益，一定會拓展社會的應用范圍。這一問題包含很多以往觀念的轉(zhuǎn)變。檔案工作是一門科學，需要全面掌控檔案工作的特點，結(jié)合科學的觀念工作，從而引導檔案工作向著現(xiàn)代化發(fā)展。

（四）增強高素質(zhì)人才的培育

培育高素質(zhì)人才可以為現(xiàn)代化檔案管理工作提供有效的依據(jù)。引導檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展，不但要求檔案管理工作者具備經(jīng)濟、信息技術(shù)以及寫作等方面的理論知識，還要提升檔案工作者的綜合素養(yǎng)，優(yōu)化檔案管理團隊的質(zhì)量，依據(jù)選拔優(yōu)質(zhì)檔案管理人才為基礎(chǔ)，將具備復合知識型人才引用到檔案現(xiàn)代化管理工作中。同時，還要增強培訓教育工作，結(jié)合多樣化的形式和全方位的培訓，不斷改善檔案現(xiàn)地化管理人才的知識構(gòu)成，培育出現(xiàn)代化管理工作急需的技術(shù)管理、維修等優(yōu)質(zhì)人才[4]。

4 結(jié)束語

總而言之，在信息化時代發(fā)展的背景下，在提升對電子技術(shù)應用的同時，也要關(guān)注這一技術(shù)應用中存在的問題。在新形勢的發(fā)展背景下，電子檔案管理工作在推廣中不但要優(yōu)化其包含的管理制度，改變電子檔案的儲備形式，培育優(yōu)質(zhì)的管理人才，也要注重其中存在的細節(jié)問題。在實際改進中，不斷優(yōu)化電子檔案管理工作，增強電子檔案的有效性，保障電子檔案管理工作的質(zhì)量，促使我國電子檔案管理工作可以構(gòu)建持續(xù)發(fā)展的觀念。

參考文獻

[1]李興國. 新形勢下電子檔案管理存在的問題及應對思考[J]. 延安職業(yè)技術(shù)學院學報，2015，04：103-104.

[2]陳艷輝，徐明. 淺談醫(yī)院電子化檔案管理中存在的問題與對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2015，19：25.

[3]柳微. 新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及對策[J]. 管理觀察，2017，04：109-110+113.

[4]劉瑩. 新形勢下電子檔案管理存在的問題與措施分析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，11：110.

作者簡介

張麗君，女，漢，北京市，檔案館員，本科，北京市文物公司。