淺談大數據時代下的檔案管理信息化建設

趙瑞勇

摘 要：二十一世紀是科技與信息的時代，大數據時代的到來對社會、經濟、文化等各方面建設產生了深遠影響，深刻的影響人們的生產生活方式和思維方式。檔案管理具有重要作用，檔案管理的信息化建設是適應大數據時代的必然要求，文章將分析大數據時代加強給檔案管理信息化建設的重要性和必要性，并探討機遇和不足，試著提出改善措施，以促進我國大數據時代下的檔案管理。

關鍵詞：檔案管理；大數據時代；機遇；挑戰；對策

一、大數據時代加強檔案信息化管理建設的意義

大數據具有容量大、種類繁多、高速、可變性強、價值密度低、真實性、復雜性等特點，滲透于各個行業，被廣泛的運用于生物學、物理學學、政治、經濟、金融、軍事、通訊等各個領域，深刻的影響著社會的變革與發展，全球已經進入大數據時代。

檔案是一種重要的媒介，是人類重要的智力成果的保存于傳承，記錄著人類在政治、經濟、文化、社會生活等各個方面的傳播與發展，是一種不可再生的、稀缺的歷史性的資源，是重要的社會財富，所以，檔案管理具有不可替代的價值和意義。檔案管理的信息化建設即是進行檔案的資源化、信息化管理。傳統的檔案管理大多以紙質為主，信息量大、工作繁雜、準確性低、工作效率不高，更重要的是不利于檔案資源的管理、使用、交互，無法發揮最大作用，也不利于長久保存，隨著互聯網發展和信息通訊手段的進步，尤其是大數據時代的到來，進行檔案管理的信息化建設是順應時代的必然要求。

二、大數據時代給檔案管理信息化建設帶來的機遇和挑戰

大數據時代給檔案管理信息化建設帶來了巨大的機遇和便利，同時也面臨很多新的挑戰和問題。

（1）大數據時代給檔案管理信息化建設帶來的機遇

大數據時代下，檔案管理與現代科技手段和通訊技術相結合，促進了檔案資源的獲取、分析、管理、調用、共享和存儲，最大限度的發揮了檔案資源的價值和作用。①大數據時代促進了檔案管理工作的高效進行。計算機網絡和先進的檔案管理軟件的運用，大大的提高了檔案立卷歸檔、數據錄入、檢索、分析和利用等方面的工作效率，相比傳統的手工工作，檔案管理效率和質量大大提高。②大數據時代促進了檔案管理的準確性。檔案不僅在空間維度上還是時間維度上都是一項復雜的系統工程，其數據和記錄的準確性對檔案的價值影響重大，大數據時代利用先進科學技術，提高了檔案資源的準確，也可以靈活的采用精確查詢、模糊查詢都手段，促進檔案資源的全面、迅速利用。③大數據時代為檔案的保存和傳播的帶來了革命性的影響。傳統的紙質檔案的保存壽命不長久，大數據時代實現了信息和載體的分離，利用人類先進的計算機存儲系統、芯片、云存儲等，可以極大的提高存儲的容量，而且，檔案的復制極為方便，同一份檔案可以進行多次復制存儲，防止了檔案資源的流失，可以實現永久存儲，促進了人類智慧的長久保存于與傳播?？傊?，大數據時代的到來，給檔案管理帶來了極大的機遇和便利，應積極促進檔案管理的信息化建設。

（2）大數據時代給檔案管理信息化建設帶來的挑戰

任何事物都有兩面性，大數據時代給檔案管理帶來極大便利和機遇的同時，也帶來一些新的挑戰與難題。①大數據時代對檔案信息管理的總體規劃和布局提出了更高要求。檔案信息化建設是一項系統的、復雜的工程，建設的權限、規模、設備人員配備情況等各方面都要站在總領全局的角度，結合地方和區域特色進行統籌和規劃，但我國目前檔案管理信息化系統還較分散、各省市區縣等方面的匯總、協調合作和資源共享不足，各個行業之間的聯系建立的也比較少。②資金和設備難以保障。檔案管理的信息化建設需要先進的技術和儀器設備以及高素質人才的支撐，目前我國的檔案管理的信息化建設在網絡搭建、計算機、掃描儀、多媒體設備、辦公系統等方面的資金和技術投入尤其是中西部地區和農村基層的投入還十分欠缺。③檔案信息的安全性成為一大問題。大數據時代的檔案信息化建設都依托與計算機和互聯網，采用軟硬磁盤、網絡云虛擬存儲等方法進行電子的檔案材料的采集、整理、調用、傳輸等，技術的安全性要求很高，一旦電腦或計算機軟件中病毒，或者被別有用心的黑客入侵，那么數據就很容易被竊取、盜用、甚至篡改、刪除、偽造，對社會危害極大，然而目前的點子檔案的保密措施和保密技術還有待提高。④專業人才缺乏。目前我國的檔案管理人員還無法滿足市場需求。

三、大數據時代下加強檔案管理信息化建設的舉措

大數據時代下的檔案信息化管理建設應充分發揮信息時代的優勢，抓住機遇，同時迎接挑戰，改善不足，促進檔案管理的資源化和信息化。①應做好總體的檔案管理規劃和布局，統籌各行業的發展，建議完善的總體的檔案管理數據庫，然后根據行業和領域的不同建立分類數據庫，國家在建立總檔案庫的情況下根據省市區市縣等各地區的具體情況建立相應的檔案室、檔案數據系統，做好總體的規模、資金、權限等方面的規劃和布局，并建立完善的交流溝通機制，促進行業、部門之間的檔案信息資源的交流和共享。②保證資金和技術的投入，為檔案管理信息化建設的軟硬件設施、技術、人才提供一定的基礎和保障。③加強安全措施，加大保密技術和檔案信息監管技術的研發和運用，確保信息安全。④增強人才培養。大數據時代的檔案管理人員應擁有專業的計算機處理技術、信息的采集、分析、存儲、檔案建檔、歸檔、保存等方面的專業知識，以及基本的互聯網知識和較高的職業敏感性、責任意識、保密意識，國家應加大專業人才的培養和教育，增強檔案管理人員的綜合素質等。

大數據時代給檔案管理帶來了很多變革，進行檔案管理信息化建設具有重要意義。大數據時代給檔案管理信息化建設帶來了很多機遇和便利，也帶來了挑戰和難題，文章進行了具體分析，并提出了提高大數據時代檔案管理信息化建設的有效舉措，對促進我國的檔案管理信息化建設具有一定的參考價值和借鑒意義。

參考文獻

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（作者單位：山東省菏澤市廣播電視臺；）