事業單位檔案管理信息化路徑探析

何依琪

摘 要：在社會經濟、科學技術不斷發展下，事業單位的檔案數量也隨之呈現持續增加的趨勢，從而促進事業單位的檔案管理模式的改革。現階段，對于事業單位而言，信息化檔案管理作為新型管理模式，不僅可以提高檔案管理整體水平，而且還能改善當前管理工作效率，但是，由于當前信息化管理的應用還存在許多不足，因此，對其信息化檔案管理路徑進行研究顯得至關重要。本文首先分析信息化檔案管理，其次闡述當前現存問題，最后提出幾點優化路徑。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化

隨著網絡技術不斷取得進步，就事業單位來講，其檔案管理工作的開展，只有促進管理模式的轉型和改革，才能更好實現信息化檔案管理的目的。為了更好實現該項目標，需要結合社會發展需求，對原有檔案管理模式進行轉變，確保傳統管理工作問題、漏洞得到有效解決，意在為檔案管理工作的更好開展提供有力保障。與此同時，事業單位還應該結合自身需求，科學構建信息管理系統，通過相關管理措施的運用，以達到檔案管理的信息化。

1 事業單位信息化檔案管理的解析

在事業單位發展過程中，檔案管理作為重要組成部分，實現信息化的檔案管理極其重要，在對其特點進行分析發現，其主要表現為：第一，檔案存儲條件具有一定優勢。在檔案傳統記載過程中，通常是將紙質作為媒介，經過人工錄入完成整個登記工作，由于紙張比較容易出現損壞和丟失情況，致使信息資源的采集與存儲工作受到較大不利影響，因此，信息化檔案管理的實現，可以通過網絡或電子平臺的構建，以電子錄入形式進行以上操作，不僅可以強化信息管理，而且還能從根本上轉變檔案管理方式與途徑。當檔案存儲至電子磁盤時，其所占空間相對較小，可以為檔案管理工作的開展提供一定便利，同時在存儲條件方面的要求也會隨之降低，更好彌補了紙質化檔案管理的弊端。第二，檔案使用、查詢更加便利。當事業單位進行檔案信息的構建時，為了保證信息資源的有效運用，更好進行儲存和運用，使其資源具有共享性特點，應該對檔案使用、查詢給予高度重視。在傳統工作模式下，其使用與查詢方面仍然存在較多漏洞，例如：紙張老化與手續復雜等，而信息化檔案管理的實現，不僅簡化了檔案的整體使用流程，而且還能改善檔案資源使用效率，使其具有良好應用價值。

2 目前事業單位檔案管理現存問題

2.1 檢索效率有待提高

如果根據檢索方式的不同，檔案檢索可以具體分為兩種，即手工檢索、計算機檢索，其檢索效率更是與其硬件設施存在直接聯系，因此，檢索效率主要和檢索工具相關。在現代科技不斷完善下，計算機逐漸成為最快檢索工具，然而，部分事業單位仍然是以手工檢索為主，使其檢索效率呈現不斷下降的趨勢。另外，部分事業單位為了實現檢索效率的提升，往往會加大檢索工具的投入力度，普遍認為增加檢索工具會提高其檢索效率，但實際情況并非如此，檔案的檢索效率與設備精益度相關，并不取決于設備數量多少，從而導致檔案的檢索效率下降。

2.2 管理人員能力較低

對于事業單位檔案管理而言，因為該項工作相對比較平淡無奇，在進行管理人員的聘請時，多數人員存在缺少管理經驗、管理較低的情況，加之管理人員不斷出現更換情況，導致檔案整理和記錄受到較大不利影響，最終造成檔案管理呈現較為混亂的情況，甚至出現檔案文件的的丟失。所以，事業單位開展檔案管理工作時，需要對管理人員給予高度重視，通過優秀人員的引入，構建高素質和高能力檔案管理團隊。

2.3 信息資源未得到高效開發

現階段，事業單位并未進行信息資源的高效開發，使檔案信息的采集內容相對比較匱乏，而信息資源則是出現較為嚴重的反復加工現象，致使檔案信息質量受到嚴重威脅。截止目前為止，國家檔案資源的開放比重仍然屬于低水平狀態，雖然我國信息化數據庫已經取得顯著進步，但是，由于此類數據庫沒有得到有效運用，使其數資源的利用率仍然普遍較低。

2.4 檔案信息缺少安全防護

對于事業單位而言，檔案資料和一般檔案資料存在較大不同，前者主要是以機密信息為主，當進行相關處理時，如果沒有對文件資料進行安全防護，則會導致檔案信息發生泄密情況，從而造成較大的不利影響。實際中事業單位并未意識到該問題的重要性，致使資料信息的安全性受到嚴重威脅，具體表現為：公開資料的審查程序缺少嚴謹性，而黑客竊取機密文件的事件更是時有發生，導致事業單位檔案管理受到較大不利影響。

3 事業單位信息化檔案管理的優化路徑

3.1 加大硬件建設力度

若要確保檔案資料得到有效保存，使其不受其他因素造成的影響，事業單位的管理部門需要保證硬件設施具有較高穩定性，只有擁有完整硬件設施，加大硬件建設的資金投入力度，才能促進檔案管理工作的順利進行，以實現對檔案資料的保護。當開展檔案管理工作后，對于新型技術的應用，能更好體現電子存儲作用，并在資料儲存、管理中占據重要地位，其原因為：硬件具備較大儲存容量，有助于信息錄入、儲存等工作的進行。

3.2 優化應用軟件開發

當事業單位進行檔案管理時，為了促進信息化建設，使其工作效率得到顯著提高，需要將優化應用軟件開發作為工作重點，并對檔案管理的信息化建設給予高度重視，結合管理工作實際需求，對應用軟件進行不斷優化和開發，能夠實現各項工作的同步進行，從而保證單位各部門的有效配合，以實現檔案管理工作效率的提升。

3.3 科學制定管理制度

在我國相關制度和基本國情的基礎上，事業單位作為特殊單位，其檔案管理屬于邊緣化機構，即法律法規在檔案管理的規定中有明確指出，信息化檔案管理，通常會受到相關法律法規限制。因此，根據事業單位的不同，應該結合自身實際狀況，對檔案管理制度進行科學制定，通過對其不斷完善和優化，以實現有章可循的目的，為檔案管理更好實現信息化起到一定促進作用。

3.4 提高管理人員綜合素質

在信息化時代背景下，事業單位進行檔案管理時，應以信息化管理為導向，通過管理人員綜合素質的加強，以便于更好掌握相關信息化管理技能。基于此，事業單位應將培養管理人才作為重點，使其綜合素質、管理能力得到全面提高，積極構建綜合能力較高的管理隊伍，利用相關培訓工作的開展，使其管理方式得到有效改變，以促進信息化檔案管理。

3.5 構建信息管理網站

在信息化檔案管理背景下，事業單位的管理部門需要將網頁作為監理站點，向工作人員提供相關檔案服務，以便于快速完成信息資料的查詢，從而提高信息資料的使用率。基于信息化檔案管理，網頁式服務作為重要模式，能為信息資源快速傳遞起到積極作用，同時還可以通過網站升級與更新等能力，使其更好適應社會發展需求，在擁有強大資源的同時，還能為事業單位的長遠發展做出重要貢獻。

4 結束語

通過上文的詳細分析得出，當前事業單位進行信息化檔案管理的建設時，仍然存在較多問題，如檢索效率有待提高、管理人員能力較低、信息資源未得到高效開發等，若要保證此類問題得到及時解決，為檔案管理的信息化建設起到一定促進作用，可以通過加大硬件建設力度、優化應用軟件開發、科學制定管理制度、提高管理人員綜合素質、科學制定管理制度等措施的應用，全面提升檔案管理工作效率，進而促進事業單位的長遠發展。

參考文獻

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