信息化環(huán)境下公路檔案管理研究

文/棗莊市公路管理局薛城公路局 勞麗

信息化環(huán)境下公路檔案管理研究

文/棗莊市公路管理局薛城公路局 勞麗

檔案管理工作是一切工作的基礎(chǔ)，檔案管理工作直接關(guān)系著未來工作規(guī)劃以及發(fā)展目標，所以做好檔案管理工作具有重要作用。尤其是當(dāng)前信息技術(shù)得到快速發(fā)展，信息化時代已經(jīng)到來，公路檔案管理工作必須順應(yīng)時代發(fā)展潮流，實現(xiàn)信息化建設(shè)，從而提高檔案利用率，促進我國公路實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

信息化環(huán)境；公路檔案管理

信息化時代的到來給檔案管理工作提出更高的要求，同時也給檔案管理工作帶來發(fā)展機遇，檔案管理在一定程度上決定著發(fā)展方向。尤其公路檔案管理工作，在經(jīng)濟推動下，公路工程建設(shè)遍布全國各地，公路信息的復(fù)雜性和結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，原有的檔案管理工作已經(jīng)無法滿足工作需要。信息化環(huán)境下，公路檔案管理必須進行創(chuàng)新，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，從而提高公路檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

一、公路檔案管理現(xiàn)狀

（一）管理工作缺乏規(guī)劃性。公路檔案管理工作起步比較晚，所以缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗，加上缺乏完善的管理制度，在實際操作中容易給工作增加難度。信息化環(huán)境下，檔案信息利用率不高，在利用過程中也存在一定問題。由于缺乏管理，不同時期出現(xiàn)的不同類型檔案信息兼容性不高，無法有效實現(xiàn)信息的良好銜接，從而造成重要數(shù)據(jù)信息的流失。

（二）檔案管理中缺乏系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫信息。信息化時代的到來，要求實現(xiàn)信息化管理，在對數(shù)據(jù)信息搜集和管理中實現(xiàn)高效利用。但是從當(dāng)前的管理狀況看，信息利用程度不高，傳遞不及時，沒有全面實現(xiàn)信息共享，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料不充分，造成數(shù)據(jù)庫信息資料匱乏。當(dāng)使用者對相關(guān)信息進行搜索時，很難找到自己需要的資料，這些問題的存在，一方面是因為硬件設(shè)施導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息存儲不及時，另一方面是因為檔案資料收集和整理效率比較低，轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息能力比較差，導(dǎo)致檔案信息不夠完善。

（三）缺乏專業(yè)的管理人員。當(dāng)前現(xiàn)有的檔案管理人員對先進的檔案管理技術(shù)缺乏了解，沒有意識到檔案信息實現(xiàn)信息化管理的重要性，檔案管理專業(yè)能力相對匱乏。另外從事公路檔案管理的工作人員流動性比較大，并且在選擇檔案管理人員時缺乏對專業(yè)性的考察，對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致公路檔案管理數(shù)據(jù)更新不及時，降低工作效率，阻礙檔案管理信息化進程。

二、信息化環(huán)境下，加強公路檔案管理的有效措施

（一）建立健全的公路檔案管理制度。信息化時代下，公路檔案管理工作必須順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，建立完善的管理制度并嚴格執(zhí)行，從而提高公路檔案管理工作效率，實現(xiàn)信息化建設(shè)。完善的檔案管理制度應(yīng)當(dāng)包含管理流程和管理方式，同時確保制度嚴格實施，所以公路檔案管理部門可以建立完善的管理機制，從而優(yōu)化檔案管理工作。信息化的到來推動檔案管理管理工作實現(xiàn)數(shù)字化管理，對已經(jīng)實現(xiàn)存檔的檔案信息加強重視，保證檔案資料的安全、完整。檔案制度中必須包含獎懲機制，主要是加強對工作人員的管理和監(jiān)督，對檔案管理工作中信息采集、整理、歸檔等行為進行規(guī)范，提高檔案管理部門的形象。同時還要督促工作人員加強對管理制度的學(xué)習(xí)，對制度中存在的問題進行優(yōu)化，從而實現(xiàn)良好管理，推動公路檔案信息化管理的實現(xiàn)。

（二）引進專業(yè)的檔案管理人才。公路檔案管理工作中缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致管理工作效率不高，從而對整個公路建設(shè)工作帶來一定影響。信息化環(huán)境下，公路檔案實現(xiàn)信息化已經(jīng)成為必然趨勢，所以相關(guān)部門必須加強重視，引進專業(yè)的管理人員，提高管理效率。在選擇公路檔案管理工作人員時，加強對其專業(yè)性的考察。同時對現(xiàn)有的專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)加強培訓(xùn)，在掌握傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎(chǔ)上，加強對信息化管理的重視，并組織管理人員積極學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，熟練掌握現(xiàn)代化檔案管理設(shè)備。檔案管理人員是提高工作效率的重要條件，所以必須加強對管理人員的培訓(xùn)和考察工作。

（三）建立公路檔案信息庫。公路檔案要想實現(xiàn)高效管理必須實現(xiàn)信息化建設(shè)，這要求必須針對管理特點進行數(shù)字化改革和建設(shè)，加強對原有的紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化工作，并建立統(tǒng)一的公路檔案信息庫，實現(xiàn)對檔案的集中管理。這一措施不僅有效解決了紙質(zhì)檔案儲存空間問題，而且還能實現(xiàn)檔案管理部門對數(shù)據(jù)信息的查找和利用，幫助使用者作出正確決策，提高檔案利用率，實現(xiàn)檔案資料的實效性。信息化環(huán)境下，需要檔案管理部門充分利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在保證檔案信息的安全基礎(chǔ)上，實現(xiàn)檔案資源共享。建立公路檔案信息庫，有效拓寬信息獲取渠道，完善檔案管理工作方法和管理模式，提高工作效率。

三、結(jié)束語

在社會發(fā)展新時期，公路工程建設(shè)得到快速發(fā)展，為促進公路事業(yè)進一步發(fā)展，加強公路檔案管理工作是必然選擇。信息化環(huán)境下對公路檔案管理工作提出新的挑戰(zhàn)，實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)對公路工程規(guī)劃和建設(shè)提供重要參考數(shù)據(jù)。公路檔案管理工作起步比較晚，并長期不受重視，在新的發(fā)展階段，必須認識到公路檔案管理工作的重要性。針對檔案管理工作中存在問題，進行綜合分析，在不破壞檔案資料完整性的基礎(chǔ)上，規(guī)范檔案管理流程，實現(xiàn)信息化管理，從而促進我國公路建設(shè)事業(yè)的快速發(fā)展。

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