信息化時代機關事業單位檔案管理的創新

周欣

摘 要：隨著信息化時代的不斷發展，其已經被廣泛運用于現代企業檔案管理工作當中并發揮了重要的應用價值。積極在機關事業單位中實現檔案管理的信息化發展是十分重要的，有助于提升管理效率與管理質量。本文簡要的就實現檔案管理信息化發展的優勢進行分析，并在這基礎上就相應的管理思路與實際管理措施進行探討。以期為實現機關事業單位檔案管理工作創新與發展提供參考。

關鍵詞：信息化時代；機關視野單位；檔案管理；創新

檔案的信息化管理建設主要是指在相關檔案管理規范的基礎上，積極在管理工作中引入現代化的先進信息技術實現檔案管理工作。其與傳統的紙質人工管理的模式不同，其具有更高的管理效率與管理質量，是在信息化時代下實現的管理創新與突破。但是就當前信息技術在實際管理工作中的應用進行分析，其依舊存在著信息技術應用水平較低，缺乏信息技術應用理念的問題，導致檔案管理工作始終止步不前。

1 信息化技術的實際應用優勢

機關事業單位的檔案管理工作本身較為復雜，涵蓋內容與檔案信息較多，管理人員在實際管理工作中面臨的管理壓力較大。而信息技術在管理工作中的廣泛應用具有十分重要的應用優勢。其一，能有效的促進檔案管理工作效率的提升，實現單位管理資金與人力的有效控制。其二，針對檔案管理工作中涉及到的需要進行長期保存的檔案文件而言，管理難度與查詢難度都較大。而信息技術的應用就能有效的解決陳舊檔案管理工作的實際效率，也提高了檔案的存儲空間擴張，避免了檔案缺失或查詢困難。其三，檔案管理工作終究是為了更好的檔案信息應用，而該技術的應用就為實現檔案信息交流與處理提供了重要重要的平臺。其四，該技術在當前檔案管理工作中的應用還在很大程度上實現檔案保存工作的穩定性提升，避免了傳統紙質檔案在保存中受到的多種自然因素的影響，造成檔案信息缺失。其五，該技術在實際應用過程中也為管理工作的安全性保證提供了保障，并實現了信息傳遞效率的顯著提升。

2 信息技術在檔案管理創新中的發展思路

要實現信息化技術在檔案管理工作中的最大應用價值，管理人員應當積極探討并明確該技術在檔案管理工作中的應用與發展。首先，檔案管理人員往往過于注重該工作的管理性質，忽略其本身應當具備的服務性質，而在信息化技術的應用帶動下，為管理提供了更大的便捷性的同時也突出了管理工作服務作用的重要性。其主要是指利用該技術進行答案分類與整理，使其滿足信息查詢的速度與準確性的需求。其次，要發揮信息技術在管理工作中的應用價值，管理人員應當積極轉變傳統的被動管理觀念，積極應用信息技術實現管理的主動化發展，其主要是指實現檔案信息的自動化上傳與修改。最后，信息技術在管理工作中的應用所表現出的最大的管理創新就是改變了傳統紙質管理的方式，建立了檔案管理的數據庫，方便了管理與查詢工作的開展，實現了實體管理到虛體管理模式的轉變。所以，相關管理人員在進行信息化技術應用的過程中應當積極從以上幾個思路進行管理工作的創新發展。

3 實現信息化技術在檔案管理中應用的相關措施

3.1 優化當前的檔案管理系統的信息化水平

要實現信息技術的應用作用發揮，管理人員應當切實優化當前的檔案管理系統的信息化水平，這要求該系統的工作環節實現全面的信息化建設，并通過信息技術的應用實現各個系統環節之間的相互聯系，并在實際管理工作中共同發揮管理作用，實現系統建設的不斷完善。同時，由于信息技術支持下的管理系統建設在實際運用時勢必會存在多種問題，導致系統功能運用缺陷的出現，所以積極引進先進的信息系統建設技術是十分必要的。

3.2 積極運用信息技術實現檔案數據庫的建設

檔案數據庫的建設是實現信息技術應用價值體現的重要工作措施，是保證檔案信息管理水平提升的主要內容，所以，相關部門應當積極運用信息技術實現檔案數據庫的建設與完善。這需要相關管理部門積極就國內外的數據庫建立的先進技術進行學習，并加強對數據庫進行分析與研究，切實實現數據庫建立與完善。同時還應當在進行數據庫完善時將數據資料查詢當做重點的研究方向，實現數據保存的網狀建設，實現精確全面的數據信息查詢。此外，還應當注重對陳舊檔案的管理，并引進相應的信息技術實現數據庫中的信息自動化更新與核對，保證數據質量。

3.3 實現技術應用制度與管理創新體制的完善

就當前的檔案管理工作而言，對檔案管理工作創新造成限制的因素主要包括以下幾方面。首先，信息技術的應用水平較低，其次，檔案管理的規范性制度缺失。另外，相關管理人員本身的技術應用能力與管理素質水平較低。最重要的就是，相關企業對于檔案管理工作的重視程度不足，缺乏管理創新的觀念，缺乏對管理工作開展的人力與資金的投入。解決以上問題是實現檔案管理工作創新的重要方式。這需要相關企業積極轉變傳統的管理觀念，正確意識到信息化時代中實現管理信息化建設的必要性，并加大管理成本的投入，積極引進現代化的管理人才。同時，還應當加強對管理人員的信息技術培訓，端正管理人員的工作態度，并通過技術培訓工作的開展切實提高管理人員信息技術的應用水平。此外，為進一步提升檔案管理工作的質量，單位還可通過相應的工作獎懲制度對管理人員的工作積極性進行調動，并對管理人員的工作行為進行約束。最后，還應當為管理工作的創新發展提供相應的發展平臺，鼓勵管理人員實現管理工作創新思考。

4 結語

機關事業單位的檔案管理工作是企業管理中的重要環節，而信息化技術在管理工作中的應用推廣在很大程度上實現了管理活力的提升，是管理優化的重要創新途徑。所以，相關企業應當明確信息化技術在檔案管理工作中的應用優勢，并在這基礎上就實現該技術在檔案管理工作中的實際應用措施進行探討。積極轉變檔案管理觀念，切實提高單位檔案管理工作的質量，保證單位檔案信息的最大價值實現。

參考文獻

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