人社系統民生檔案管理工作的幾點思考

文/平泉市人力資源和社會保障局 王建華

人社系統民生檔案管理工作的幾點思考

文/平泉市人力資源和社會保障局 王建華

人社系統民生檔案管理的工作與人民群眾的利益息息相關，為了更好地適應民生的實際需求，推動社會健康、可持續地發展，應該加快建立和完善人社系統民生檔案管理的工作體系。本文主要分析了人社檔案管理工作的現狀，闡述了檔案管理工作面臨改革的必要性，同時提出了相應的建議和對策，著重培養檔案管理人員的綜合素質和能力，健全檔案管理工作的監督體系。

人社系統；民生檔案管理；必要性；建議和對策人社系統民生檔案管理工作，就是指人力資源和社會保障部門收集、歸納、鑒定、統計和保管相關的檔案材料，可以促進人社業務在未來的路上更好地前行和發展。為了實現檔案管理工作的業務化，提升檔案管理工作的質量和水平，必須對檔案進行分類管理，接下來具體闡述和說明人社系統民生檔案管理工作的現狀和對策。

一、檔案管理工作的現狀

在人社系統民生檔案管理的工作過程中會面臨很多問題，主要表現以下四點：

（一）檔案的管理不統一、不集中，沒有實現標準化的管理。由于各個業務之間的管理方式是不同的，每個檔案室的管理機制和運行流程也是不同的，不能達到共享資源的效果，民生檔案的管理標準不統一，便很難實現規范化的管理。例如自行管理的有機關事業單位有醫療保險的檔案管理室、勞動監察的檔案管理室，而社會勞動保險的檔案管理部門卻負責保管全市退休職工檔案的管理工作。如果檔案的相關分類方法、保存期限等要求未能實現具體化和標準化，會嚴重影響檔案整理的工作效率。

（二）檔案管理的工作人員不夠熟悉工作，缺乏職業素養和專業技能。檔案管理工作是一門業務性很強的工作，要求檔案管理工作人員的專業知識足夠豐富，進而組織和保證檔案管理工作的順利開展。然而，當前檔案管理的工作人員對專業知識的熟練度不夠高，未能實現檔案管理工作的信息化管理，而且檔案管理工作人員的工作積極性不夠高，缺乏學習新知識和全面拓展自己的熱情。

（三）庫房相對分散，檔案管理工作的成本很大。由于沒能進行統一化的管理，每個檔案室的檔案用具、電腦空調等設施存在重復投資和部分閑置的嚴重浪費問題。甚至某些事業單位考慮辦公用房有限的問題，到外租房，沒有按照正常的流程對檔案進行管理，檔案管理工作的安全狀況令人擔憂。

（四）沒有健全檔案管理的目錄和數據，現代的數字化工作還未實現。目前人社系統民生檔案管理工作的標準沒有健全，未能實現規范化的管理，一部分單位是使用自行設計的軟件，一部分單位是直接在市場上購買的軟件，但是這兩種軟件不統一，這種管理模式給計算機檢索工作造成了一定的困難，不利于檔案資料的整體檢索和利用，增加了工作的時間和難度，阻礙了檔案管理工作的順利開展。

二、檔案管理工作改革的必要性

首先，檔案管理的工作是與人民群眾的利益息息相關的，比如，大學生的學籍檔案，是他們畢業后就業信息的一個重要保障，同時也是學歷的一種證明和依據，是考取相關從業資格證的一個必備資料，這說明了檔案管理工作不僅僅是資料的保存，而且還是社會公共事業單位提供資料檢索的地方，其重要性得以顯示。其次，檔案工作的順利開展有利于國家政府部門直接獲取所需的個人信息，當然，這是針對某些個人問題，在方便政府部門辦公的同時，也提高了解決實際問題的效率。第三，檔案資源庫是國家開展活動的基礎和真實記錄，有利于融合人和事，加快利民政策的實施進程，促進社會的發展。

三、做好檔案管理工作的建議和對策

（一）實現精細化的檔案管理模式。一方面，檔案管理需要規范有序，同時保障檔案工作的基本設施，做好檔案管理工作的物質基礎。另一方面，檔案管理工作需要明確三個主要問題，一是高度重視檔案管理的主要任務和目標，做好全面的工作計劃，對各個部門的考核做詳細的規定。二是提高管理人員的專業性，擴大檔案管理工作人員的數量，對業務檔案進行及時整理和轉移。三是建立規范化的標準，健全相關的制度，讓檔案管理工作的每個環節都能實現有據可依，推動檔案管理的有序進行。

（二）改變傳統的紙質檔管理，實現紙質檔和電子檔的共同管理。紙質檔模式的儲存方式很簡單，但是不易長期保存，且檢索起來十分繁瑣，檔案管理工作費時費力，現如今計算機的使用已經得到普及，運用計算機實行檔案的電子檔管理，有利于提高檔案檢索的效率，減少很多繁瑣的工作，讓檔案管理這個工作變得更靈活，更方便。所以說，使用現代的信息檔案管理模式，建立電子檔案管理庫，是一個非常值得選擇的舉措。

（三）對檔案進行集中化的管理。首先是針對檔案資料管理的集中，因為條件的限制，辦公地點十分分散，檔案的管理顯得尤其分散，對工作和服務有很多不利的影響，對檔案進行集中管理，有利于減少這種不便的現象。其次是對檔案管理人員的集中管理，對工作人員進行基本的考核，選擇一些綜合素質較高，責任心很強的人員組成一個小組，建構一支熟悉業務、十分穩定的高干隊伍，甚至還可以對他們進行統一的培訓，進一步適應當前的發展趨勢。

四、結語

人社系統民生檔案管理工作的有序執行，有利于維護良好的生活秩序，推動市場經濟的可持續發展，其作用至關重要。但是當前的現狀表明，檔案管理工作中存在著許亟待解決的問題，需要人社部門引起重視，在工作中不斷進行探索和改革以便更好地適應社會的發展，更好地服務于各個事業單位，為它們提供便利的途徑，提高工作效率，實現雙贏。

[1]鐘云.關于加強和改進人社系統民生檔案管理工作的幾點建議[J].辦公室業務,2013(10)：108.