事業單位檔案管理信息化建設探討

摘 要：社會的發展、經濟體系的不斷變革在面臨愈加繁瑣的檔案管理作業時，事業單位開始實施信息化建設，融入信息化技術，進一步提升工作效率。本文先簡單介紹事業單位實施信息化管理的優點，接著分析信息化建設的必要性及檔案管理過程中存在的一系列問題，并有針對性地提出有效的建設方案。

關鍵詞：信息化；檔案管理；效率

隨著網絡信息化的發展，事業單位在檔案管理作業時從傳統模式轉變為信息化模式，盡可能地使檔案管理工作變得更為便捷、高效。同時檔案管理在信息化建設過程中面臨更大的工作挑戰，因此，必須要確保事業單位檔案管理的完整性、安全性。直至目前，強化事業單位檔案管理整體的建設力度，提高信息化質量都是需要做好長期抗戰準備的一項工作。

1 事業單位運用檔案管理信息化模式的優點

事業單位若想要更好、更高層次的進行檔案管理工作，則需要與時俱進，打破傳統局限，利用信息化技術在原有的基礎上創新。而信息化檔案管理模式就是把大量無限的信息存放在便捷、濃縮的空間容量內。作為事業單位，本身規章制度就較多，所產生的檔案管理信息就更加繁瑣。因此只有加強檔案信息化管理的力度，才能進一步使檔案信息化，便捷事業單位檔案管理。現代化信息時代，事業單位檔案管理更多地趨向信息化模式應用，提高企業工作效率，推動經濟快速發展，確保檔案管理的安全性能。

2 事業單位實施信息化檔案管理的必要性及存在的一系列問題

2.1 傳統檔案管理易損壞、缺失

現如今是互聯網信息時代，千家萬戶都離不開網絡，但有些事業單位在檔案管理這塊仍然應用傳統手工作業模式，在一定程度上不僅加大工作量，還不能保障安全性，使檔案管理工作變得極其混亂，易出錯。再加上傳統紙質文件保存年限有限，容易受潮變色、發霉損壞，并且一旦損壞缺失將很難復原、彌補。從另一角度來看，電子信息化是事業單位檔案管理未來發展的方向，將紙質文件信息電腦儲存，不易發生損壞，進一步確保檔案的安全性、完整性。

2.2 信息化檔案管理不夠安全

事業單位檔案涉及面廣、品種類目眾多，還包括一些不能公開的機密文件內容。可事業單位在剛開始建設信息化檔案管理時期，未及時安裝防火墻系統，也沒有配置相應的安全保護軟件，使得檔案管理信息庫被非法入侵，竊取事業單位重要文件，造成國家、地方不可估量的損失。因此，信息化檔案管理的安全問題影響重大。

2.3 檔案應用搜索不夠便捷、快速

傳統手工檢索需要眾多事業單位檔案管理員工去翻閱無止境的檔案資料，工作量大、耗時長、效率低。應用信息化檔案管理后，雖然網絡檢索技術的應用加快了檔案資料的搜索速度，但部分事業單位在錄入檔案時所設置的搜索詞不合理，譬如同一個詞搜索出無數的檔案文件，在眾多檔案中，使用者仍需逐個排除查詢，在一定程度上就加大了檢索檔案的工作量。因此，在設置搜索關鍵詞時，必須要具有針對性，確保不可重復，切勿過于繁瑣。這樣的話，才能提升檔案管理工作效率，使事業單位檔案管理變得更為便捷、簡單。

3 針對上述問題，提出有效的建設方案

3.1 不斷強化信息化檔案管理運作

對于事業單位來說，想要檔案信息化管理和諧發展的標準前提就是不斷強化信息化檔案管理運作。首先需要不斷提升檔案管理部門員工的素質和專業水平，管理者要加強工作責任感，提高職業道德，積極向上地對待檔案管理這份工作。在管理檔案的過程中，不斷充實管理檔案相關知識，熟練操作信息化檔案管理技術。作為事業單位的員工，本身就要積極參加事業單位所舉行的培訓活動，加強自身專業素養。除此之外，要建設完善的評估機制，實時監管檔案管理工作，確保工作質量。再加上嚴格的獎懲制度，提升事業單位員工的積極性，強化員工的責任意識。這樣的話，不僅可以提高檔案管理員工的綜合素養、職業水平，還能提高其工作效率，嚴格落實信息化檔案管理工作，確保事業單位檔案管理工作的有序運作、高效進程。

3.2 不斷強化信息化硬件設備基礎

“工欲善其事必先利其器”，信息化檔案管理硬件設備建設必不可少，面對大數據信息時代，足夠高科技、高水平的硬件設備才能擔當重任，實現事業單位信息化管理檔案的目的。第一，事業單位因其特殊的企業性質，需要配置性能良好的計算機服務器系統，確保中央與下面各終端的無縫對接與控制。第二，事業單位檔案管理工作需要投入大量的人力、物力、財力，因此按照事業單位未來的發展宏圖，確保資金投入到位，盡可能加快信息化檔案管理的速度，積極推進信息化建設發展步伐。第三，與時俱進，社會在發展，信息化電子技術在進步，事業單位在檔案管理工作中，要及時更新信息化技術，掌握信息化操作技巧，確保檔案管理信息化永不落后、淘汰。第四，在當前移動互聯網技術發展基礎下，不光要積極開發事業單位檔案管理相關的網絡系統，還要努力實現檔案信息的共享、傳遞，配置小型移動客戶端，盡可能豐富信息傳遞的媒介、渠道。

4 結束語

綜上所述，事業單位檔案管理實施信息化建設完全是順應時代的發展潮流，大勢所趨，是提高檔案管理工作質量效率的一大保障。換句話說，為了提高檔案管理水平，必須要積極創新、改革信息化建設策略，加強投入管理力度，充分利用現代化的信息設備、技術，提升事業單位檔案管理的等級水平，促進企業發展。

參考文獻

[1]苑靜.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科研，2014（08）

[2]蘇紅.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].理論觀察，2014（05）

作者簡介

陳軍（1977-），男，土家族，重慶市酉陽縣人，大學本科（漢語言文學）專技八級，研究方向：檔案管理。