服務意識下高校檔案管理工作探究

文/黃岡職業技術學院 段紅艷

服務意識下高校檔案管理工作探究

文/黃岡職業技術學院 段紅艷

高校在發展進程中會產生大量的檔案資源，其中包含了記錄高校發展史、成長的檔案，還有學生檔案、教工檔案、資產檔案、財務檔案等，數量龐大，選擇合適的檔案管理方法是很必要的。就目前檔案管理現狀來看，服務意識不夠強，檔案管理工作還存在著諸多問題，制約著檔案管理水平，成為當前需要解決的一項關鍵性問題。為應對當前問題，本文針對服務意識下高校檔案管理工作展開了分析與研究。

服務意識；高校；檔案管理

在我國檔案管理體系中，高校檔案管理工作極為重要，其對高校的發展與建設影響很大。新時期，開展檔案管理工作時，應重視對檔案資源的合理性開發與利用，發揮好檔案資源的應用價值，進而為高校發展、師生提供一定的檔案服務，提高服務質量，進而提高檔案管理的實際效率。目前，影響檔案服務水平與管理效率的因素較多，再加之相關設備相對匱乏，無法滿足師生的實際需求，影響檔案服務水平，是目前高校建設的一項重要任務。

一、高校檔案管理工作增強服務意識的必要性

高校檔案資源繁多，涉及學生檔案、學校建設檔案、高校發展檔案與管理檔案等多種資源，檔案的類型、管理容量等都呈現復雜、多樣的狀態。現如今，科學技術得到全方位的發展，這對檔案管理工作來說提出了更高的要求，檔案管理也應及時更新，配備相應的機械設備與操作技術，以求更大程度上提高檔案管理效果。通過分析，了解到檔案管理呈現出專業性、現代化與規范化等多種特點。檔案管理工作的實施，應全面強調專業性特點，結合高校人才培養的實際目標，發揮好檔案的重要價值，制定出合理的人才培養計劃，將其應用到教學管理體系中，這對于專業設置、教學效果與學科建設等具有重要意義，提高檔案管理水平很是關鍵。實施檔案管理工作時，還應充分建立完善的規章機制，借助規章制度來約束一系列檔案管理行為，明確檔案管理的各項權責，以保證檔案管理工作實施的科學性與合理性。此外，還要將信息技術應用到檔案管理體系中，構建完善的檔案信息化管理平臺，借助該平臺實現對檔案數據的電子化管理，形成數字化檔案系統，能大大減少手工勞動量，還可大大提高檔案管理效率。

二、服務意識下高校檔案管理工作的實施策略

對于高校而言，檔案資源管理很是關鍵，其是學校發展的一筆重要財富。檔案管理工作的實施，為充分提高檔案管理水平，應先從意識與思想上出發，增強相關人員的服務意識，打造更為完善的檔案服務水平，能及時為學校領導、師生等提供高質量的檔案服務，能保證檔案資料供應的及時性與高效性。

（一）增強檔案管理者的服務意識。新時期，高校檔案管理工作的實施，必須不斷提高檔案管理水平，制定科學的檔案管理指標，及時增強服務意識，合理劃分權責，進而提高檔案管理效率。為應對此類問題，相關管理者應充分意識到實施檔案管理實施的關鍵性與價值意義，及時了解個人的權責問題，在檔案管理上要具備主動服務的思想與意識，運用多元化的手段來適度減少檔案信息查詢的時間，進而提高檔案管理的實際效率，以為相關領導、師生等提供高質量的服務，全面提高檔案管理水平。

（二）創新檔案管理服務模式。開展高校檔案管理工作時，應強調與時俱進，及時對整個服務體系進行完善，順應當前信息化時代的發展趨勢，實現檔案管理的信息化與現代化，及時提供一系列的創新性服務，增強相關人員的檔案服務意識，要求檔案管理者要熟練掌握檔案管理知識與計算機信息技術，營造更為融洽的檔案管理氛圍，打造更具創新性的服務管理機制，進而促進檔案管理工作實施的高效性與科學性。檔案信息化平臺的構建，能及時將傳統的紙質檔案轉變為電子數據，這樣管理起來更加便捷、合理，輸入關鍵詞后，點擊查詢，即可獲取目標性檔案，查詢速度更快，且查詢結果更為精準。

（三）構建完善的檔案管理制度。新時期，為全面促進高校檔案管理工作的有效實施，應構建相配套的檔案管理制度，以實現對檔案管理行為的科學性規范，嚴格規范與劃分檔案管理的權責問題，達到檔案管理工作實施的統一化與規范性。在檔案管理制度中，應具備足夠的服務意識，將服務滲透到檔案管理制度，設置科學的檔案管理服務標準，以保障檔案管理的規范性與科學性，這可為后續檔案資源的管理與利用提供基礎條件。

三、結束語

綜上所述，為從本質上提高高校的檔案管理水平，應具備足夠的服務意識，強調檔案管理服務的主動性，這是實現檔案管理工作實效性的有效方法。服務意識條件下，必須要構建專業性很強的檔案管理團隊，增強一定的服務意識，創新與優化整個檔案服務形式，構建完善的檔案管理制度，強化基礎設施建設，以求為檔案服務提供條件，可實現檔案管理實施的現代化、專業化與規范化，這對于高校發展與建設具有重要意義。

[1]許紅婷.對于服務意識下高校檔案管理工作的探討[J].吉林省經濟管理干部學院學報,2016(06)：86-88.

[2]叢日麗,劉云超.對于服務意識下高校檔案管理工作的探討[J].赤峰學院學報(自然科學版),2015(03)：142-144.