高校檔案管理中存在的問題及對策

何小萍

摘 要：高校檔案管理工作是高校工作的組成部分，它不僅反映了學校在各個時期的活動和工作情況，也為學校的發(fā)展提供了有價值的參考。隨著我國高校教育的發(fā)展，高校管理越來越受到重視，但是，其不足之處也愈加顯露出來。本文對高校檔案管理工作中的常見問題進行歸納，并提出了相對應(yīng)的可行性建議，以此讓高校檔案能更好地滿足高校和社會日益增長的服務(wù)需求，發(fā)揮更多社會效益。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；問題；對策

1 現(xiàn)階段我國高校檔案管理的問題

近年來，隨著我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，檔案工作作為高校全局管理工作的一個重要組成部分，已逐步受重視和加強，取得了較好的發(fā)展，但同時也存在一些制約其發(fā)展的不利因素，高校的檔案管理工作還存許多問題。對于高校檔案管理所出現(xiàn)的問題，本人將其歸集為以下四點。

（一）高層領(lǐng)導不重視

長期以來，不僅整個社會都普遍認為檔案的作用不是很大，就連高校的領(lǐng)導也是這樣認為。他們只重視學校的硬件建設(shè)、素質(zhì)教育工作等，認識不到檔案工作在學校建設(shè)中所發(fā)揮的積極性作用。部分高校領(lǐng)導認為學校與政府職能部門不同，對于檔案這方面不需要太看重。因此，他們不重視檔案的統(tǒng)一管理，還把檔案資料的收集、移交等一系列工作看成是一種負擔，更多時候只會敷衍了事。只有在上級領(lǐng)導過來檢查時，才會象征性地抓一抓這方面的工作。

（二）檔案管理人員不專業(yè)

社會普遍認為檔案管理工作不重要，認為檔案管理工作沒有技術(shù)性可言，經(jīng)常安排一些非專業(yè)人員來從事檔案管理工作。有些學校是科任教師兼管檔案的管理，有些學校是教師的家屬負責學校檔案的管理。這兩類人，不管專業(yè)素養(yǎng)或者操作水平上都是不專業(yè)的。他們沒有受過專門的訓練，沒有相應(yīng)的“硬件素質(zhì)”，對檔案的收集、立卷、整理、保管和利用等方面缺乏必要的業(yè)務(wù)知識和技能。

（三）檔案管理制度不健全

現(xiàn)在很多學校的檔案收集、保管、保護、借閱、保密等制度不夠健全，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式，執(zhí)行不嚴格。

第一，收集整理不規(guī)范不統(tǒng)一，如文字材料紙張規(guī)格不一、書寫不規(guī)范、用圓珠筆書寫、出現(xiàn)錯別字、材料不全等等。

第二，沒有將檔案管理的好壞與業(yè)績掛鉤，容易造成檔案管理人員的責任心不強，例如：文件資料堆積如山也不及時整理、檔案資料收集不全、借出的檔案不按照借閱手續(xù)進行登記等等，時間一長檔案資料就不知去向。

第三，檔案保管不嚴或者在收集的途中丟失而導致信息泄露，這是一個很嚴重的問題。尤其是有些學生的心理問題檔案泄露之后就會在學校當中流傳，造成學生的心理負擔，導致學生的抬不起頭或者使病情更加嚴重。信息泄露還會導致一個很常見的情況：很多大學生會無緣無故收到一些促銷的信息，或者家長接到電話說自己的孩子在學校出事了需要一筆錢等等，這都會引起很多不必要的麻煩，輕則破財，重則喪命。

第四，制度的不合理設(shè)置，檔案管理人員思想觀念落后，會導致材料成為一堆“珍貴的垃圾”。

（四）管理設(shè)施落后

高校檔案管理的設(shè)施過于老舊，也會對這一工作造成困擾。

首先，存放的設(shè)施落后。很多高校的檔案室建設(shè)不標準、不規(guī)范，也就是檔案保管條件簡陋，硬件設(shè)施缺損，檔案保管設(shè)備不齊全，甚至很多保管箱還是是七八十年代購置的，既不防潮也不防火，檔案隨時有可能遭到丟失或破壞。

其次，收集、檢索的方式落后。近年來，科學技術(shù)突飛猛進，盡管計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在很多方面的管理中都得到了廣泛運用，但是大多數(shù)學校的檔案室卻很少采用現(xiàn)代化技術(shù)。大多數(shù)高校還采用手工收集、檢索方式，同時檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，使檔案的檢索極為繁瑣，嚴重影響著檔案管理人員的工作效率。

2 解決高校檔案管理問題的建議

（一）加強宣傳檔案的重要性

高校檔案管理工作產(chǎn)生于高校管理活動的各個環(huán)節(jié)，是高校發(fā)展的真實記錄。所以，在此，必須要強調(diào)高校檔案管理的重要性。同時，還要把這一重要性進行傳播、普及。高校的領(lǐng)導是高校發(fā)展的領(lǐng)頭人物，讓這一部分人對檔案管理給予更多的關(guān)注與支持，是檔案管理得到大力發(fā)展的關(guān)鍵。另外，高校檔案工作者可以通過學校的渠道資源對檔案的重要性進行傳播，例如校廣播、校刊、校報宣傳欄等宣傳渠道。

（二）改善檔案保存場所的條件

對于儲存檔案的地方，一定要做到能夠“九防”：防盜、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠、防高溫、防光、防有害氣體，這是最基礎(chǔ)最必要的設(shè)施，也是防止檔案丟失損壞最基本的條件。高校檔案管理的辦公室應(yīng)該是明亮通風的；存放檔案的柜子一定要干燥且能上鎖，最好是能配備密碼鎖；錄音、光碟等材料也要放在合適的地方，切保不會受潮而受到損壞等等。解決設(shè)備陳舊的尷尬局面，可以在很大程度上提高高校檔案管理工作的有效發(fā)展。

（三）建立健全的規(guī)章制度

依法辦事是管理的基本原則，高校的檔案管理也不例外。《檔案法》和《高等學校檔案管理辦法》是國家對于檔案管理所提出的總原則與要求。但是，由于每個學校的辦學模式都有其特點，檔案管理模式也不例外。也就是說，各個學校都要按照自身的特點與實際情況而制定與落實相應(yīng)的制度準則。建立健全的規(guī)章制度是學校檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。高校的檔案管理制度都要明確本校檔案管理機構(gòu)及工作職責，確定檔案管理運行機制、歸檔規(guī)定和相關(guān)要求。[1]一旦沒有規(guī)范的制度要求，就很難做到集中統(tǒng)一管理。即是說，有了健全的檔案管理制度之后，學校就可以做到有章可循，有法可依。

（四）提高檔案工作隊伍素質(zhì)

檔案工作在近代已經(jīng)形成了專業(yè)。由于檔案管理工作是一項復雜的專業(yè)技術(shù)勞動，因此，要求從事檔案管理工作的人員除了應(yīng)具有合理的知識結(jié)構(gòu)，還應(yīng)該具備熟練的檔案專業(yè)知識和豐富檔案實踐經(jīng)驗，只有這樣才能滿足檔案管理工作的需要。[2]

（五）采用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)

采用現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)，就是要實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理以及辦公自動化。首先，現(xiàn)代化的檔案管理，就是應(yīng)用現(xiàn)代管理模式與先進的信息管理技術(shù)，改革原有的管理模式與手工管理方法，以提高檔案管理部門的工作效益與工作質(zhì)量，更好地提供檔案信息為社會利用的行為或過程。[3]在考察實際的檔案管理工作時，我們發(fā)現(xiàn)人工收集信息以及查閱信息的效率非常慢，這就導致時間成本大大增加。所以，對落后的檔案管理模式進行適當?shù)母母锸欠浅Ｓ斜匾囊豁椆ぷ鳌崿F(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，能提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，促進檔案信息資源的開發(fā)，發(fā)展我國檔案事業(yè)，為檔案事業(yè)適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。[4]也就是說，在計算機應(yīng)用技術(shù)普及化之后，高校的檔案管理工作也要實行現(xiàn)代化的檔案管理模式。其次，辦公自動化就是研究如何有效地將計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學和行為科學應(yīng)用于數(shù)據(jù)信息和非數(shù)據(jù)信息的辦公活動。[5]

（六）提高檔案利用率

收集檔案的目的是為了對檔案進行使用，所以，檔案的可用性是檔案管理的生命。對于高校的發(fā)展來說，檔案管理并不是一味地資料收集，而是要充分利用。這就要求學校的檔案管理人員要積極擴充資源共享的途徑，有效利用好相應(yīng)的學校檔案。在實際操作中，相關(guān)管理人員要針對資源利用中的相應(yīng)問題，集中解決，提高檔案的利用率。

參考文獻

[1]韓秋黎.學校檔案管理理論與實務(wù)[M].上海：上海交通大學出版社，2009.

[2]韓玉枚，張恩慶，黃坤坊.外國檔案管理[M].北京：檔案出版社，1987：299.

[3]教育部人事司.高等教育學（修訂版）[M].北京：高等教育出版社，1999：112.

[4]傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化-檔案管理中技術(shù)革命進程的動態(tài)審視[M].浙江：浙江大學出版社，2004：13.

[5]陸瑜芳.秘書學概論[M].上海：復旦大學出版社，2005：53.