互聯網時代企業檔案外包業務存在的問題與對策

文/天津桂發祥十八街麻花食品股份有限公司 張磊

互聯網時代企業檔案外包業務存在的問題與對策

文/天津桂發祥十八街麻花食品股份有限公司 張磊

互聯網時代的到來加快了檔案事業發展的進程，使得企業對檔案管理的認知也逐漸提高，檔案外包業務應運而生。但挑戰與機遇同在，目前企業檔案外包行業中存在著如業務類型陳舊、從業人員素質不高、管理標準不明確、缺乏有效監管等問題，制約了外包行業的健康發展。本文從提升外包服務水平、提高從業人員的綜合素質、建立健全相關法規制度、加強行業監管和引導四個方面提出了相應的對策。

互聯網；企業檔案外包；問題；對策

互聯網信息時代的到來，也使檔案的發展向數字化、信息化、多媒體化轉變，隨著人們的檔案意識逐漸提高，檔案管理工作也逐漸受到個人、企事業單位、社會團體的重視。部分企業的檔案管理部門由于自身規模的限制、人力物力資源的有限，在技術和設備方面都無法為數字化檔案發展提供保障。因此，往往通過將企業檔案業務外包給中介機構的方式以期得到更好的服務。

現階段，檔案外包公司能夠隨著行業的發展和互聯網的優勢為企業不斷提供更多的服務，但是大多數檔案外包公司受制于資金限制和人員的不足，只能小規模運營，目前在全國范圍內很少擁有統一的規模、專業的人員、高端先進的技術設備、具有自主軟件開發能力的外包公司。這就使得企業在享受外包服務的同時，也面臨著相應的風險。

一、企業檔案外包的定義及類型

企業檔案外包是指企業將其在內部活動中產生的檔案內容實體及其從事檔案管理的相關活動委托給特定的檔案管理中介，從而優化運營過程，降低企業管理檔案的成本，使企業將優勢資源集中在核心競爭力的生產活動中。

企業檔案外包業務類型包括檔案的整理與維護，企業檔案的規范化管理，檔案人員的知識，培訓檔案的數字化建設，檔案管理軟件的定制與開發等。在實際工作中，外包公司會根據企業的實際情況和具體需求，提供更確切更優質的服務。

二、企業檔案外包業務存在的問題

（一）業務類型陳舊。在我國企業檔案外包的實例中，大多數還是以紙質檔案整理和數字化掃描加工為主，對于檔案寄存、電子文件管理、信息系統應用、檔案軟件開發、檔案數據庫建設等利用高新技術方面涉及較少。

（二）從業人員素質不高。從事檔案外包的從業人員學歷普遍較低，盡管部分是檔案專業出身或有檔案行業工作經驗，但工作主體仍是以手工操作為主的非專業人員，一些操作者往往只是經過短期內部培訓就直接上崗，業務量大時候，可能從社會上直接招聘臨時或兼職的學生人員。這都無法保障從業人員的專業素質和職業道德，也無法保證檔案管理工作的效率和質量。

（三）管理標準不明確。企業檔案外包行業是一個充滿機遇和挑戰的行業，而我國檔案外包公司興起的時間不長，行業發展不成熟，各地的發展水平不一致，管理基本處于分散的狀態，且尚不存在統一的行業管理標準，對于外包公司的資質驗證和科學合理的驗收也缺乏有效的管理和約束。

（四）缺乏有效監管。由于現階段我國檔案外包行業發展比較混亂，尤其是中西部不發達的城市，大多數外包公司存在資金短缺、設備不齊全、技術水平落后、員工專業素質不高等各種問題，導致在實際工作中出現企業重要信息泄露、員工人事檔案被篡改、檔案原件由于操作不當造成檔案資料破損或丟失等損害企業利益的事情頻頻發生。

三、相應的對策

（一）提升外包服務水平。檔案外包公司在現階段提供勞動密集型服務的基礎上，應順應時代潮流的發展，按照《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》和《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的文件精神，不斷拓展服務領域，爭取提供更多數字化、信息化、多媒體化等高質量、高水平的技術服務。

（二）提高從業人員的綜合素質。一是引進高學歷、高素質人員，提高整個檔案外包公司的業務水平和服務能力，帶動公司的整體發展。二是定期對員工進行檔案知識培訓和考核，增加員工知識儲備量。三是加強從業人員的思想道德教育，增強法制觀念、保密意識和敬業精神。

（三）建立健全相關法規制度。一是著重加強關于檔案外包服務的權利與義務、管理體制、成立條件、注冊資金、業務范圍、收費標準、安全保密、保管環境、人員素質、操作要求、監管機制、法律責任等內容的法律規定，為規范市場運行機制，提供應有的制度保障。二是制定有利于行業健康有序發展的行業規范和守則，引導外包公司公平競爭，增強自律性，維護行業的持續健康發展。

（四）加強行業監管和引導。發揮行政部門的職能作用。成立專項檢查小組，對外包公司的資質認證、人員構成、資金運轉、公司運作、庫房設施、電子設備等情況進行監管，對于不符合國家要求的公司給予一定的制裁，凈化外包市場環境。發揮檔案學會的引導作用。檔案學會在我國檔案學界有較大的影響力，對促進我國檔案水平的發展起著重要的橋梁和紐帶作用。對檔案外包公司可以給予指導和引導，一是開展定期培訓和考核機制，提高外包人員的業務水平和服務質量。二是每年對外包公司進行一次大檢查，對各個環節的工作質量進行審查，并給以指導意見，共同促進檔案事業的發展。三是實施獎懲措施，對表現優秀、工作質量優良的公司給予表彰和獎勵，對違反行業規范、擾亂行業秩序的公司予以懲罰。