淺談做好高校辦公室行政管理工作的五點要求

張強

【摘要】高校辦公室是高校的綜合管理部門和服務機構，在高校的改革和發展中發揮著重要的作用。本文結合中山大學新華學院辦公室工作實踐，圍繞高校辦公室管理人員應該具備的素質，從制度、服務、言行、效率、能力五個方面簡要闡述了做好高校辦公室行政管理工作的要求。

【關鍵詞】高校辦公室；管理工作；要求

近年來，我國高等教育快速發展，辦學規模不斷擴大，辦學水平逐步提升。2015年，國務院印發了《統籌推進世界一流大學和一流學科建設總體方案》，首次對我國如何建設世界一流大學和學科作出了具體規劃。國家這項“雙一流”的重大戰略規劃將為我國高等教育的發展注入新的動力，而高等教育的快速發展也將進一步推動高校內部管理模式的整合和創新。高校辦公室作為高校的綜合行政機構，在高校的管理中發揮著參謀助手的作用。因此，如何提高高校辦公室的工作效率和質量，將對高校的管理和未來的發展產生直接的影響。本文結合中山大學新華學院辦公室工作實踐，圍繞高校辦公室管理人員應該具備的素質，從五個方面闡述了做好高校辦公室行政管理工作的要求。

一、敬畏制度，遵守規矩的要求

無規矩不成方圓。高等學校要想快速發展，必須建立一整套切合自身發展實際的規章制度，并努力推進各項管理工作的制度化、規范化、程序化、科學化。高校辦公室作為高校的一個非常重要的綜合管理機構，發揮著上傳下達、督察督辦的作用，它的工作具有涉及面廣、頭緒雜、任務重、時間緊等特點。因此，作為高校辦公室的管理人員，一方面必須牢固樹立規則意識，熟悉高校的各項規章制度、明確辦事流程、具體步驟及其要求，凡事依規矩行事、依程序辦事，避免因不了解程序導致重復性的工作；另一方面，要了解自己的崗位職責，善于總結工作經驗，學會理清工作思路，并制定短期和長期工作計劃，統籌時間安排，將自身的工作固定化、標準化，減少因工作忙碌導致的差錯，提高工作效率。

二、著眼全局，服務中心的要求

統籌兼顧是科學發展觀的根本方法。高校辦公室作為一個綜合組織協調部門，其管理人員在處理相關事務時必須著眼于高校統籌發展的全局，圍繞學校的中心工作提供后勤保障服務。作為高校辦公室的管理人員，首先要了解學校的中長期發展目標，樹立全局意識，站在領導的角度去思考問題，為學校的建設和發展出謀劃策；其次，高校的工作都具有一定的規律性和階段性，要了解學校在一個學年周期內不同階段的工作重心，緊緊圍繞學校工作重心做好服務工作；最后，高校辦公室管理人員還應了解國家的各項法律法規和方針政策，加強學習，拓寬視野，才能更好地為學校發展服務。

三、以身作則，率先垂范的要求

欲明人者先自明。高校辦公室管理人員在平常的工作和生活中要養成良好的習慣，努力踐行社會主義核心價值觀，崇尚文明，弘揚先進，注意個人形象和言行舉止，事事當先鋒，處處爭優秀，在師生中樹好標桿，起到模范帶頭作用。這就對辦公室管理人員提出以下幾點要求：一是要嚴于律己，自覺遵守國家法律法規和學校的各項規章制度。二是要提高政治理論水平，加強師德修養，學為人師，行為世范。三是堅決貫徹執行學校做出的有關決定，按時保質地完成各項工作任務。四是積極主動參與學校的黨代會、教代會、工會代表大會等，為學校的建設和發展建言獻策。五是發揮好黨員的先鋒模范作用，團結同事，關愛學生，樹立良好的公眾形象。

四、注重效率，快速反應的要求

高校辦公室是高校管理工作的中樞，是領導的參謀助手，是溝通上級單位的橋梁，又是聯系師生的紐帶。高校辦公室的工作效率，直接體現了高校運轉的效率和管理工作的水平。因此，高校辦公室管理人員應進一步樹立和落實科學發展觀，轉變管理理念，切實改進工作方式和方法，提高工作效率。一要建立健全一套完善的規章制度和工作流程，嚴格按規定和流程辦事，避免重復性的工作。二要樹立主動服務和超前服務的意識，當好領導的參謀助手，為學校的發展建言獻策。三要積極主動聯系師生，對師生反映的問題要及時辦理，不回避、不拖延。四要創新工作方式和方法，總結經驗與不足，提高工作效率。五要加強對內對外的協調和聯絡，確保信息交換渠道的暢通。六要勤于思考，提高思維的敏銳性和遇事處事的應急應變能力。

五、創新思路，強化能力的要求

作為辦公室的管理人員，應該在日常的工作中多嘗試新方法、新技能、新思路，總結經驗與不足，提高工作效率和水平。此外，還應加強學習，不斷提高自身的綜合能力：第一，辦事能力。掌握辦公室管理人員的工作職責、工作重點、工作規律、工作程序、工作方法，分清輕重緩急，堅持急事急辦、有序運行、依時完成。第二，協調溝通能力。掌握溝通的時機和技巧，處理好與上級領導、部門之間、同事之間的溝通技能。第三，組織計劃能力。掌握領導對行政工作的要求，制定完整的工作計劃，提出工作標準，落實工作內容，總結工作匯報。第四，公文寫作能力。掌握辦公室常見公文的格式和寫作方法，了解領導的語言表達習慣，多讀書、勤練筆，才能寫出高水平的文章。

總之，高校辦公室是學校對外服務的窗口，其管理工作的根本出發點是為教學和科研服務，為廣大師生服務。作為管理人員，應切實轉變思想觀念，增強服務意識，不斷提升工作能力和業務素質，發揮好參謀助手的作用，為高校的發展作出更大的貢獻。

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