淺談機關事業單位專門檔案管理

朱燕

摘 要：在這個高效率快速發展的現代社會，各個職業的專門分工越來越精密。機關事業單位中也產生了具有特殊功能的、服務于某項專門業務活動需求的部門，檔案管理部門就是這樣的一個部門。隨著時代的發展，專門化的檔案管理模式打破了長期以來傳統單一的檔案管理模式，提高了單位的工作質量與工作效率。

關鍵詞：機關事業單位；專門檔案；管理工作

專門檔案是為高效率的實現職能目標而產生的檔案管理模式，它具有較高的利用和保存價值。專門檔案有自己的規律和特點，在進行歸檔整理的過程中具有相對的獨立性和獨特的管理辦法。本文探討了教育系統專門檔案的建立和管理的基本要求，分析了專門檔案管理工作中容易出現的問題，并對提高專門檔案管理工作效率的方法和措施進行了研究和探討。

1 專門檔案管理的內涵及基本要求

1.1 專門檔案的內涵

檔案是機關事業單位中的重要信息資源和獨有的經驗財富的匯集，它真實記載了機關事業單位自建設成立以來的發展歷程。檔案的前身是文件，所有檔案都是由機關事業單位使用過的文件組成的。專門檔案是從宏觀領域對檔案進行的種類歸納，也是從檔案種類的角度提出的一個非實體概念。專門檔案與專業檔案既有相同點也有性質上的區別。專業檔案是針對行業分工所提出的概念。專門檔案一個門類只包含一個行業的業務范圍。比如人事檔案、會計檔案等。它是為了機關事業單位的有關職能目標的實現而產生和使用的，具有收藏、保存、查詢等價值。但是由于有些業務分類并不是太清晰，因此檔案的種類劃分也既有交叉又相互聯系。比如某些學校的教學檔案，有些屬于科學技術范疇，就應該把這類檔案歸納到科技檔案當中；而有些檔案內容又屬于藝術類檔案范疇。因此，在檔案管理中要仔細認真的區分檔案所產生領域的基礎，科學合理的進行種類劃分，以免造成管理混亂。

1.2 專門檔案管理的基本要求

在對各種類別的檔案進行管理時，我們既要考慮不同門類檔案的獨特性，又要兼顧到他們的共有特性。只有把這兩方面特征進行有機統一，才能科學合理的做好專門檔案的管理和研究工作，取得好的效果。首先，機關事業單位要嚴格按照黨和國家的方針政策執行。在專門檔案管理工作當中，我們要嚴格遵守國家制定的檔案工作的政策方針和法制法規，以及國家檔案管理機構指定的一些制度、標準和規劃等，這些規章制度是專門檔案管理工作的理論依據。其次，我們要滿足本門類業務活動的利用需求，保證檔案的完整性和安全性，充分利用現代化先進技術手段和科學的管理方法，加強檔案的保護與修復，盡力延長檔案使用壽命，這是檔案管理工作者必須完成的任務和工作目標。專門檔案管理工作要與社會的發展保持同步，機關事業單位要利用信息化技術手段科學有效的進行檔案管理。當前我國的信息技術發展飛速，單位要利用計算機互聯網信息技術，科學標準的進行檔案管理，實現資源共享的社會需求。由于專門檔案的內容、范圍以及管理要求和保密范圍不同，專門檔案的信息開發和資源利用應當靈活的采用不同的管理方法和手段，從而使專門檔案為社會和經濟建設服務。

2 專門檔案管理中的問題分析

2.1 檔案管理意識薄弱，不便查閱

一些機關事業單位沒有對檔案管理工作產生足夠的重視，檔案管理意識薄弱，對檔案沒有起到有效的監督作用。很多機關事業單位長期以來的檔案管理工作只是起到了一個收藏檔案的作用，并沒有對信息資源進行有效的開發利用。專門檔案所產生的經濟效益和社會效益也沒有得到足夠的重視，單位也缺乏相應的宣傳引導。專門檔案對相關的信息資源也沒有做到深入的挖掘開發，這就使專門檔案的價值沒有得到充分的利用。

2.2 管理制度欠缺，硬件設施滯后

有些機關事業單位沒有建立和完善科學的檔案管理制度，這就造成歸檔文件收藏不利、管理不規范和檔案資料損壞嚴重的現象出現。有些單位由于檔案管理制度不夠完善或執行不力，造成檔案有丟失、涂改的現象，檔案的真實性和利用價值受到損害。其次，專門檔案的硬件設施滯后和經費不足也使專門檔案管理工作受到了制約。在當前信息化高速發展的背景下，有些機關事業單位還沒有運用網絡技術和計算機進行專門檔案管理，數字化加工做的也還不到位，信息資源的開發利用緩慢。

2.3 人才匱乏，業務素質參差不齊

有些機關事業單位的專門檔案管理缺乏專業的檔案管理人才，檔案管理工作者的專業素質和文化水平也參差不齊，部分工作人員對現代科學和信息技術的知識掌握不足，缺乏創新精神，只注重檔案資料的收集整理和保管工作。只有采用多種培訓方式和人才選用方式，才能提高專門檔案管理人才的整體素質，確保專門檔案的價值得到充分開發和利用。

3 提高專門檔案管理工作效率的方法與措施

3.1 專門檔案歸檔要具有靈活性

專門檔案具有自己獨特的形成規律和特征，因此在歸檔方面檔案工作者要靈活掌握。文書檔案的歸檔日期一般用年度作為界限，專門檔案是對教育系統的某些專業方面的活動情況進行記述和反映的，因此不能按照文書檔案的歸檔時間刻板的限定，工作人員要靈活的掌握專門檔案的歸檔時間。比如科研成果的檔案歸檔要根據科研項目的完成時間而定，有些科研項目從項目立項到方案擬定再到最終完成優勢需要幾年或幾十年的時間。因此，專門檔案要根據項目完成的時間歸檔。假如有些科技項目或工程進度完成的時間過長，我們也可以根據研究的程序和進度進行分段歸檔。

3.2 專門檔案收集要注重完整性

專門檔案的形成規律與特征具有一定的特殊性。各專業內容在性質上的不同使得檔案歸檔在時間上不能夠統一，在有些檔案的形成過程時間過長的情況下，如果檔案管理人員歸檔意識不足就會造成檔案內容缺失的情況發生。因此，在各類專門檔案收集時，我們一定要注重檔案內容是否完整。比如一些基建工程的檔案收集具有一定的復雜性和多樣性的特征。基建工程檔案有項目前期文件、設計文件、測繪文件、施工、監理文件等等。工程各部門之間缺乏暢通的交流，工程人員沒有專業的檔案管理知識和檔案管理意識，這就極有可能導致一些技術檔案損壞或丟失的現象出現。因此，工作人員在收集這一類型的檔案時要特別注重檔案內容的完整性，工作人員要依據基建工程的建設規律進行有序的收集和整理，從而保證檔案的完整、系統、準確。

3.3 專門檔案管理要具有實效性

機關事業單位的專門檔案是記載和呈現單位某個業務方面活動情況的，它在外觀上沒有嚴格的格式要求，也沒有統一的載體標準。因此專門檔案具有內容單一、載體多樣、形式特殊和歸檔、整理固定性的特征。專門檔案管理要特別強調利用的實效性，檔案管理人員要根據檔案的不同類別和特點進行單獨管理。比如財會檔案可以按照保管期限和年度進行歸檔整理；基建工程檔案和科研成果檔案以及聲像類型的檔案就要根據不同的內容和不同的載體形式進行分項保管。另外，檔案信息化建設的實施，計算機網絡在檔案管理中的應用也為專門檔案的歸檔整理提供了便利，克服了檢索查找的繁瑣，提高了檢索速度，提高了管理質量，擴充了專門檔案的信息資源，使專門檔案的利用價值得到了提高。

4 結語

總而言之，教育系統機關事業單位的專門檔案管理需要在工作實踐中不斷克服存在的問題，總結經驗教訓，不斷探索更加科學合理的檔案管理方式。檔案管理人員要遵循專門檔案的特征，提高認識掌握檔案整理的靈活性；注重檔案收集的完整性和時效性，滿足專門檔案全方位管理的需求，充分利用專門檔案的使用價值，提高專門檔案的經濟效益和社會效益。

參考文獻

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