對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實踐性建議

張劍橋

摘 要：隨著事業(yè)單位的改革不斷深入，事業(yè)單位的檔案管理工作日益變得重要，事業(yè)單位的檔案管理與單位的高效、協(xié)調(diào)、有序運行息息相關(guān)，對檔案進行合理、有效的管理，是單位必不可缺的一項重要工作。就目前事業(yè)單位檔案管理的基本情況而言，在管理方面仍然存在較大問題，必須重視事業(yè)單位檔案管理的工作。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；實踐性建議

事業(yè)單位是社會的行政和社會體系的重要構(gòu)成部分，其自身具備較大的服務(wù)職能。檔案的管理工作屬于一項綜合性極強的工作內(nèi)容，對于事業(yè)單位有重要意義。社會時代的不斷發(fā)展，使原始的檔案管理方式不能緊跟社會的腳步，需要對于事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作進行重新的整改。對于事業(yè)單位的管理系統(tǒng)而言，檔案管理是重心，由此需要對于檔案管理提出實踐性建議。

1 針對于事業(yè)單位的檔案管理及其重要性進行分析

1.1 分析事業(yè)單位的檔案管理

在事業(yè)單位中的檔案管理主要是通過建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)以規(guī)范整個文件管理，通過標(biāo)準(zhǔn)化的管理達到信息的共享，為事業(yè)單位工作的正常運行提供方便、有效、重要的支持。然而在事業(yè)單位中工作量較大，存在一部分不夠透明的工作，為檔案管理工作帶來較大的困擾，因此如何將事業(yè)單位的檔案管理工作優(yōu)化至關(guān)重要。

1.2 淺析事業(yè)單位的檔案管理的重要性作用

檔案管理存儲著單位內(nèi)部大量的文檔資料，是單位的真實，全面的反映，也是單位運營中必不可缺的重要工具。但是由于事業(yè)單位的工作具有特殊性與復(fù)雜性的特點，工作中存檔記錄較為繁雜以及存儲量較大，這使檔案管理工作存在一定的難度。同時在現(xiàn)代管理理念視野下，檔案管理的質(zhì)量水平可以在側(cè)面反映事業(yè)單位的管理水平。因此在事業(yè)單位內(nèi)部需要建立一個相對完整的檔案資料管理制度，使事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理部門對于檔案管理的重要性有充分的理解認(rèn)知，讓檔案管理的工作人員能夠在實際的工作中做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，這對于事業(yè)單位的檔案管理工作至關(guān)重要。

2 在事業(yè)單位中進行檔案管理工作需要遵循的基本原則

2.1 遵循靈活統(tǒng)一的基本原則

工作人員在實際的事業(yè)單位檔案管理工作中對于檔案信息進行處理時遵循靈活統(tǒng)一的原則，同時在事業(yè)單位的管理體系中把靈活統(tǒng)一原則歸納進來。工作人員需要遵循著檔案信息規(guī)定的要求，以基本要求為主要基礎(chǔ)，保證事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化。在事業(yè)單位中指定檔案管理體系工作中，需要員工按照靈活統(tǒng)一的基本原則進行檔案管理工作，同時利用事業(yè)單位的運行基本狀況與工作的性質(zhì)，做好員工自身的職責(zé)，在管理的過程中對于自身的不足之處需要做好及時的改進工作。

2.2 建立權(quán)益責(zé)任統(tǒng)一的基本原則

在日常的事業(yè)單位檔案管理的工作中，需要參加檔案管理的工作人員作為檔案管理工作的負(fù)責(zé)人員，工作人員的工作熱情會直接關(guān)系著檔案管理活動的效果。在事業(yè)單位中檔案的管理人員自身的職責(zé)權(quán)益不夠明確，積極努力工作后沒有得到相應(yīng)的工作補貼，檔案管理工作人員沒有清楚的認(rèn)識到自身肩負(fù)的檔案管理工作的重任，普遍認(rèn)為自身的權(quán)益并未收到上級領(lǐng)導(dǎo)的重視。因此在實際的事業(yè)單位中進行檔案管理，首要任務(wù)是對于從事檔案管理工作人員自身的責(zé)任與權(quán)益進行明確的劃分，應(yīng)該在事業(yè)單位檔案管理管理工作的開始階段對于工作需要進行明確的劃分。事業(yè)單位還需要在單位內(nèi)部構(gòu)建一個有效的溝通途徑，多多汲取工作人員對于自身工作的意見，了解員工對于工作的不滿，促進員工對于自身工作的滿意度。

3 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的主要問題

3.1 事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理制度尚不完善

目前現(xiàn)階段的事業(yè)單位中檔案管理工缺乏相對應(yīng)的制度規(guī)范限制，在整個檔案管理工作中存在一定的復(fù)雜性，加之事業(yè)單位內(nèi)部員工的不重視，在檔案管理制度方面不愿浪費較多的時間與精力。最終使檔案的管理工作方面缺少一定的規(guī)范與效率，長此以往，會導(dǎo)致成本的增加。

3.2 從事檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)能力偏低

在事業(yè)單位中部分檔案管理工作人員自身的專業(yè)素質(zhì)不高，而且在文化程度與知識水平方面等呈現(xiàn)出較大差異，不符合時代發(fā)展進步的需要，主要表現(xiàn)在檔案管理專業(yè)的工作人員不多，其自身的知識結(jié)構(gòu)不盡合理，學(xué)歷不高，缺乏現(xiàn)代的科學(xué)知識。檔案專業(yè)人員隊伍建設(shè)方面不適合新時期的發(fā)展需要，致使檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)制約了檔案管理工作的水平。

3.3 工作人員自身的檔案意識偏低，對于檔案的利用率也較低

對于事業(yè)單位中的各項工作而言，檔案管理工作至關(guān)重要，對于檔案信息資源的高效利用，能夠為事業(yè)單位帶來較大的社會經(jīng)濟效益，然而在許多的事業(yè)單位比較輕視檔案的利用，而且工作人員不清楚檔案的利用效益，因此不重視對于檔案的利用率，忽視對于檔案信息資源的開發(fā)工作，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

4 對當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的實踐性建議

4.1 提高事業(yè)單位工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)識

對于從事事業(yè)單位的工作人員而言，需要對于自身的檔案管理工作有一個正確的認(rèn)識，這有助于促進事業(yè)單位的未來發(fā)展，強化自身對于工作的責(zé)任感，事業(yè)單位各級領(lǐng)導(dǎo)均有責(zé)任明確好檔案工作。只有領(lǐng)導(dǎo)層把檔案工作充分重視起來，才能夠保證檔案工作的順利落實。領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該解放自身的思想，做到與時俱進，完善好檔案的管理工作，積極運用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段，提高事業(yè)單位在檔案管理方面的服務(wù)質(zhì)量，積極建設(shè)好相應(yīng)的法規(guī)制度，健全完善相應(yīng)的基礎(chǔ)設(shè)施，向員工普及好信息化技術(shù)，提高全體員工對于檔案管理工作的重視。

4.2 在事業(yè)單位中努力實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理

首先，事業(yè)單位內(nèi)部強化自身的管理意識。檔案管理自身是一項專業(yè)性較強的工作，特別是在事業(yè)單位中的檔案管理工作，它更加要求工作人員自身的責(zé)任感、職業(yè)道德素質(zhì)、端正的工作態(tài)度以及積極向上的工作精神，并且要求工作人員具備扎實過硬的與檔案管理工作有關(guān)的理論知識，要求工作人員會使用現(xiàn)代化的科技手段以及先進的管理手段對于檔案管理的基本能力。從事檔案管理的工作人員自身的知識面需要具有一定的廣度，優(yōu)化自身知識結(jié)構(gòu)，視野較為開拓，不斷提高自身的綜合素質(zhì)能力，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會對于事業(yè)單位中檔案管理的工作的基本需要。

其次，運用先進的科學(xué)技術(shù)，進行檔案的整理工作。檔案中集聚著大批量的指示信息，同時也承載著較為豐富的信息，因此檔案是一個信息比較豐富的信息庫。然而對于檔案的整理工作較為復(fù)雜，勞動性比較強。若是在檔案的整理工作中運用先進的科學(xué)技術(shù)手段，可較好的提高工作效率。另一方面是在傳統(tǒng)的檔案工作整理方面存在人工立卷工作，立卷工作人員對于文件的分類主要是依據(jù)自身對于文件的理解，然而由于人與人之間的理解程度不一，會對文件有著不同的分類工作，由此會出現(xiàn)分類不準(zhǔn)的情況，不利于日后的管理工作進行，但是利用計算機進行人工立卷的模擬工作，減少工作中效率低下的現(xiàn)象發(fā)生，能夠更好的向提供服務(wù)。

5 結(jié)束語

在事業(yè)單位中檔案管理工作能夠促進事業(yè)單位的發(fā)展，盡管大部分的事業(yè)單位未重視檔案管理的工作，但是可以采取積極的措施提高單位上下員工對于管理工作的重視意識，以便在真正意義上促進事業(yè)單位的發(fā)展。

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