企業檔案工作存在的問題及對策

摘 要：企業檔案是重要的信息資源，是企業工作的重要組成部分，體現了企業的管理水平。隨著社會管理水平的不斷提高，企業各項資金投入的不斷加大，檔案工作從制度建設、軟、硬件建設、人員素質等方面都應適應企業發展的需要，與企業的發展同步。本文擬對企業檔案工作存在的問題和對策進行分析，以供參考。

關鍵詞：企業；檔案工作；問題；對策

1 企業檔案工作問題分析

1、企業領導的檔案意識淡薄，對檔案工作重視不夠。多數企業的領導對檔案管理工作認識不足，沒有領導分管檔案工作，或者“分而不管”，檔案工作無人負責，無人管理，不能及時傳達、貫徹、落實《檔案法》及檔案事業管理機關的指示、規定。有的單位連檔案部門召開的會議都無人參加，有的即使派人參加了也是應付差事，會后音信皆無，領導的眼里只盯住經濟效益，很少過問檔案工作，甚至在會議上根本設有談過關于檔案管理工作，更何況管理目標、計劃。

2、檔案管理的方式方法落后。一些基層企業，檔案歸檔后，工作人員大多仍采取手工歸檔方式，對其進行整理編目。造成工作人員工作量大，工作效率低。檔案利用者到檔案室查閱檔案的時候，檢索速度慢、查準率低，頻繁使用還會造成資料損壞。一些大型企業，雖然檔案部門配置了現代化管理設備，實現了計算機管理，但從檔案管理系統的數據處理形式、管理對象、功能實現程序等方面看，其實不少企業是將計算機管理系統功能目標和運行機制確立在本檔案室內部案卷級和文件級的目錄編制、統計與檢索等基礎性管理上，系統功能結構設計單一，缺乏綜合處理技術能力。

3、檔案管理科學化水平較低。隨著信息技術的迅速發展，檔案文件的形式也發生較大的變化。在辦公自動化的過程中，電子文檔、圖片、音像資料等成為檔案原始記錄資料也越來越多的出現。而因檔案管理人員計算機操作技能不足，極易造成電子檔案損壞、丟失、泄密、病毒感染等事件出現，如何運用現代技術進行科學化檔案管理，提高檔案資料的完整性、安全性，對檔案管理工作者來講任重而道遠。

2 加強企業檔案管理工作的幾點對策

1、加強宣傳力度，提高全員檔案意識

加大對檔案法律法規的宣傳，讓企業員工了解檔案法律法規的內容和檔案工作的重要意義。檔案工作人員要充分利用檔案信息，積極為企業建設獻計獻策，為領導提供決策依據。全體職工要了解檔案是單位建設發展不可缺少的寶貴信息資源，是單位積累的不可估量的寶貴財富。檔案工作對提高單位管理水平，促進單位科研工作發展起著不可替代的作用。利用會議、展覽、電視、網絡等宣傳形式，用檔案利用典型事例對檔案信息所起的作用及其意義進行宣傳報道，增強全體職工檔案的保護意識，讓每一位職工都意識到企業檔案對單位長久發展的重要性。

2、充分利用考核機制，破解檔案工作難題

要充分利用檔案年度考核機會，爭取單位領導在財務、物力、人力上的支持，從根本上解決檔案庫房、設施軟硬件、人員配備上存在的問題。同時，要扎實做好檔案基礎業務水平是企業管理水平的具體體現。檔案管理工作得到了上級主管部門的認可，能進一步提高領導對檔案工作的認識，加大企業在檔案管理工作中的投資力度，破解檔案工作在組織管理、基礎業務建設、設施配備建設等方面的難題，逐步達到國家規定的各項標準和要求。

3、加強繼續教育，提高檔案管理人員的整體素質

企業檔案工作是一項專業性很強的工作，從事這項工作的人員應是具備較強的文化素質、檔案專業知識和多方面知識的復合型人才。檔案工作人員除熟悉檔案工作法律法規和業務規范，以及檔案學科基礎理論知識外，培養敬業精神，還要熟練掌握檔案工作程序和管理技巧，掌握單位業務、基礎建設、行政管理等各方面的專業知識。檔案工作的自動化、數字化、網絡化的發展趨勢促使檔案管理人員要不斷更新知識，加強學習，具備電子信息的收集、存貯、分類、控制和利用技能，網上信息資源的組織和篩選的技能。通過不斷學習，不斷擴展知識面，完善自己的知識結構，提高整體素質，成為一名稱職的檔案工作者。

4、完善管理手段，提高檔案現代化管理水平

隨著科學技術的進步，計算機已應用到檔案管理工作中去，用計算機儲存、檢索、查閱企業的各種門類和載體的檔案已成為現實。檔案現代化管理手段的實施，能節省大量的人力、物力和財力，縮短查找時間，提高查準率，方便利用者的查找和閱讀，為利用者節省寶貴的時間。企業應加強硬件設施的配置，檔案工作人員要不斷研究并完善檔案現代化管理手段，提高檔案現代化管理水平。

5、做好深層次開發，充分發揮檔案應有的作用

編制科學、簡便的檔案檢索工具。為了使所保存檔案的內容、項目一目了然，對所需的檔案材料能迅速、準確的查找，要編制科學、實用的檢索工具。這是提高檔案管理水平和做好企業檔案開發利用的主要手段。開展編研工作，提供主動服務。檔案工作者要深入企業第一線調研，了解各項工作對檔案信息的需求，有目的地從室藏檔案材料中挖掘有價值的信息，加強二次文獻和三次文獻的編研工作，主動為企業各項工作提供檔案信息資源。加強檔案利用反饋信息的管理。收集利用反饋信息，了解和研究檔案利用的各種反饋信息，可以了解檔案效益發揮的情況，以此總結經驗教訓，從而提高檔案利用率。反饋內容包括：（1）對提供者的評價。（ 2 ） 對各種服務方式的評價。（3）對服務水平及質量的評價。（4）對利用效果的評價。

總之，企業檔案工作在整體管理工作中占有非常重要的地位，也是一項長期工作。隨著燃氣企業的不斷發展對檔案工作提出了許多新的問題和挑戰，也向檔案工作提出了許多新的更高的要求，檔案工作管理人員要不斷學習，提高業務水平，培養吃苦奉獻精神，超越自我，掌握扎實的專業知識、提高自身綜合素質，為企業的發展建設作出自己的貢獻。

作者簡介

趙世昌（1969-），男，工作于山東省棗莊市華潤燃氣公司，從事檔案管理和研究工作。