增強檔案歸類效率方法的有效性

文/湖北文理學院理工學院 龔明艷

增強檔案歸類效率方法的有效性

文/湖北文理學院理工學院 龔明艷

在當今時代，檔案管理是一件比較繁瑣而且細膩的工作，需要檔案管理人員擁有對其足夠的耐心和耐力，要整體把握檔案的內容，在尋找檔案以及管理檔案的過程中提升效率。現如今，我國的檔案管理工作者多數趨于傳統，比較善于用傳統的方式進行檔案歸納，對于歸納的效率有一定的影響，因此要想提升工作效率，必須從各個方面對檔案管理進行整頓，提高檔案歸類效率，為各項工作效率的提升提供保證。本文將從目前檔案歸類效率低的根本原因出發，為提升檔案歸類效率的具體方法進行一定的探討，希望能夠為今后檔案管理工作的更好發展提供有效借鑒。

檔案歸類；效率；有效方法；檔案管理

在各項工作當中，檔案管理以及檔案分類是一項比較繁重而且需要工作人員基于耐心的工作，工作人員在檔案分類時要有充足的意志力，爭取在最短的時間內完成最多的工作，與此同時保證工作的質量。在之前的高校檔案分類管理中出現了很多效率不達標、質量不達標的現象，而且這樣的失誤看起來不算嚴重，但是對高校的管理以及日常的教學工作造成了不良影響。所以，不斷增強檔案管理以及檔案歸類方法需要得到高度重視，并通過合理的對策進行檔案歸類效率的提升。下面將簡要分析檔案歸類效率不高的原因，并詳細闡述增強檔案分類效率方法有效性的幾個途徑，希望對今后檔案分類工作提供幫助。

一、當前檔案歸納效率較低的原因

檔案歸類效率根本上取決于工作人員的素質，因此目前檔案歸類效率一直較低的根本原因就是相關的工作人員從業資格不達標，在檔案分類工作中，首先需要對工作人員的能力進行檢測，其次便是通過各項科技手段來輔助分類。對于檔案的歸類，從很大程度上能夠方便的掌握某項工作的進度，負責檔案管理的工作人員必須重視檔案歸類工作，不能有一絲的馬虎和大意，要重視檔案本身的價值以及其利用價值，做到對檔案的保密和完好保存。其次，檔案歸類效率較低的原因還有輔助手段較為傳統，對于經濟與科技迅速發展的今天，各行各業都開始運用科學技術手段來提升工作效率，對于檔案歸類工作更是要加強對科技的應用，要通過適當的、合理的技術來配合檔案歸類工作，在提升質量的同時節省時間，由此提升檔案歸類的效率。

二、提升檔案歸類效率的措施

在當前的社會環境中，作為一名檔案歸類的管理工作者，需要明確自身的職責，要盡可能地利用工作環境中現有的條件完善自己的工作，將檔案歸納工作作為實現自己人生價值的方式，促使檔案的有效使用以及質量的不斷提高。當今社會，檔案管理工作者往往過多重視檔案的整體管理，忽視檔案的應用，因此檔案歸納效率總是提不上上來，也就降低了檔案的使用合理性，那么如何有效增強檔案歸納效率呢？

（一）提升檔案管理者的工作意識，高度重視檔案歸納工作。在檔案管理工作的相關任務過程中，領導需要加強對工作人員的教育，尤其是在思想上促進管理人員的進步，讓管理人員發揮自身的主觀能動性，通過自身的努力來提升檔案歸納的效率。其次，工作人員也要做好自身的本職工作，及時整理和歸納相關的信息，為用戶提供更加完整、完善的信息系統服務，只有不斷提升服務水平，歸納效率才會不斷提升，而這是緊密相關的。在檔案歸納的過程中，檔案管理的工作人員也要與技術人員進行一定的配合，做到理論與實際的相結合，打破傳統的檔案管理方式，做到檔案歸納信息的實時化、信息化和自由化。

（二）對各項檔案進行分類，從根本上節省檔案歸納時間。檔案歸納工作進行之前需要先明確各項檔案材料的內容以及用處，要在確定檔案分類思想之后進一步明確檔案歸類的操作方式，避免管理中的失誤。所以在檔案歸納工作進行時，需要先將相關的檔案分成不同的年代、不同的類別以及不同的時區，爭取做到盡量詳細，這樣一來，就能夠從根本上保證檔案的排列以及歸納的便利，為今后檔案的管理提供一定的幫助。

（三）提高行業工作人員的綜合素質。檔案工作人員綜合素質的提高是增強檔案歸類效率方法有效性的保障性措施，而這一方面人員自身要樹立終身學習的理念，不斷地提高自身的綜合素質和專業水平。另一方面，管理人員要加強對工作人員培訓和考核的力度，完善相關的制度和工作規范，以提高工作人員的積極性。

三、結語

總而言之，在經濟與科技高速運轉的當今時代，要想更加便捷地提升檔案的利用率，就需要不斷提升檔案歸納的效率，對檔案的管理給予更大的重視。先進的工作技術能夠促進檔案歸納效率的提高，為檔案管理工作的順利進行提供保證，因此，在今后的檔案歸納工作中，需要不斷提高工作人員對于檔案管理的工作意識，發揮自身的主動性，增強工作效率。

[1]鄧顯章,李茜茜.淺談如何進行檔案管理分類[J].辦公室業務管理,2015(05).

[2]馬浩鵬,牟一笑.關于文本自動分類算法的相關研究及分析——以檔案自動歸類的應用為實例說明[J].中國西部科技,2015(03).