事業(yè)單位檔案管理信息化路徑探析

何依琪

摘 要：在社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展下，事業(yè)單位的檔案數(shù)量也隨之呈現(xiàn)持續(xù)增加的趨勢(shì)，從而促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理模式的改革。現(xiàn)階段，對(duì)于事業(yè)單位而言，信息化檔案管理作為新型管理模式，不僅可以提高檔案管理整體水平，而且還能改善當(dāng)前管理工作效率，但是，由于當(dāng)前信息化管理的應(yīng)用還存在許多不足，因此，對(duì)其信息化檔案管理路徑進(jìn)行研究顯得至關(guān)重要。本文首先分析信息化檔案管理，其次闡述當(dāng)前現(xiàn)存問(wèn)題，最后提出幾點(diǎn)優(yōu)化路徑。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷取得進(jìn)步，就事業(yè)單位來(lái)講，其檔案管理工作的開(kāi)展，只有促進(jìn)管理模式的轉(zhuǎn)型和改革，才能更好實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的目的。為了更好實(shí)現(xiàn)該項(xiàng)目標(biāo)，需要結(jié)合社會(huì)發(fā)展需求，對(duì)原有檔案管理模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變，確保傳統(tǒng)管理工作問(wèn)題、漏洞得到有效解決，意在為檔案管理工作的更好開(kāi)展提供有力保障。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該結(jié)合自身需求，科學(xué)構(gòu)建信息管理系統(tǒng)，通過(guò)相關(guān)管理措施的運(yùn)用，以達(dá)到檔案管理的信息化。

1 事業(yè)單位信息化檔案管理的解析

在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，檔案管理作為重要組成部分，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理極其重要，在對(duì)其特點(diǎn)進(jìn)行分析發(fā)現(xiàn)，其主要表現(xiàn)為：第一，檔案存儲(chǔ)條件具有一定優(yōu)勢(shì)。在檔案?jìng)鹘y(tǒng)記載過(guò)程中，通常是將紙質(zhì)作為媒介，經(jīng)過(guò)人工錄入完成整個(gè)登記工作，由于紙張比較容易出現(xiàn)損壞和丟失情況，致使信息資源的采集與存儲(chǔ)工作受到較大不利影響，因此，信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)或電子平臺(tái)的構(gòu)建，以電子錄入形式進(jìn)行以上操作，不僅可以強(qiáng)化信息管理，而且還能從根本上轉(zhuǎn)變檔案管理方式與途徑。當(dāng)檔案存儲(chǔ)至電子磁盤(pán)時(shí)，其所占空間相對(duì)較小，可以為檔案管理工作的開(kāi)展提供一定便利，同時(shí)在存儲(chǔ)條件方面的要求也會(huì)隨之降低，更好彌補(bǔ)了紙質(zhì)化檔案管理的弊端。第二，檔案使用、查詢更加便利。當(dāng)事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息的構(gòu)建時(shí)，為了保證信息資源的有效運(yùn)用，更好進(jìn)行儲(chǔ)存和運(yùn)用，使其資源具有共享性特點(diǎn)，應(yīng)該對(duì)檔案使用、查詢給予高度重視。在傳統(tǒng)工作模式下，其使用與查詢方面仍然存在較多漏洞，例如：紙張老化與手續(xù)復(fù)雜等，而信息化檔案管理的實(shí)現(xiàn)，不僅簡(jiǎn)化了檔案的整體使用流程，而且還能改善檔案資源使用效率，使其具有良好應(yīng)用價(jià)值。

2 目前事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

2.1 檢索效率有待提高

如果根據(jù)檢索方式的不同，檔案檢索可以具體分為兩種，即手工檢索、計(jì)算機(jī)檢索，其檢索效率更是與其硬件設(shè)施存在直接聯(lián)系，因此，檢索效率主要和檢索工具相關(guān)。在現(xiàn)代科技不斷完善下，計(jì)算機(jī)逐漸成為最快檢索工具，然而，部分事業(yè)單位仍然是以手工檢索為主，使其檢索效率呈現(xiàn)不斷下降的趨勢(shì)。另外，部分事業(yè)單位為了實(shí)現(xiàn)檢索效率的提升，往往會(huì)加大檢索工具的投入力度，普遍認(rèn)為增加檢索工具會(huì)提高其檢索效率，但實(shí)際情況并非如此，檔案的檢索效率與設(shè)備精益度相關(guān)，并不取決于設(shè)備數(shù)量多少，從而導(dǎo)致檔案的檢索效率下降。

2.2 管理人員能力較低

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言，因?yàn)樵擁?xiàng)工作相對(duì)比較平淡無(wú)奇，在進(jìn)行管理人員的聘請(qǐng)時(shí)，多數(shù)人員存在缺少管理經(jīng)驗(yàn)、管理較低的情況，加之管理人員不斷出現(xiàn)更換情況，導(dǎo)致檔案整理和記錄受到較大不利影響，最終造成檔案管理呈現(xiàn)較為混亂的情況，甚至出現(xiàn)檔案文件的的丟失。所以，事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需要對(duì)管理人員給予高度重視，通過(guò)優(yōu)秀人員的引入，構(gòu)建高素質(zhì)和高能力檔案管理團(tuán)隊(duì)。

2.3 信息資源未得到高效開(kāi)發(fā)

現(xiàn)階段，事業(yè)單位并未進(jìn)行信息資源的高效開(kāi)發(fā)，使檔案信息的采集內(nèi)容相對(duì)比較匱乏，而信息資源則是出現(xiàn)較為嚴(yán)重的反復(fù)加工現(xiàn)象，致使檔案信息質(zhì)量受到嚴(yán)重威脅。截止目前為止，國(guó)家檔案資源的開(kāi)放比重仍然屬于低水平狀態(tài)，雖然我國(guó)信息化數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)取得顯著進(jìn)步，但是，由于此類數(shù)據(jù)庫(kù)沒(méi)有得到有效運(yùn)用，使其數(shù)資源的利用率仍然普遍較低。

2.4 檔案信息缺少安全防護(hù)

對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案資料和一般檔案資料存在較大不同，前者主要是以機(jī)密信息為主，當(dāng)進(jìn)行相關(guān)處理時(shí)，如果沒(méi)有對(duì)文件資料進(jìn)行安全防護(hù)，則會(huì)導(dǎo)致檔案信息發(fā)生泄密情況，從而造成較大的不利影響。實(shí)際中事業(yè)單位并未意識(shí)到該問(wèn)題的重要性，致使資料信息的安全性受到嚴(yán)重威脅，具體表現(xiàn)為：公開(kāi)資料的審查程序缺少嚴(yán)謹(jǐn)性，而黑客竊取機(jī)密文件的事件更是時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理受到較大不利影響。

3 事業(yè)單位信息化檔案管理的優(yōu)化路徑

3.1 加大硬件建設(shè)力度

若要確保檔案資料得到有效保存，使其不受其他因素造成的影響，事業(yè)單位的管理部門需要保證硬件設(shè)施具有較高穩(wěn)定性，只有擁有完整硬件設(shè)施，加大硬件建設(shè)的資金投入力度，才能促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的保護(hù)。當(dāng)開(kāi)展檔案管理工作后，對(duì)于新型技術(shù)的應(yīng)用，能更好體現(xiàn)電子存儲(chǔ)作用，并在資料儲(chǔ)存、管理中占據(jù)重要地位，其原因?yàn)椋河布邆漭^大儲(chǔ)存容量，有助于信息錄入、儲(chǔ)存等工作的進(jìn)行。

3.2 優(yōu)化應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)

當(dāng)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，為了促進(jìn)信息化建設(shè)，使其工作效率得到顯著提高，需要將優(yōu)化應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)作為工作重點(diǎn)，并對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)給予高度重視，結(jié)合管理工作實(shí)際需求，對(duì)應(yīng)用軟件進(jìn)行不斷優(yōu)化和開(kāi)發(fā)，能夠?qū)崿F(xiàn)各項(xiàng)工作的同步進(jìn)行，從而保證單位各部門的有效配合，以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。

3.3 科學(xué)制定管理制度

在我國(guó)相關(guān)制度和基本國(guó)情的基礎(chǔ)上，事業(yè)單位作為特殊單位，其檔案管理屬于邊緣化機(jī)構(gòu)，即法律法規(guī)在檔案管理的規(guī)定中有明確指出，信息化檔案管理，通常會(huì)受到相關(guān)法律法規(guī)限制。因此，根據(jù)事業(yè)單位的不同，應(yīng)該結(jié)合自身實(shí)際狀況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)制定，通過(guò)對(duì)其不斷完善和優(yōu)化，以實(shí)現(xiàn)有章可循的目的，為檔案管理更好實(shí)現(xiàn)信息化起到一定促進(jìn)作用。

3.4 提高管理人員綜合素質(zhì)

在信息化時(shí)代背景下，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，應(yīng)以信息化管理為導(dǎo)向，通過(guò)管理人員綜合素質(zhì)的加強(qiáng)，以便于更好掌握相關(guān)信息化管理技能。基于此，事業(yè)單位應(yīng)將培養(yǎng)管理人才作為重點(diǎn)，使其綜合素質(zhì)、管理能力得到全面提高，積極構(gòu)建綜合能力較高的管理隊(duì)伍，利用相關(guān)培訓(xùn)工作的開(kāi)展，使其管理方式得到有效改變，以促進(jìn)信息化檔案管理。

3.5 構(gòu)建信息管理網(wǎng)站

在信息化檔案管理背景下，事業(yè)單位的管理部門需要將網(wǎng)頁(yè)作為監(jiān)理站點(diǎn)，向工作人員提供相關(guān)檔案服務(wù)，以便于快速完成信息資料的查詢，從而提高信息資料的使用率。基于信息化檔案管理，網(wǎng)頁(yè)式服務(wù)作為重要模式，能為信息資源快速傳遞起到積極作用，同時(shí)還可以通過(guò)網(wǎng)站升級(jí)與更新等能力，使其更好適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，在擁有強(qiáng)大資源的同時(shí)，還能為事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上文的詳細(xì)分析得出，當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行信息化檔案管理的建設(shè)時(shí)，仍然存在較多問(wèn)題，如檢索效率有待提高、管理人員能力較低、信息資源未得到高效開(kāi)發(fā)等，若要保證此類問(wèn)題得到及時(shí)解決，為檔案管理的信息化建設(shè)起到一定促進(jìn)作用，可以通過(guò)加大硬件建設(shè)力度、優(yōu)化應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)、科學(xué)制定管理制度、提高管理人員綜合素質(zhì)、科學(xué)制定管理制度等措施的應(yīng)用，全面提升檔案管理工作效率，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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