淺談如何做好企業檔案工作

文/山東省萊西經濟開發區管理委員會 劉旭

淺談如何做好企業檔案工作

文/山東省萊西經濟開發區管理委員會 劉旭

本文從兩個方面探討如何做好企業檔案工作。一是堅持四個加強，保障企業檔案管理工作規范化、標準化。即加強組織領導，加強宣傳教育，加大資金投入，加強制度建設。二是增強四項意識，開發信息資源，為企業各項工作服務。即增強企業全員檔案意識，增強檔案管理人員服務意識，增強企業檔案管理的規范意識，增強企業檔案信息資源開發意識。

企業檔案工作；檔案管理；信息資源

改革開放以來，隨著社會主義市場經濟體制的逐漸建立和完善，作為市場主體的企業形式呈現出多樣化，其內部體制和外部環境也發生了很大變化，如何順應形勢，激流勇進，管好用好企業檔案，發揮其應有的作用，是企業面臨的新機遇、新挑戰。

一、堅持四個加強，保障企業檔案管理工作規范化、標準化

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料，它來自企業，又反過來更好地促進企業生產、發展，為企業管理經營保駕護航，提高企業的生存和競爭力。因此，企業檔案并非可有可無，而是只能加強，不能削弱。

（一）加強組織領導，這是檔案管理的首要條件。要加強對檔案工作的領導，把檔案管理列入企業管理工作的重要議事日程，與其他工作同研究、同部署、同督促、同落實。同時要挑選整體素質高的檔案員從事檔案工作，并通過外出培訓，參觀學習等方式，提高檔案管理人員的業務水平。

（二）加強宣傳教育，提高員工檔案意識。要定期組織領導干部、廣大員工學習《檔案法》等檔案法律法規，并運用企業報、宣傳欄、黑板報等載體進行宣傳，提高全體干部職工積極保護、利用檔案的意識，形成人人重視檔案工作、支持檔案工作的良好氛圍。

（三）加大資金投入，完善基礎設施。基礎設施的完善是檔案管理中的硬件之一，決定著檔案的安全保管、信息資源的開發利用。企業要站在講政治、看長遠、重效益的高度，配備符合各類檔案保管要求的設施，達到防火、防盜、防鼠、防塵等“九防”要求。

（四）加強制度建設，建立健全各類規章制度。企業在制定明確的檔案管理人員崗位責任制的同時，要完善《檔案歸檔制度》《檔案立卷制度》及黨群、科技、會計等一系列歸檔、借閱檔案管理制度，做到檔案工作“三納入”，即納入生產經營活動和各項管理工作程序，納入科研、基建和經營等各項活動的工作計劃，納入有關部門和檔案管理人員考察考核內容。

二、增強四項意識，搞好信息資源開發，為企業各項工作服務

加強企業檔案工作使之更好地為企業發展服務，是企業檔案工作始終不變的宗旨。

（一）堅持依法治檔，增強企業的全員檔案意識。企業檔案工作是企業基礎管理的重要組成部分，這個基礎不能松懈。既然是基礎工作，體現在各個環節之中，全員的檔案意識很重要。檔案工作者應當利用各種渠道和途徑積極大力地宣傳，使企業人員都了解、支持檔案工作，形成保護檔案、管理檔案人人有責的良好氛圍。

（二） 堅持轉變觀念，增強檔案管理人員服務意識。在當前企業改革的形勢下，檔案工作者應當有一種壓力、一種責任感。國家檔案局提出企業檔案工作要為企業資產與資金管理、質量管理、成本管理、技術創新、市場營銷、民主管理等方面服務。作為企業檔案管理人員要增強事業心責任感，堅持順勢而為，使檔案更好地為企業服務。

（三）堅持集中管理，增強企業檔案管理的規范意識。要加強對企業改制過程中檔案的收集管理，實現集中統一管理。多年實踐證明，綜合管理企業檔案有利于企業管理，首先。可以減少對人、財、物的重復投入。其次，能夠防止管理上的疏漏給企業帶來損失。因此，企業要設置綜合檔案室，指定專門人員負責定期指導、督促、接收各部門形成的檔案資料，實行集中統一管理，同時做好檔案數字化工作，實現檔案的現代化管理和利用。

（四）堅持利用領先，增強企業檔案信息資源開發意識。

一個企業的信息來源可分為內部信息和外部信息，內部信息主要源于企業的檔案（各種資料、報表、臺賬等），衡量企業檔案工作做得好不好，就看能不能提供有效服務。加強業務基礎工作是提供有效服務的前提，要特別注意抓住兩個環節：一是材料的收集，二是服務的方式。這幾年企業調整變化較大，材料收集尤為重要，但客觀上也給收集帶來困難。比如企業改制、破產分流的檔案，產品、質量等專有技術方面的檔案，經營銷售的協議、合同檔案及財務管理方面的檔案都應收集歸檔。提供服務利用首先要清楚企業的需求，其次要講究服務的方式，許多單位采取的政策文件匯編、主要參數分析、國內外與本企業相關產品或技術的信息動態、產品銷售市場占有情況、企業機構設置、人員變動匯編等，都受企業領導和業務部門歡迎。

三、總結

隨著互聯網的不斷普及和更新，信息的開發利用將越來越受到關注，越來越顯示出其重要價值，企業的生存和發展，很大程度上取決于正確的決策，而決策又離不開準確、及時、完整有價值的信息。作為企業信息檔案庫的檔案室，不僅要收集、存儲、處理好企業內部有關信息資料，而且還要利用互聯網及時獲取可供本企業生產經營參考的快、新、全的外部信息，為企業決策者利用可靠的決策信息，從而給企業發展帶來更好更多的經濟效益和社會效益。