關(guān)于做好檔案管理工作的思考

高明慧

摘 要：檔案管理是整個檔案工作的基礎(chǔ)，其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案室能否充分利用檔案有效地發(fā)揮作用，對于檔案室的工作成效具有重要影響。由于檔案管理工作的相對封閉性，檔案管理方法的陳舊性，使得我們的工作視野、思維和思路容易受到影響和制約。要實現(xiàn)思想觀念上的一個大的轉(zhuǎn)變，需要大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，用新觀念新思路解決新情況新問題。作為一名基層檔案工作者，對檔案管理如何能達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化，我認(rèn)為還有許多問題亟待解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理；思考

1 檔案意識不到位

這是一種非常普遍的現(xiàn)象，一個單位檔案建設(shè)的好差，直接反映出領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，一些部門檔案建設(shè)所需的人力、財力、物力就很難到位，也直接影響整個集體對檔案的重視程度。近幾年來，基層領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識有所加強(qiáng)，但檔案工作仍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的情況，對日常有關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)不認(rèn)真貫徹，而影響了檔案工作的規(guī)模發(fā)展，影響了檔案質(zhì)量的規(guī)范和提高，也影響了檔案工作人員對檔案工作的積極性和進(jìn)取心。

2 檔案的收集、整理不夠齊全完整

由于檔案知識普及的不夠全面，很多人認(rèn)為只有上級來文，紅頭文件才是檔案，致使有些檔案不能被歸檔保存。檔案收集、整理的不齊全，不單單是檔案人員的問題，與其它業(yè)務(wù)人員關(guān)系極為密切。例如聲像檔案，很多單位在公務(wù)活動中形成的照片、錄音、錄像帶等，負(fù)責(zé)攝影、錄音的工作人員，認(rèn)為拍完，錄完就算完成任務(wù)了，根本就沒想到歸檔。另一種是部分人誤以為誰拍的照片就歸誰，由于全局觀念、檔案意識的缺乏，致使部分聲像檔案長期在個人或科室內(nèi)部保存，不移交檔案室統(tǒng)一保存。特別是隨著人員變動和機(jī)構(gòu)調(diào)整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴(yán)重影響了聲像檔案的長久保護(hù)和開發(fā)利用。

3 檔案制度不健全，資料保管不善

很多機(jī)關(guān)單位檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱和保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，檔案資料收集不全，整理不及時，文件資料堆積如山，丟失嚴(yán)重；檔案管理混亂，致使其他干部或閑雜人員可以隨意進(jìn)入檔案室查找資料和借閱檔案，借出的檔案又不履行任何手續(xù)，有借無還時而有之，時間一長檔案資料就不知去向。經(jīng)常存在2-3年整理一次檔案的情況。同時，很多單位的檔案人員變動頻繁，導(dǎo)致檔案工作不能保持它的系統(tǒng)性和完整性。

4 檔案保管基礎(chǔ)設(shè)施不完善

基礎(chǔ)設(shè)施是保障，沒有一個合格的檔案室，檔案的安全保管、有效利用、功能發(fā)揮都是一句空話。大部分基層部門的檔案室建設(shè)簡陋，基礎(chǔ)條件差，檔案柜陳舊老化，通風(fēng)性能不好，安全措施沒落實，防蟲防霉設(shè)備不配套等；有些因受辦公條件的限制，沒建立綜合檔案室，而是與機(jī)關(guān)辦公室合為一體，既影響正常辦公又影響檔案管理；還有的只能叫雜物保管室，檔案室里的檔案沒有多少，雜物、舊物堆滿房間。

那么，如何解決基層檔案工作中存在問題呢。加強(qiáng)檔案意識。我們不僅要以培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)指導(dǎo)為媒介，組織檔案人員學(xué)習(xí)《檔案法》，讓他們從思想上認(rèn)識到檔案的重要性，從法律的視角來看檔案工作，同時，更要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，爭取各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視和支持，這是我們做好檔案工作的根本前提。爭取領(lǐng)導(dǎo)的支持主要有兩方面：一方面要找準(zhǔn)檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展的結(jié)合點，用工作效果的不可替代來爭取領(lǐng)導(dǎo)和社會重視；另一方面要善于主動爭取領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的支持，采取有效的宣傳形式，讓更多的領(lǐng)導(dǎo)和部門了解、重視檔案工作。健全制度，不斷把關(guān)，努力把好檔案材料的收集關(guān)。檔案材料建立一個縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系，做到從上而下，左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，做好檔案收集工作的基礎(chǔ)工作。針對工作的實際情況，與各部門經(jīng)常聯(lián)系，加強(qiáng)對平時收集工作的檢查和指導(dǎo)工作，做到隨時收集和定期收集相結(jié)合，防止和減少檔案材料的流失。只有做好案卷的收集工作，才能為提高案卷的質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。檔案事業(yè)是政府投入的公益事業(yè)，檔案事業(yè)的發(fā)展必須靠政府的投入。各級領(lǐng)導(dǎo)在檔案工作上要舍得投入，檔案工作經(jīng)費做到年初有預(yù)算安排，尤其是對館藏檔案的檔案維護(hù)、檔案保護(hù)和搶救、檔案信息化建設(shè)及檔案人員的身體健康狀況等方面所需費用要予以重點保障；各級機(jī)關(guān)要積極爭取上級部門和財政的支持，高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求建設(shè)好規(guī)范化的綜合檔案室，購置必備的檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護(hù)措施，有條件的單位還可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進(jìn)一步檔案管理信息化水平，確保檔案安全管理，檔案資料不丟失、不損。培養(yǎng)造就穩(wěn)定的、結(jié)構(gòu)合理的、專業(yè)素質(zhì)較高的檔案管理人員隊伍。與時俱進(jìn)，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。檔案數(shù)量越來越大，檔案材料的種類越來越多，只有實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢下出現(xiàn)的新問題。掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會對檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，特別要注重計算機(jī)知識、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己成為具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計算機(jī)將以前手動檢索查閱名錄的方式改變?yōu)橛嬎銠C(jī)檢索查閱，大大地減少了查找名錄的時間，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機(jī)的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會。

檔案管理既有實踐性，又具有思想性，既具有完整性，又具有系統(tǒng)性，它對檔案員思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)都有很高的要求。做到各部門檔案工作責(zé)任到人，是保證檔案工作的順利開展的基礎(chǔ)。牢固樹立人才資源是第一資源的思想，要對檔案工作多一分理解、多一分支持，切實解決本單位檔案場所、檔案裝具、檔案保管和保護(hù)設(shè)施等方面的問題，分管領(lǐng)導(dǎo)分管要到位，不能分而不管，要主動聽取檔案員的工作匯報，幫助檔案員協(xié)調(diào)解決一些具體問題。多為他們提供學(xué)習(xí)深造、交流鍛煉的機(jī)會，使他們不斷得到充實和提高。強(qiáng)化檔案資料收集、整理工作。檔案的收集、整理不是一個檔案員能完全做到的，只有各級各部門都意識到檔案的重要性，想做好檔案的收集、整理工作，把他們手中形成的檔案材料自覺交到檔案員手中，才能順利地開展這項工作。加強(qiáng)檔案法制意識的培育與提高。檔案法制意識是指要求依法管理國家檔案事務(wù)的思想觀念，有著檔案法制意識的人必然具有檔案法律至高無上的思想觀念，一旦社會成員普遍樹立起檔案法制觀念，必然產(chǎn)生運用法律管理檔案、維護(hù)檔案安全的強(qiáng)烈要求。增強(qiáng)全社會的檔案意識。檔案主管機(jī)關(guān)強(qiáng)化檔案執(zhí)法主體意識，加強(qiáng)檔案執(zhí)法力度，真正做到有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。檔案管理工作者要拓寬知識層面，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時期的檔案管理工作。確保檔案管理工作上新臺階。

參考文獻(xiàn)

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