提高檔案管理科學化水平的路徑選擇（一）

摘 要：不論是高校，還是事業單位或者政府部門都要進行檔案管理工作，檔案信息對于每一個單位都特別重要，社會發展進程的加快也使各單位檔案信息不斷增加，檔案管理工作需要采取科學化的管理方式，以提高檔案管理效率。在此對提高檔案科學化水平的路徑選擇進行分析，為提高檔案管理工作人員的工作效率提供借鑒。

關鍵詞：檔案管理；科學化；路徑選擇

1 現階段檔案管理工作中出現的問題

1.1 檔案管理人員管理效率不高

在檔案管理工作中，很多檔案管理人員意識不到檔案信息和自己工作職責的重要性。他們認為檔案只是普通的文件資料，自己的工作只是將這些文件資料放到一個地方，保證其不丟失就可以了。日常工作中，只是做一些檔案信息的收取工作。事業單位中的檔案管理工作人員沒有定向晉升機制，認為檔案管理工作不能給自己爭取升遷機會，導致其工作積極性和創新性不高，工作方式循規蹈矩、一成不變。另外，這一工作崗位的流動性很高，檔案管理工作人員還沒對檔案管理工作有足夠的經驗就被調到其他崗位，與下一任管理人員的交接無甚工作經驗可以傳達，導致檔案管理經驗的流失。

1.2 檔案管理場所安全性不佳

現階段很多檔案仍是紙質形式，紙張材料十分脆弱，極易因外界因素影響而損壞。而紙質檔案容易損壞，除了其本身材料的性質問題，還有就是存檔室內部防火防潮工作沒有做好。火災雖極少發生，但也是威脅檔案安全的一個重要的因素。而存檔室一旦有火災發生，造成的損失將是不可估量的。可是，現在仍有很多單位的存檔室沒有設置防火設施。檔案保存的另一關鍵措施是防潮，受潮是檔案最怕的自然災害，紙質檔案受潮后容易發黃發霉，這會使檔案壽命縮短。當今很多存檔室沒有防潮措施導致檔案發霉的現象時有發生。

1.3 檔案信息化管理不夠科學

檔案內容涉及方方面面，信息十分龐雜。而要把這些檔案信息登記在紙質表格上在實際檔案管理工作中不利于收取及其他各環節的進行。龐雜的信息量會衍生大量的檔案文件，更會占據相當大的空間。這就造成在查閱檔案時，檔案管理工作人員要想在如此龐大的信息數據庫中，確實的找到某一份檔案的某一頁文字，這項工作難度不言而喻。現階段許多檔案錄入及存儲工作由計算機進行，但信息共享卻沒有實現，這就造成檔案信息保存容易，使用困難的現象。總之，還是檔案信息化管理不夠科學造成的。

1.4 檔案信息不真實

某些歷史上產生過不良影響的檔案信息不予記錄，這導致了檔案失真現象的發生。除此之外，還有許多檔案信息因為不同的原因沒被記錄并保存下來，或由于在記錄時字跡潦草、亂涂亂畫等原因即使被保留下來也難以辨認，檔案失真現象在檔案管理工作中普遍存在。

1.5 檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善會給檔案管理工作帶來混亂。許多單位對于檔案的管理工作行于表面，沒有用于規范檔案管理工作的相應制度，導致檔案管理工作往往疏于管理，工作質量及效率無法保證，這也造成檔案的利用度不高。檔案成為僅僅是存放于存檔室或機器里的文件，不便于民眾進行查詢。很多檔案館甚至不對外開放，偶爾小范圍的開放無法滿足民眾查詢的需求。

2 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

要想提高檔案管理工作的科學化水平，就要全面了解檔案管理工作的規律，端正態度、一步一個腳印地推進檔案管理工作方式的創新，積極探索更合適的工作路徑，從而使檔案管理的工作方式跟上時代的步伐，使檔案既能夠更方便、安全的保存，又能夠為民眾提供更便捷的查閱功能。

2.1 培養一批高水平的檔案管理人才

新的時代背景下，檔案管理工作需要有更加科學的管理方式，所要管理的檔案信息也比原來更加龐大、復雜，這些新要求都需要檔案管理工作由具有高水平、專業素質的人來從事。檔案管理人員既要有傳統管理工作的基本操作技能，又要熟練掌握新科技并靈活運用先進的管理手段。除此之外，從根本上來說還要內心細致、能吃苦。也要在檔案管理工作崗位上不斷適應新的形勢需求，不斷學習政治理論，加強專業技能的培養。在提升自己職業能力的同時，也要組織科室同仁共同學習檔案管理新技術、新理念，提高整個檔案管理隊伍的職業能力水平。各單位要積極引進相關人才，積極組建科技型技術型的復合型人才隊伍。

2.2 對存檔室要做好防火防潮工作

各單位要正視火災、水災對檔案產生的嚴重危害。存檔室要備好滅火器，并定期檢查更新。紙質文件要定期組織晾曬，避免紙質文件受潮導致檔案損毀。通過上述措施，保證檔案保存的安全性和完整性。

2.3 加大檔案信息化管理

要用計算機對檔案做好歸類管理，保證檔案管理工作的信息化，條理更清晰。在有條件的情況下，建立一個功能及數據量龐大的數據庫，既方便檔案查閱工作，也能實現檔案資源共享，更廣泛地發揮檔案的作用。

2.4 完整、真實、清楚地收錄檔案信息

各單位要正視曾經發生的事件，檔案的存在就是要讓后人了解前事，好的要弘揚、借鑒，不好的也要以此為鑒，這是檔案存在的意義。因此，檔案管理人員在收錄檔案信息時要做到完整、清楚，從而更好地發揮檔案的作用。

2.5 完善相應的檔案管理體系

加強相關制度的施行，建設完善的檔案管理機制，使各單位有法可依，更要積極貫徹執行，推進工作方式的創新，提高檔案管理工作質量和效率，促進檔案管理科學化水平的提高。檔案館要做好對外開放的準備，發揮檔案館的公共服務功能。

3 結論

檔案管理工作隨著經濟發展的不斷加快，每天會產生的大量的檔案信息，檔案管理工作人員要提高工作效率，檔案管理部門要采取科學化的管理方式，將檔案信息及時、妥善地分門別類存檔，為公眾日后查閱檔案提供更多方便。

參考文獻

[1]陳浩.探討如何提高檔案管理科學化水平[J].科學中國人，2017（1）

[2]江麗紅.淺談如何提高檔案管理科學化水平[J].現代國企研究，2017（1）

作者簡介

孟潔（1971-），女，山西省，內蒙古自治區人民醫院，本科，館員，研究方向，檔案。